档案电子化管理及应用的探索

【摘要】随着电子和信息技术的飞速发展，党政机关企事业单位以计算机为核心，以现代通信技术为基础的办公自动化快速普及，作为办公自动化的重要组成部分，档案的电子化管理及应用也逐步开展，但在实际工作中，依然存在着利用、普及、安全等很多亟待解决的问题。针对这些问题，本文从档案电子化管理及应用的标准化、一体化、安全化等未来发展趋势着眼，对其发展方向进行了研究探索。

【关键词】档案电子化;管理及应用;标准化;一体化;安全化

一、面临的问题

（一）利用问题

1.以办公自动化为基础的档案电子化尚未普及。由于地区差异等因素影响，各地区在推进办公自动化过程中程度参差不齐，很多单位尚未实现办公自动化，而以此为基础的档案电子化仅刚起步。

2.电子档案对设备的依赖性。离开了计算机、扫描设备、存储设备、互联网、软件等设备系统，电子档案文件就无法生成、传递、识别、浏览、下载，档案的电子化对设备的依赖度很高。

3.传统观念和管理习惯的制约。日常工作中，档案管理人员习惯依照传统，侧重于对纸质文件的管理，而忽略了電子档案广阔的应用前景，没有做到充分的开发和利用。

（二）普及问题

1.电子档案的标准化、规范化程度较低。由于目前暂未出台相关的法律法规，档案电子化尚无统一的标准和规范，无法全面实施和广泛推广。

2.设备和软件的通用性差。由于地区差异，特别是各类档案的具体情况各异，缺乏通用性设备，且各自使用或开发的软件不兼容，没有建立统一的综合管理软件系统，造成电子档案设备相容性低，软件移植性差。

（三）安全问题

1.网络的不稳定性。电子档案以网络为载体，离不开网络的开放环境，在病毒、黑客攻击的威胁下，电子档案的安全性难以得到保证。

2.信息的可变性。计算机系统中信息的相对独立性以及系统本身的特点使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都很容易，且修改后可立即形成一份新的档案文件，很难看出改动过的痕迹，影响档案的原始性、真实性。

3.保存的不确定性。计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所取代，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存。除此，电子档案保存的载体材料和信息技术的不稳定性、电子文件的信息共享性也造成了文件保存的安全问题。

二、未来发展的探索

（一）标准化

1.制度是实现标准化的前提。电子档案的标准化首先要有健全的制度作保证，就是用统一的标准来规范档案管理的各个环节，使档案电子化工作的每个环节都有法可依。这就需要由负责档案管理工作的主管部门与标准化部门及有关单位共同协商，对电子档案工作的管理、原则、方法、标准、质量、概念、设施等方面，制定出科学的、统一的、标准的规范，并予以贯彻执行和适时修订。

2.技术是实现标准化的手段。在实现标准化、规范化的前提下，利用通用设备和软件系统，采集、保存、传输、利用统一标准的电子文件就成为了可能，凭借发展迅速的互联网和移动终端，电子档案将得到迅速的普及和利用。具体来说，可以利用扫描仪、相机等采集设备将纸质文件扫描为电子文件，按照统一的标准进行加工后，存储于专用介质中，再将其按照具体分类要求，录入到档案综合管理软件系统中，并通过互联网将系统与广大用户终端设备上的应用相连接，提供查阅、下载、利用等功能服务。

3.检测是实现标准化的保障。推进电子档案工作标准化、规范化，应有第三方的监督检测，内外部审核和定期检测相结合，是推进电子档案工作标准化、规范化的重要监督和保障。第三方检测时，需要将硬件设备检测与软件系统检测结合起来，将电子档案检测和管理人员检测统一起来，切实将检测工作落实到位。此外，将档案的电子化整理、分类归档、线上查阅、综合利用等方面融入贯标工作中，充分利用档案贯标对档案电子化发展的助推作用。

（二）一体化

1.一体化是过渡阶段的现实条件。鉴于目前正处于纸质档案向电子档案的过渡阶段，两者将长期共存互相补充，所以现阶段电子档案想完全取代纸质档案并不符合工作实际，因此纸质和电子档案一体化的情况将长期存在。

2.一体化是档案保存的客观要求。电子档案在传输和保存上具有优势，但纸质档案在一定的范围内是必须作为第一手资料而存在的，本身的权威性是电子文件不可替代的。所以，在办公自动化档案管理的趋势下纸质文件和电子文件具有共存的意义，也是档案保存工作的客观要求。

3.一体化是档案管理上的未来趋势。为更好的发挥两者的价值，需建立起密切的联系，即将电子档案和纸质档案以文本方式和映像方式共同保存和综合利用，这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的传递利用和资源共享问题，从而优势互补。

（三）安全化

1.增强电子档案管理意识。随着科技的发展，电子档案管理的安全性问题也越来越突出，这就需要全面提高档案管理工作的安全防范意识，强化工作人员的安全教育和技能培训。

2.制定电子档案管理制度。电子档案的管理较为复杂，与纸质档案存在着根本上的区别，因此需要建立健全电子档案的各项管理标准和制度，并制定出与档案电子化相适应的管理规章制度。即建立国家统一标准的档案电子化收集采集、分类归纳、扫描录入、保存加密、查阅监督、备份留存等具体的规章制度，这样才能在档案电子化的管理工作中，使档案管理人员做到有章可循、按规办事，确保电子档案及软硬件系统的安全可靠。

3.采取具体的安全措施。硬件方面，应严把相关设备及信息存储载体的质量关，提高电子文件载体的保存寿命，对于存储电子文档的设备和介质要严控环境的卫生与安全，确保电子档案不会因温度、湿度、卫生、尘埃等人为事故造成损坏或丢失，时刻确保硬件设备的可靠性和安全性。软件方面，引进完善的网络安全系统，通过采用多级权限和密码管理、多层结构、加密通讯、防火墙、杀毒软件等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及数据不被非法访问、修改和破坏。

三、总结

在电子信息技术快速发展的带动下，档案电子化管理及应用已成为办公自动化的重要组成部分，档案的电子化、信息化、数字化管理及应用是档案管理工作的必然趋势，而在普及过程中也存在着利用、普及、安全等一系列问题，需要我们充分利用制度、技术等手段解决。未来，档案电子化管理及应用将向标准化、一体化、安全化等方向继续发展完善。

参考文献：

[1]李丽.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].电子世界，2019（7）：170-171.

[2]胡桂萍.如何做好文书档案电子化管理工作[J].赤子，2017（1）：161.

作者简介：

姜学敏（1986-），男，本科，长春世界雕塑园，研究方向：档案管理。