关于做好办公室文书档案管理工作的思考

郎婧

摘 要：在办公室工作中，文书档案管理工作是其中较为重要的组成部分，其对办公室工作质量具有较大的影响。在当前新形势下，办公室文书档案管理工作需要立足于办公室工作的需求，重视信息技术的应用，全面提高文书档案资料的收集和归档水平，更好的发挥出文书档案的价值。文中从办公室文书档案管理工作的现实价值入手，分析了办公室文书档案管理工作中存在的问题，并进一步对做好办公室文书档案管理工作的措施进行了阐述。

关键词：办公室;文书档案;现实价值;问题;措施

文书档案在办公室工作中具有重要的地位。在实际办公室文书档案管理工作中，需要以价值为基础，积极将文件资料转化为档案资源。由于办公室文书档案涉及的内容较多，因此需要做好文书档案管理工作的落实，并重视文书档案的开发利用，使文书档案能够更好的服务于办公室各个部门的信息需求，全面提高文书档案信息的检索效率，为办公室各项工作的有序开展打下坚实的基础。

1 办公室文书档案管理工作的现实价值

在实际办公室文书档案管理工作中，其以各种文件资料作为主体，通过对这些文件资料进行收集、整理和分析，并梳理文件的内容和价值，深入挖掘档案信息，在满足信息检索需求的基础上，全面提高档案信息的开发利用水平，使其为办公室工作的开展提供重要支持。文书档案中涉及的信息较多，其能够全面反映单位整体运行状态，而且文书档案内容具有较强的真实性和有效性，能够为整个单位的發展提供更全面和客观的资料，为管理部门提供重要的参考依据，指导单位各项工作的有序发展。

2 办公室文书档案管理中存在的不足

2.1 重视程度不足

在当前市场经济环境下，各单位在发展过程中更重视业务工作的开展，对于办公室文书档案管理工作缺乏重视。由于办公室工作相对繁琐，在文书档案管理工作中所花的时间和精力较少，这必然会对文书档案管理效果带来直接的影响，无法为单位各项工作的开展提供有效的信息支持，这必然会对单位的长远发展带来较大的制约。

2.2 缺乏完善的管理制度

在当前大部分单位实际运营过程中，对于办公室档案都缺乏重视度，因此也没有完善的办公室档案管理制度，办公室文档归类存放不及时，文书档案资料相对混乱，在查找和管理方面存在较大的难度。再加之文书档案管理方式较为单一，部分单位并没有配备专门的文书档案管理人员，往往是由各部门人员将文件档案放置在办公室档案中，而且文件放置记录较为混乱，一旦出现问题无法直接找到责任人，从而对办公室工作的顺利开展带来较大的影响。

2.3 办公室档案管理人员素质偏低

目前各单位办公室档案管理人员整体水平不高，综合素质偏低。由于办公室文书档案管理工人员专业性欠缺，这直接影响到了文书档案管理工作的效率和质量，文书档案后续管理和使用难度也会增加。特别办公室档案管理人员专业性不强，工作中责任心缺乏，无法及时记录文书档案的存放和使用情况，不仅不利于办公室文书档案管理水平的提高，同时还会对单位带来不必要的损失。

3 做好办公室文书档案管理工作的措施

3.1 加大对文书档案管理工作的重视

为了能够提高办公室文书档案管理工作的水平，需要加大对文书档案管理工作的重视，并将其纳入各单位整体发展规划中来，积极转变思路，科学对文书档案管理工作进行筹划。并强化对文书档案管理工作进行监督，积极推进文书档案管理方式和方法的创新，提高单位全员对文书档案管理重要性的认识，以此来促进文书档案管理工作效率和质量的提升。

3.2 建立健全办公室文书档案管理机制

在当前各单位发展过程中，单位领导需要加强对办公室档案管理工作的重视，并加大投入力度，积极构建完善的办公室文书档案管理机制，并确保制度的落实。在具体办公室文书档案管理机制制定过程中，需要针对原有文书档案管理机制中存在的问题进行分析，积极加以完善，确保制定的文书档案生理机制能够将文书档案管理工作的各个方面都涵盖在内，使其能够为文书档案管理工作的开展提供有序的指导，保证文书档案管理工作能够高效、优质的完成。

3.3 加快推进文书档案信息化建设

在办公室文书档案管理工作引入信息技术，全面提高文书档案的收集、整理和归档工作的水平。针对文书档案归档之前，需要做好文书处理工作，为后续档案信息资源共享的实现打下坚实的基础。通过推进文书档案信息化建设进程，在提高文书档案管理工作效率的基础上，通过重视各种先进技术手段的应用，实现对档案信息的统一存储，进一步提高文书档案查询效率，更好的发挥出文书档案的重要价值，实现文书档案的高效利用。

3.4 构建办公室文书档案检索系统

在办公室文书档案检索系统建立时，需要保证文书档案的安全性和完整性，同时还要考虑到档案信息归档和查找的便利性。在实际文档检索系统中，一般会分为普通文档和重要文档，普通文档检索系统，只设置一些简单的条目，在具体借阅时结合检索系统中的编号即能够找到。重要文档则需要采用纸质原始文件和电子备份文件两种形式，由于其价值较大，保密层级高，一般是对原件进行妥善保管，日常使用则采用扫描件，而且对于使用程序还要严格规范，保证档案信息的安全性。

3.5 全面提升档案管理人员专业能力与综合素养

办公室文书档案管理工作水平的提升需要高素质的专业档案管理人员。因此需要重视对办公室档案管理人员的培训，通过开展多种形式的培训，全面提高档案管理人员的专业知识水平和专业技能，并将一些先进的管理思维和管理方法通过培训向档案管理人员进行传达，以此来促进档案管理人员自身知识体系的完善性。同时还要为办公到档案管理人员提供行业交流机会，使其在与同行业交流过程中能够吸取先进的管理经验，并能够充分的运用信息技术来提升档案管理水平。另外，在针对文书档案管理工作培训工作中，还要重视思想建设，使其在掌握先进档案管理理念知识的基础上，要积极转变管理思维，在档案相关法律法规的约束下，不断的规范自身的档案管理行为，确保文书档案管理工作流程的科学性和合理性，进一步促进文书档案管理工作水平的提升。

4 结束语

文书档案管理工作在办公室工作中占据重要的位置，其管理水平直接关系到办公室整体工作的质量，因此需要对办公室文书档案管理工作给予充分的重视，并构建更为完善的文书档案管理体系，积极对文书档案管理模式进行创新，更好的发挥信息技术在文书档案管理工作的重要作用，全面提高文书档案管理工作的整体水平，为办公室各项工作的有序开展打下坚实的基础。

参考文献

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