浅谈基层事业单位档案管理现代化实现路径

摘 要：对于任何一个事业单位而言，要想实现长远的发展都离不开档案管理工作的实施。目前，我国大部分事业单位在档案管理方面，都充分的意识到现代化档案管理的实际作用和优势，都开始通过现代化管理手段去开展档案管理工作，在减轻人员工作负担的基础上，也提升了档案管理效率和利用率。但随着现代化档案管理工作的规范化和流程化，在档案管理中，存在着很多的缺陷和不足，如缺乏健全的现代化管理制度、档案利用率低等。严重阻碍了档案事业的发展。本文根据事业单位档案现代化管理的重要意义，阐述了基层事业单位档案管理存在的缺陷问题，并提出了基层事业单位现代化档案管理的实现的有效策略。

关键词：基层事业单位;现代化档案管理;实现路径

基层事业单位的发展对国民经济的发展起着重要的作用。在基层事业单位开展工作中时，会产生大量的各种形式的档案，如果对档案管理工作不引起重视，将会带来各种不良的影响和问题。目前，原有的档案管理手段已经无法满足现代化档案资料管理需求。因此，新时期背景下，我们应该不断更新档案管理手段和理念，逐渐建立相应的现代化档案管理制度，将制度落实到实际的档案管理工作中去，不断提升我国事业单位现代化档案管理水平和能力，发挥出档案管理的实际价值和作用，促使事业单位成为社会经济发展的核心力量。

1 事业单位档案现代化管理的重要意义

现目前，社会各界都希望基层事业单位能够重视档案管理工作，将自己的档案信息保护完善，做好档案管理工作，将公职人员所在单位的成就以及单位发展情况都记录好。为了更好的提升档案管理效率和质量，需要加快档案管理工作的现代化改革步伐，推动档案事业的发展，这样能减轻单位人力资源管理的工作压力和负担，还能帮助基层单位获取一定的经济效益。其次，实施档案现代化管理第一步我们可以利用信息技术去保证信息的完整性。实施档案管理，最大的问题则是怎样才能将所有的信息完整清晰的记录下来[1]。因此，我们可以通过统一的信息管理平台去将所有人员的档案信息输入平台，随时更新管理数据，这样就可以提升档案管理的实效性，也能让所有管理员能够及时获取最新的信息，确保了信息的可靠性。

2 目前基层事业单位档案现代化管理存在的缺陷问题

2.1 缺乏健全的档案管理制度

现如今，基层事业单位现代化档案管理存在最显著的不足则是档案管理工作体系制作不完善、不统一，档案管理方法自由随意，需要浪费大量的时间去获取自己所需档案，这样不仅浪费了大量的时间和精力，还会损失自身的利益。另一方面，档案管理无论是在查阅还是保管方面，都缺乏相对应的管理制度，进而直接降低了档案资料的实际利用率和价值，也对事业单位的长远发展带来了不利的影响。另外，部分单位虽然建立了相关的现代化档案管理体系和制度，但是在实际管理中，具体执行力度却不够，直接显现出制度的健全太注重表面形式化，也没有发挥出管理制度的实际效能[2]。

2.2 人才队伍建设不完善，档案利用率偏低

在基层事业单位档案管理过程中，由于档案管理属于基层工作范畴，无论是福利还是待遇方面，都不是很理想，导致很多专业的档案管理人员对工作缺乏足够的工作热情，丧失了大量的专业管理人员，也让事业单位在管理理念和方式方面难以形成统一的发展状态。再加上大部分事业单位的档案管理人员本身的待遇和付出比例严重失调，让他们在实际工作中都抱着不是很认真严谨的工作态度，这也是现代化档案管理团队不完善的主要因素之一。其次，基层事业单位档案在社会经济的建设中没有发挥出实际的价值，大量有效的社会信息都埋没在档案中，单位也没有及时对档案信息进行开发利用，进而直接降低了档案信息利用率。

