探析退役军人档案整理及管理方法

摘 要：档案是证明退役军人身份的关键，档案资料为退役军人服役期间的真实记录，涵盖履历、工龄等重要信息，为退役军人事务的重要参考资料。基于此，文章将退役军人档案为研究对象，探究其整理及管理办法，为退役军人事务局档案管理人员开展相关工作提供理论与实践帮助。

关键词：退役军人;档案整理;装具

前 言

为保障军人军属的合法权益，使退役军人受到优质服务与保障，我国于2018年成立了退役军人事务部，并在各地设立退役军人事务局，负责退役军人的各项事务。退役军人档案的整理及管理是退役军人事务的重要组成部分，对其工作方法的分析具有鲜明现实意义。

一、退役军人档案整理办法

（一）档案资料整理

第一，统一装具。在原本的退役军人档案管理中，应退役军人服役部队不同，档案袋的大小、档案内容、档案袋封面存在较大差异，加大了档案存储与查阅的难度。就此，退役军人事务局应统一装具，将退役军人的姓名、籍贯和退役时间作为装具的封面，为退役军人档案的查阅提供便利，也为档案管理人员归档处理提供便利。需要注意的是，在记录退役军人的籍贯时，因不同乡镇的指标不同，可能出现退役军人占用他乡指标的现象，使退役军人的户籍地与入伍籍贯存在差异。针对该现象，档案管理人员应在档案上填写退役军人入伍登记表及退役登记表上记录的籍贯，保障信息的真实性，规范档案整理工作。

第二，统一编号。在退役军人档案整理中，退役军人事务局应制定统一归档标准与资料分类标准，要求所有退役军人档案按照统一标准进行资料分类与排序，明确档案资料对应的编页号，固定整理，标注在档案封面上，简单明了地汇总资料内容，便于管理。在档案袋内，缺项依次递补，编页数可表明档案资料内的资料张数。在档案袋整理完成后，遵循一人一袋一卷的原则，明确档案对应的案卷号，填写于规定的位置（通常填写于档案袋的左上角），封口固定后统一归档。

（二）档案目录整理

在档案整理过程中，为便于后续档案查阅，避免档案查阅时多次调取元件，对档案资料造成破坏，档案管理人员应结合退役军人事务中档案调用需求，规范设置档案目录。以某退役军人事务局为例，其设置的退役军人档案目录包括姓名、性别、籍贯、保管期限、备注、档案流动走向等内容。其中，备注负责填写退役军人的身体疾病、是否参战、是否参核、是否参加勘界等。在退役军人档案调用中，最常见的调用目的有以下三种：（1）患有疾病的退役军人凭借档案资料办理补助;（2）参战、参核等退役军人凭借档案资料办理补助;（3）超过60周岁的退役军人申请补助。该退役军人事务局将上述三项调用结果展示在目录上，有效减少档案元件的提调。

同时，在退役军人事务中，可能出现部分农村籍退役军人在退役几年后被企业安置的情况，需将这类退役军人的档案调至企業，接续工龄，与企业单位档案整合。就此，该退役军人事务局在目录中设定档案流动走向，记录退役军人的档案调取人、调取单位与调取时间，保障档案管理的全面性与有效性[1]。

二、退役军人档案管理办法

（一）设置档案信息库

在退役军人档案管理中，为避免纸质档案因多次调用出现破损、褪色等问题，影响档案资料真实性与全面性，档案管理人员应设置档案信息库，将归档整理完成的档案资料进行统一扫描处理，转变为电子档案，开展档案信息化管理工作，为档案查阅、调用提供便利。以某退役军人事务局为例，邀请软件企业结合退役军人档案管理工作需求，设计退役军人档案管理平台，录入扫描的纸质档案资料，实现纸质档案的信息化处理，降低退役军人档案的归档、查询、保存难度。同时，该局将管理平台与登记系统连接，实现退役军人各项数据信息共享，保障档案信息的真实性与可靠性。

（二）制定完善管理制度

在明确档案整理标准、构建档案管理平台的基础上，退役军人事务局应制定完善管理制度，明确档案管理要求，为档案管理人员提供工作指导。以某退役军人事务局为例，其制定管理制度如下：（1）岗位责任制，指明档案管理人员的工作职责与要求;（2）档案保管制度，指明档案保管要求，如交接手续、档案清点等;（3）档案查借阅制度，指明查借阅时间、人员、流程等要求;（4）档案立卷归档制度，指明档案归档范围、时间、手续及要求;（5）档案保密制度，指明档案保密要点，如不可随意复制或借阅等;（6）突发事件应急预案，指明工作原则、应急保障及处置程序等要点，最大限度保障档案安全。

（三）加强基础设施建设

在制定完善管理制度的同时，退役军人事务局应加强基础设施建设，为档案管理人员配置工作设备，创设良好档案存储环境，避免档案资料出现遗漏、丢失或破损等问题。以某退役军人事务局为例，为保障档案室安全，开展档案室基础设施项目建设工作，在档案室配置三防门、智能门禁系统、电子扫描仪、防火设备、空调、温湿度监测器等，保障档案室环境安全;统一购置档案柜、档案袋;调整档案室建筑结构，适当抬高档案室地面，做好排水工作，并在档案室顶棚设置方管钢结构及铝板引流层，将楼上居民住宅的渗水转移至卫生间，避免档案受潮破损。

（四）做好管理人员培训

在退役军人档案管理工作中，档案管理人员的专业素养，直接关系到管理效果。就此，退役军人事务局应做好管理人员培训工作，邀请档案管理专家，结合退役军人档案管理要求、单位管理制度，对档案管理人员进行技能培训，确保档案管理人员掌握退役军人档案归档、查借阅与整理要点，并对档案管理人员进行实践指导，确保档案管理人员可灵活应用档案管理平台，发挥档案信息化管理优势。同时，为约束档案管理人员的工作行为，退役军人事务局可根据岗位责任制内容，制定考核制度，结合档案管理人员工作状况，进行绩效考核，对岗位责任落实不佳的档案管理人员进行惩罚，对绩效考核优异的档案管理人员进行奖励，提高档案管理人员的责任意识与工作热情[2]。

结 论

综上所述，在退役军人档案整理中，档案管理人员应统一装具与编号，合理设置档案目录。在退役军人档案管理中，退役军人事务局应设置档案信息库，制定完善管理制度，加强基础设施建设，做好档案管理人员培训，保障档案整理、管理等工作有效落实，为退役军人提供更优质的服务。

参考文献

[1] 姜波.大数据背景下退役军人档案管理模式创新[J].兰台内外，2020（21）：24-25.

[2] 曲美霖.新形势下如何做好退役军人人事档案管理浅谈[J].中国新通信，2020，22（07）：138.

作者简介：李佳潞（1988.07--）;性别：女，籍贯：云南省保山市，学历：本科，毕业于西南大学;现有职称：林业工程师;研究方向：档案管理。