馆藏纸质档案保护工作的几点思考

廖佳洁

摘 要：本文論述了馆藏纸质档案保护工作的重要性，分析了影响纸质档案寿命的因素，为在工作中如何对纸质档案加强保护提供了几点建议，希望能够为相关工作提供一些帮助。

关键词：纸质档案;寿命;保护

档案工作是机关工作的基础工作，习近平总书记指出：“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要”总书记用四个“得以”高度概括了档案工作的重要性以及对档案工作给予的厚望。近年来，经济社会的发展和科学技术的进步给档案事业带来了重要的变革，电子档案以其高效、快捷的特点在档案中脱颖而出，相比之下，纸质档案的保护在工作中逐渐被人们所忽视，但我认为，同样是信息的载体，纸质档案更具客观性和原始性。目前，从我馆馆藏档案材料来看，纸质档案还是占多数。纸质档案和电子档案归档是同步进行的，因此，纸质档案保护仍然是新形势下档案工作的重要部分。

一、影响纸质档案寿命的几点因素

1.纸张材料的耐久性。所谓耐久性，通常理解为在保存和使用的过程中，档案制成材料抵抗理化损坏作用和保持原来理化性能的能力。抵抗理化损坏作用和保持原来理化性能的能力强，该制成材料就耐久，反之就不耐久。影响纸张耐久性的因素主要是造纸植物纤维，而造纸植物纤维的主要化学成分有两大类：一是纤维素，二是非纤维素（主要是半纤维素和木质素）。纤维素具有不溶于水和一般有机溶剂的特点，是一种耐久性很好的物质。纤维素含量的高低直接影响到纸张的耐久性，纤维素含量高，纸张的拉力、耐折度就强，不易老化，纸张的质量就越好;相反，木质素含量过高，纸张就容易变脆折断。目前，从我馆现保存的各类档案中，绝大多数都是纸质材料，纸质材料保存时间长以后，就容易发黄变脆，以至变质损坏，所以文件用纸应选择耐久性强的，保管方法得当，则可延长档案的寿命，反之则不然。

2.字迹材料的耐久性。字迹材料指的是在文书形成的过程中，用于在纸上书写、印刷的材料，字迹材料能否耐久主要取决于两个因素。一是字迹色素成分的耐久性，二是字迹色素与纸张结合的牢固程度。如常见的不耐久字迹材料有纯蓝和红墨水，他们的色素都是不耐光的有机染料，水溶性好，颜色鲜亮，但是耐光度和耐水性都很低，字迹很容易褪色。目前最常用也是最耐久的字迹材料是墨，墨的组成成分是碳素、动物胶和防腐剂。碳原子（C）最外层有四个电子，因此很难因得、失电子而形成稳定的化合物，所以墨书写的字迹耐久而且不易退色。

3.档案库房温湿度控制。温度是衡量物质冷热程度的物理量。湿度是指空气潮湿和干燥的程度，即空气含水蒸气量的大小。不适宜的温湿度不仅会直接影响档案制成材料的耐久性，而且会加速一切不利因素对档案制成材料的破坏作用。不适宜的温湿度一般是指库房温度过高和湿度过大，高温会加大档案纸质材料中各种有害化学物质对纸张纤维的破坏作用;库房潮湿会加速档案纸张材料中纤维素的水解，纤维素一旦发生水解，纸张强度就会下降，耐久度大打折扣。因此档案库房温湿度控制是档案保护的一项重要内容，如果库房温湿度能够控制在比较适宜的范围内，档案材料的寿命会延长。

4.光、尘。实验发现，各种纤维素的机械强度，经过阳光长时间的照射后，会比原来降低，所以光能直接使纸张中的纤维素受到破坏，强烈的日光照射使纸张很容易因氧化而变黄、发脆还会使字迹发生褪色。灰尘落在档案上，随着档案的移动、翻阅，就会引起灰尘颗粒对档案纸张的摩擦，会对档案产生机械磨损，还会污染档案，更严重时会使纸张粘连。灰尘是有颜色的小颗粒，会影响字迹的清晰，影响档案使用，尤其在西北地区沙尘、浮尘天气比较常见。

5.微生物、虫。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，我们所熟知的发霉主要就是微生物危害的结果，档案库房中常见的霉菌有：曲霉、青霉、根霉、毛霉等。空气湿度也对微生物有极大的影响，空气湿度越大微生物就越容易生长，所以物品就越容易发霉。霉菌对档案的破坏非常大，会在档案上形成带颜色的霉斑，会污损档案，影响阅读。霉菌还会分解出有机酸，会增加纸张的酸性。一般在南方潮湿的地区容易滋生霉菌，在我们西部地区由于日照充足，天气干燥，目前情况还算良好。目前发现的档案害虫有：毛衣鱼、书虱、药材虫等，虽然不常见，但是危害极大，总而言之虫害对档案的破坏是不可逆转的。