2.3 档案管理方式单一

采用下現代化档案管理方式和手段，可以让档案内容在保存中更加的完整和统一，避免档案资料发生丢失和遗漏的问题，也不需要人工进行档案分类和排列，这样可以避免外部因素的干扰，达到高效的档案管理目的。然而，目前部分事业单位在现代化档案管理中，无论是方式还是信息机制都过于单一，没有合理的利用现代化技术对现有的档案资料进行分类和整理，这样不仅降低了档案管理质量，也让很多重要的信息和资料面临着破坏和丢失的风险问题。随着信息技术的高速发展，现代计算机辅助技术融入到事业单位档案管理工作中去，直接弥补了传统档案管理方式的缺陷和不足，在计算机系统的辅助下，档案工作显得更加的有效率。但部分基层单位由于现代化档案管理水平不足的问题，没有及时完善和更新数据管理平台，造成信息技术在档案管理中没有发挥出实际的作用[3]。

3 基层事业单位现代化档案管理的实现的有效策略

3.1 更新档案管理理念

为了能够促使事业单位档案管理尽快实施现代化管理模式，提升管理效率和质量。首先应该根据事业单位的实际情况，提出科学合理的档案管理工作发展计划。一方面，需要明确档案管理短期或长期工作流程和计划，在全面了解现代化档案管理重要性的基础上，提出符合实际需求的发展规划。最后，围绕单位实际需求，结合法律法规和国内外现状，完善相应的档案管理制度，并在实际档案管理中将相关制度落实到位。

3.2 运用现代信息技术，构建档案信息化管理平台

首先，为了让事业单位档案管理工作符合现代化要求，应该建立完善的档案信息化管理平台。只有具备完善的系统和平台，管理起资料和信息就会轻松许多。最为重要的是，现代化标志的核心则是通过信息化管理的方式实施数据的处理。其次，最初，我们可以先对目前存在的档案管理系统进行研究，借鉴和学习他们的优势，避免弊端问题，去建立起一个符合单位发展和建设的信息档案管理平台，为档案现代化管理工作的开展提供基础保障。

3.3 加强档案管理人才的培养

对于基层事业单位而言，档案管理理念和方式的革新，最为关键的是有赖于档案管理人才的培养以及他们综合素养的提升。在当下，事业单位只有不断提升档案管理的安全性和可靠性，才能在竞争激烈的市场环境中脱颖而出，占据自身的一席之地。同时，不断培养专业技能和素质过硬的综合应用型人才，这样才能促进单位现代化管理工作的顺利开展。此外，更为重要的是鼓励并引导在职的档案管理人员加强学习，不断充实自己，与时俱进，接收和学习更多新的现代化档案管理技术和经验。最终，对档案管理团队定期进行培训和教育，进而为事业单位的长远发展培养出一批适应新时期档案工作需求的综合型人才[4]。

4 结束语

时代在发展，社会在进步。对于基层事业单位而言，要想快速的提升现代化档案管理效率和质量，就应该不断引进现代化管理理念和模式，运用当下最新的信息技术去保证档案管理的完整性和可靠性，进而为档案管理工作的顺利开展奠定基础保障。同时，不断引进现代化管理设备和人才，将所有的制度落实到实际档案管理工作当中来，免费向公众开放档案信息，这样才能全面发挥出基层事业单位档案的实际价值和作用，在减轻人工档案管理工作压力和负担前提下，为档案事业的可持续性发展打下坚实的基础。

参考文献

[1]张晓波.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].才智，2018

（19）：211.

[2]王岩.论基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].现代商贸工业，2018，39（17）：70-71.

[3]卢烨.谈基层事业单位实现档案管理现代化的有效途径[J].才智，2018（07）：215.

[4]张克非.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].理论观察，2014（05）：125-126.

作者简介

童顺琴（1979-），女，汉族，云南绥江人，馆员，本科，研究方向：档案管理。