档案信息化管理探讨

李建

摘 要：档案管理作为相关单位内部工作的基础环节，在单位运行中发挥着重要作用。加强档案信息化管理工作对相关单位的运行与发展具有积极促进作用，同时也是单位发展的有效依据。由此可见，相关单位需要加强对档案管理工作的重视程度，实施创新型管理方法，加强单位档案信息化建设，不断提高管理质量与管理效率，实现单位持续发展。本篇文章主要通过对档案信息化管理策略进行探讨，指出实施档案信息化管理的优势。

关键词：档案;信息化管理;实施策略

信息技术与网络技术的进步，为相关单位发展带来了新的机遇与挑战。在经济全球化的背景下，相关单位需要具有与时俱进的精神，积极转变新的档案管理理念，不断推动档案管理的信息化建设，才能帮助企业在社会竞争日益激烈的今天立于不败之地[1]。因此，相关单位需要改进档案管理方式，加强数据化管理模式，实现档案管理工作的高效运行，从而相关档案管理工作人员提供方便。

一、档案信息化管理工作中存在的问题

（一）档案信息化管理工作过于分散化

相关单位在进行信息化档案管理过程中未做到单位内部各个部门之间的信息共享，导致单位内部之间信息缺乏共通性，从而导致信息过于分散化，甚至出现重叠现象[2]。档案信息分散化限制了档案管理信息化建设的顺利开展，不利于信息管理人员对档案信息的正确判断，从而无法实现档案管理的高质与高效。

（二）档案信息化管理工作出现信息异构现象

相关单位在进行档案信息化管理时存在信息异构现象，档案信息数据结构与文件属性存在一定关系，不同的数据结构导致文件属性出现相应变化，当电子档案中出现一些特殊的文件形式时，会导致其信息兼容模式存在问题，甚至出现打不开的现象，不仅造成了相关部门人力、财力与物力等多种资源的浪费现象，而且增加了档案信息管理人员的工作难度，不利于管理效率与管理质量的提高。

（三）档案信息化管理工作出现滞后现象

相关单位在进行档案信息化管理过程中，需要借助相关信息技术及电子技术方法将纸质版本的档案信息进行数字化转变，从而实现档案信息的有序性。当时部分单位在进行档案信息化管理过程中过度的重视信息技术的应用，从而忽视了对档案信息化管理方式与体制的改进，对档案信息化管理人员综合素质及专业能力的培养不够重视[3]。目前，很多单位都存在档案信息更新不及时或信息缺失的现象，从而导致档案信息化管理工作出现滞后状况。由此可见，档案信息化管理工作滞后不利于档案信息化建设的长远发展。

二、档案信息化管理的实践探索

档案信息化管理与信息化建设可以有效节约档案管理工作的成本，减少工作中资源浪费现象，可以帮助相关单位转型为资源节约型与环境友好型，实现可持续发展。除此之外，档案信息化管理可以有效提高档案管理工作效率，将纸质信息转化为数据信息，有效节省工作时间，提高信息查找速度，最大程度的提高信息查询速度，实现高效工作。

（一）完善档案信息化管理设施建设

相关单位在进行档案信息化管理工作时应该不断完善档案管理硬件设施的完善化，积极引进先进的信息化管理设备，吸取优秀信息化管理经验，从而加快信息化管理进程，顺利开展档案信息化管理工作[4]。由此可见，档案信息化管理设施建设对档案管理工作具有积极的促进作用。相关单位需要积极引进各种先进信息化管理设备，并逐渐加大对信息化设备的投资，从而实现信息化管理顺利进行。例如，相关单位需要配备完善的打印机以及扫描仪等设备。除此之外，单位部门应该对档案管理的实际情况进行调查，并聘请专业的技术人员，组织对档案信息化管理的相关工作人员进行定期培训，从而建立专业高效的信档案息化管理系统，实现档案信息的优质分类，实现信息查询工作的便捷性，推动档案信息化管理工作的进一步发展。

（二）解决档案信息化管理的异构性问题，实现信息资源共享

相关单位需要冲破传统档案管理理念的禁锢，积极转变新的管理理念与管理方法，提高档案管理人员的专业性与责任意识，从而有效提高档案信息化管理质量。除此之外，相关单位需要不断引进先进的管理方案，加强对档案信息的科学化与合理化管理，建立完善的档案信息管理体制，从而实现档案信息化管理工作的顺利进行。为确保档案信息的真实性，档案管理人员需要及时对档案信息进行更新，并建立信息共享机制，通过信息化技术建立资源信息共享平台，从而实现档案信息的公开性与透明性，为各个部门查阅信息提供便捷，从而避免信息的重复性，实现信息优质管理。

（三）建立完善的档案信息化管理体系

相关单位在进行档案信息化管理的过程中需要不断建立完善的档案信息化管理体系，实现信息化管理工作的有效性，从而使其促进档案管理信息化顺利开展。档案管理部门需要对信息化管理的全部过程有深入了解，同时能够发现其在管理过程中存在的问题，并找出问题存在的原因，从而制定科学合理的针对性解决方案，建立完善的档案信息化管理体系，将其与档案信息化管理进行有机结合，从而顺利开展信息化管理工作，实现档案信息化管理的高效运行。例如，相关单位可以建立考核制度，并结合信息化管理相关流程，组织对档案管理工作人员进行定期考核，将档案信息化管理作为绩效考核的一部分，引导档案管理人员提高对信息化管理的重视程度，激发其工作积极性与主动性，从而实现工作人员的规范化管理，有效避免管理人员工作中的失误，提高档案管理工作质量。除此之外，相关部门可以设立专门的工作岗位，并定期组织对工作人员进行培训，制定明确的岗位工作职责与工作内容，建立完善的责任管理制度，提高档案工作人员的专业素养与责任意识，从而实现档案管理工作的有效开展。

（四）加强信息化管理，提高档案管理质量

相关单位需要建立完善的规章制度，要求档案管理工作人员严格按照单位制度的规章制度执行，从而降低工作失误情况的发生机率。当在执行过程中，档案管理工作人员需要进行严格检查，发现错误需要及时进行更改，从而有效提高管理質量。除此之外，档案管理工作人员需要不断对管理知识进行学习，拓展管理知识视野，加强对管理信息化技术的认知，提升信息技术操作能力，从而提高档案信息管理效率。相关单位组要注意对信息管理系统进行安全维护，防止信息外露现象发生，并对信息病毒及网络漏洞问题进行及时处理，从而有效预防信息受损。由此可见，档案信息化管理工作人员应做好档案信息的备份工作，并继续完善信息管理系统，可以设置专门的保密系统，从而有效提高管理系统的防御能力，实现管理工作的顺利开展。

总结语

综上所述，相关单位完善信息化管理设施建设，并建立完善的档案信息管理系统可以实现档案信息化管理的顺利开展，为档案信息查询提供便利。除此之外，需要加强档案信息管理工作人员的专业技能，激发管理的积极性与主动性，逐渐建立管理人员的责任意识，实现档案信息管理的安全性与完整性，提高档案信息化管理的工作质量与工作效率。由此可见，为实现优质信息化管理相关单位必须要对其引起足够重视，结合自身实际并积极引进先进管理理念与技术，从而推动企业实现可持续发展。

参考文献

[1] 刘郁兰.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].兰台内外，2020（19）：1-3.

[2] 刘敏.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].兰台内外，2020（18）：55-56.

[3] 邹宏伟.基于云计算的档案信息化管理机制分析[J].黑龙江档案，2020（03）：64.

[4] 高洁. 借力“互联网+” 推进档案信息化管理[N]. 东方烟草报，2020-06-17（003）.