6.纸质档案人为破坏。纸质档案从各科室向档案室移交开始，到归档、整理直至移交的过程，是档案最原始面貌得以展现的过程，也是档案原貌最易受损的阶段，这个时侯如果档案整理人员不规范操作，就会给档案原件造成损伤。另外，在纸质档案查阅利用的过程中，有的档案由于年代久远，纸张本身已经非常破旧，非常薄，翻阅和复制过程中，稍微不注意就会造成纸张撕裂破损，从而给档案原件造成无法挽回的毁坏，无形中增大了日后档案保护工作的负担。

二、纸质档案保护的几点建议

1.确保纸张载体符合耐久性要求。档案用纸要选择纤维含量高，酸性残留物质少，最好是呈弱碱性的纸张。档案管理人员应熟悉纸张的种类及特点，并主动参与到纸张的选购工作，不能参与纸张选购时，应该向采购人员说明采购要求。同时，一次性购买纸张的数量不宜太多，最好当年能够用完，有的单位一次性采购的纸张够使用5、6年甚至更久，这样无形中缩短了档案的寿命。

2.要正确选择档案字迹材料。前面我们提到过，最耐久的字迹材料是墨，碳素墨水、墨汁都是比较好的选择。以炭黑为色素的激光打印字迹属于较耐久字迹，是档案文件理想的字迹材料。把好书写要求，坚决不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等宜褪色材料作为档案字迹材料。目前，我馆在整理一些年代久远的档案时，由于纸张比较脆，档案字迹有的是圆珠笔和铅笔，有的还是复写纸，对这种不耐久纸质档案，全部进行了复制，并全文数字化扫描，尽量留存档案的原始面貌。

3.合理控制库房温湿度。国家档案局颁发的《档案库房技术管理暂行规定》对档案库房温湿度做了明确的界定：档案库房温度变化范围在14℃-24℃，相对湿度在45%-60%之间。保持库房内适应的温湿度，可以延长档案纸张和字迹的寿命。我市处于祖国的西北地区，天气整体比较干燥、炎热，所以我馆在每个档案库房都配备了空调和加湿器，库房内设置了温湿度计，每天安排专门的管理人员做好温湿度记录，发现温湿度有不达标趋势的时候，立刻打开空调和加湿器，以保障库房的温湿度在适宜范围内。

4.减少光、尘对档案的破坏。为了减少光的破坏，首先库房的窗户要少，目前我馆库区的窗户都非常小而窄，在库区外围还有一圈环形廊，环形走廊的窗户全部配备了遮光性良好的窗帘，天气炎热时，可以拉上遮光窗帘，避免有阳光直射进库房内档案架上，同时还可以降低库房温度。西北地区的春天沙尘天气比较常见，所以档案库房所有门窗一定要能紧密关闭，另外，有条件的馆，可以在周围空地多种植绿化植物，可以减少有害气体和灰尘对档案库房的影响，植物对粉尘有明显的阻挡、过滤作用。另外，还要经常做好库房的清洁卫生，这样可以有效降低库房的含尘量。有条件的单位，可以配备空气净化器，更好的净化过滤档案库房中的灰尘和有害气体。

5.做好库房中微生物的预防工作。为了使档案不受微生物的损害，必须积极地采取预防措施。微生物在档案库房中生长的主要条件是养料、水分、适宜的温度和空气。档案本身就是微生物的养料，我们也不可能把档案保存在真空中，所以，预防微生物的滋生，主要还是控制水分和温度。之前我们提到：档案库房适宜温度变化范围在14℃-24℃，相对湿度在45%-60%之间。这个值对微生物的发育是不利的，所以库房的温湿度应该严格保持这个水准。对库区要定期投放国家许可的植物杀虫剂，并及时更换，但是由于库区面积大，库区又多，更换一次耗时久，这种方法对操作人员有一定损害，建议可以外包给有资质的公司定期对库房内进行专门杀虫。

6.减少人为对档案的破壞。一方面在档案整理、立卷、移交过程中，整理人员图快、图省事、下手重损坏了档案，该抢救的不抢救，该糊裱的不糊裱，该修复的不修复，就草率归档上架，给日后档案保护工作带来不便。另一方面，在档案的查阅利用过程中，翻阅力度过大、毛手毛脚，在复制时粗暴拔订书针，这样也会对档案造成损坏。这就要我们坚持以人为本，对档案管理人员加大教育、培训力度，可以采取理论学习、专题讲座、业务培训班等多种学习形式，重点以档案管理人员职业道德、档案技术保护的重要意义和方法为主要内容，教育档案管理人员在档案事业中牢记使命，树立良好的责任意识、大局意识，真正负起对档案技术保护的责任，严格落实档案整理操作规程。查阅利用档案时，应该轻拿轻放，爱惜档案，充分发挥档案为决策、科研、管理等工作服务的作用。

参考文献：

[1]程文芳.纸质档案保护存在问题及对策分析[J].办公室业务，2018

[2]李 玲.纸质档案保护与技术[J].兰台世界，2012

（作者单位：阿拉尔市档案馆）