提升企业档案管理水平的思路与举措探究

摘要：新时期，随着经济、社会的高速发展，企业转型升级步伐加快，各类工作中产生的信息资源不断增加，档案管理部门的工作压力也随之增大。为了更好地对档案资源进行管理，必须要创新管理模式，优化管理内容，改进管理机制。现从理论层面就企业档案管理工作的现实意义展开探讨，分析企业档案管理中常见的问题，结合相关理论提出建议，真正打造标准化、科学化的工作体系，帮助企业实现高质量发展。

关键词：档案管理;企业;信息化;举措;现实意义

一、提升企业档案管理水平的现实意义

新时期，提升企业档案管理水平，进一步更完整、更高效地收集和管理档案，能够充分挖掘档案资源的政治价值、文化价值、社会价值和经济价值，最大限度地提升档案利用率。一方面，无论是优化档案管理内容，还是将新型信息技术融入到档案管理领域，都能够为档案管理人员提供强大的助力，帮助档案管理人员更好地管理档案资源。同时，档案资源能够为企业管理者和决策者提供更多的决策参考和依据。另一方面，分别从档案收集、整理、鉴定、保管、存储、编研、利用、销毁等方面做好档案管理工作，提升档案管理水平，能够确保档案工作规范化，推动档案业务不断改革发展。

二、企业档案管理中存在的不足

（一）档案数字化进程较慢，尚未建立智能档案管理平台

目前，我国企业档案数字化进程仍然处于起步阶段，数字技术在档案管理中的应用广度和深度不足。一是对纸质档案进行数字化处理的效率不高，难以进一步利用信息技术对档案资源进行数字化处理。一方面，企业对档案工作重视程度不够，档案管理人员配置数量及能力不足，无法集中对存量和增量进行档案资源数字化。另一方面，企业档案工作基础设施有待完善，缺乏大型扫描仪、微缩相机等先进的数字化处理设备。二是企业档案管理系统功能不完善，难以满足更高层次的档案管理需求。比如，档案管理系统与EHR系统、财务管理系统、OA办公系统、内网邮箱系统、项目管理系统以及其他操作系统的数据关联度不高，许多信息资源和数据无法直接同步或录入，难以最大限度节约资源。

（二）档案管理制度不完善，影响档案管理规范性

当下，有些企业未建立档案管理制度或者档案管理制度不完善，无法对档案资源进行精细化、规范化管理。一是檔案分类分级制度不完善，没有细化不同类型档案资源的管理标准、管理模式，档案管理质量参差不齐。二是档案立卷归档制度不完善，立卷归档的分工、流程、内容、期限等规定较为模糊，容易产生归档不及时、归档不科学、归档效率低等问题。

（三）档案数据库建设缓慢，档案资源的价值难以得到体现

当下，企业存在对档案资源深层次开发程度不够，档案数据库建设缓慢，导致档案资源长时间闲置浪费，没有及时真正产生相应的经济价值、文化价值和社会价值。一是缺乏档案专题意识，忽视从企业生产经营、企业管理、企业文化等角度对档案进行编研处理，档案资源较为零散，难以为企业管理者和决策者提供较为科学、全面的决策支持。二是对大数据技术的应用度不高，档案资源检索、收集缓慢，无法快速建设相关的档案数据库。

三、提升企业档案管理水平的思路与举措

（一）深入推进档案数字化建设，建立智能化档案管理平台

一方面，企业既可以招录专职的档案管理人员负责该项工作，也可以视情况将该项业务予以外包，由专业的单位对档案资源进行集中处理。例如，湛江中粤能源有限公司曾在2013年委托专业的档案公司对公司2004年成立以来的库存档案进行集中扫描，导入档案管理系统，实现档案文档与电子目录一一对应挂接，这为下一步单轨制运行打下了坚实的基础。另一方面，企业要完善基础设施，引进并更新扫描仪、微缩相机等数字化处理设备，对纸质文件、精密图纸进行数字化处理。二是要完善档案管理系统功能，打通数据传输、共享通道。企业要依托于互联网和物联网，将档案管理系统与EHR系统、财务管理系统、OA办公系统、内网邮箱系统、项目管理系统以及其他操作系统关联起来，设置相关的访问权限，进一步为档案管理人员收集、更新档案创造条件，节约企业的各项资源。

（二）完善档案管理制度，全面提升档案管理水平

为了更好地发挥档案的价值，打造创新化、规范化、制度化以及科学化的管理体系，必须要完善档案管理制度。一是要出台相关的文件，建立档案分类分级机制，明确不同类型档案所适用的管理标准、流程，厘清档案管理部门、业务部门在档案管理中的职责，确保职责分工合理科学。二是要完善档案立卷归档制度，结合企业既往立卷归档中产生的问题，对立卷归档的分工、流程、内容、期限进行细化，确保立卷归档工作的完整性、科学性和及时性，全方位提升档案管理质量。

（三）打造档案数据库，对档案资源进行深层次加工

企业档案管理人员要转变观念，围绕企业生产经营、企业管理、文化建设的需求开展档案管理工作。一是要树立档案专题意识，对企业中心工作、企业发展、企业改革、安全、科研、主题教育等档案资源进行编研，形成相应的专题，供企业管理者和决策者使用。二是利用大数据技术建立相关的自动检索模型、算法模型，实现智能化检索、智能化归档、智能化入库，打造不同的档案数据库，进一步延伸档案利用的价值链。

四、结束语

数字化信息技术的进步以及档案研究的深入，逐渐形成了以档案数字化、档案智能化、档案智慧化为轴心的档案管理体系。为此，各个企业必须要进一步凭借专业的人才保障、多元的信息技术、前沿的档案管理对档案资源进行精细化处理，真正将档案管理部门打造为一个全新的信息资源集散中心和管理中心。具体而言，一是要深入推进档案数字化建设，建立智能化档案管理平台;二是要完善档案管理制度，全面提升档案管理水平;三是要打造档案数据库，对档案资源进行深层次加工。

参考文献：

[1]刘智颖，蒋冠.企业档案管理人员胜任力模型：基于质性研究的发现[J].山西档案：1-8.

[2]郝春媛.深化企业档案信息资源开发与利用工作的策略[J].水电与新能源，2020，34（04）：62-63+78.

作者简介：伍惠英（1976.03-）女，民族：汉族：籍贯：四川省仁寿人，学历：自考本科，毕业于湛江师范学院，职称：经济师，政工师。研究方向：档案管理。