电子档案管理在高职学校档案管理中的实践探索

摘 要：随着社会和时代的发展，当前我国社会主义现代化事业不断发展，教育教学工作也逐渐朝着多元化、现代化的方向发展。高职学校作为我国教育教学体系中非常重要的一部分，正源源不断地为我国现代化建设事业培养人才，信息化时代的到来也为当前高职院校的教育教学以及其他工作带来了较大的改变，其中值得关注的便是档案管理电子信息化，不断优化当前高职院校日常教学与办公。与传统档案管理方式相比，电子档案管理能够不断减轻人工工作量，提高工作效率，本文就关于当前电子档案管理在高职学校档案管理中的应用进行了简要的分析和建议。

关键词：电子信息;档案管理;高职院校

当前我国高职院校逐渐朝着多元化、现代化、科学化方向发展，教学方式变化多端，教学环节复杂多样。为了更好地进行教学，方便学院内部的教学以及管理工作，众多高职院校开始在实际工作过程中逐步抛去传统的纸质化档案管理方式，采用电子文件来作为学校招生办学科研以及工作的信息传递途径。档案管理在当前的高职院校办学以及发展过程中至关重要，但是不少高职院校仍旧采用传统的档案管理方式，并未与当前信息化时代衔接，因此当前各大高职院校应当不断创新和改革，实现电子档案管理工作的完善和普及，不断促进高职院校办学效率。

一、电子档案概念及其特点

从电子档案的原始概念来讲，电子文件主要是指在当前各个社会组织运行以及发展过程中通过计算机等设备对办公信息及各类数据进行存储传输，与传统纸质媒介相比更具有现代化特点。随着社会主义现代化事业不断发展，各行各业都进行了快步的提升和创新，信息时代到来使各个环节的工作都产生着大量的信息和数据。档案管理对于任何一个企业来说都是至关重要的，每个企业都要重视其档案管理工作，在实际工作过程中由于档案管理不到位所造成的利益丢失以及公司损失数不胜数，经常发生纸质档案字迹模糊、数据丢失的现象，更是有许多公司在之前的工作过程中，完全没有重视起档案管理工作，以至于公司在进行决策以及未来展望时缺乏科学的数据支持。电子档案是指在当前各个社会组织实践发展过程中的众多有利价值信息不断整合而成的电子文件，与传统的纸质档案相比，电子档案有其自身的特殊性。首先，电子档案作为现代化不断发展的信息时代产物，必须要借助当前的现代化信息办公设备才能进行工作。其次，电子档案必须要借助计算机等现代化的信息设备来进行传递，突破了时间和空间的限制，最后，电子档案的保存对于场地要求不高，然而必须要对保存环境进行系统的建设和控制。

（一）电子档案管理的优势

1.不断提高档案管理工作效率

信息时代的到来使各行各业的运行和发展都产生了较大的改变，运用信息技术处理工作能夠极大地解放人工工作量，与传统的人工相比有更大的优势，因此在当前高职院校的教学以及运行发展过程中进行电子档案管理，能够有效提升学院内部档案管理的工作效率。以高职院校的档案数据录入为例，传统的档案管理工作需要专门的工作人员用笔进行抄录，不仅要对文字进行储存和校对，还要投入大量的人力、物力、财力，更无法保证录入信息的准确性和科学性。电子档案管理方式有效改变了这一现状，利用当前不断发展的现代信息技术对各项数据和资料进行收集和储存，从而使档案数据的录入变得更加简单，使档案的管理变得更加便捷，进一步提高档案管理的科学性和可靠性，这对于院校庞大的高职院校来说是至关重要的。

2.不断增强档案分享效果

高职院校的档案管理工作归根结底是要为教学工作和学院发展而服务传统的纸质档案管理，并不能够在第一时间对有关的数据和信息进行搜索和提取，不仅需要较为繁杂的程序，而且较长距离的档案调动还要受到空间和时间的限制，在调动过程中机器容易出现遗失或者档案损伤的情况。电子档案管理可以有效改变这一现状，在现在办公软件的支持之下，随时随地提取信息和数据，不断提高档案分享效果。当前企业的运行和发展完全处在透明公开快速的效果，各个环节的工作息息相关、相互融合，必须要实现数据和信息的共享。企业可以结合自身的实际情况，建立起科学可行的电子档案管理制度，设置相关的公共平台，使各个环节各个部门，都能够在不同时间不同地点随时随地提取需要的电子信息，这样既能够不断满足当前人们的工作需求，也能够减少人们在搜寻原始档案时所浪费的不必要时间，极大程度地节约了劳动力以及时间成本，能够不断提高企业的综合实力。

3.不断降低档案管理成本

在传统的高职院校档案管理过程中，纸质档案管理需要花费大量的人力、物力、财力，不仅不利于工作效率的提高，反而造成不必要的资源浪费，而电子档案管理方式的出现，便节约了大量的人力和物力，对于环境保护有着一定的影响，在电子档案管理工作过程中，仅仅需要一名专业人才以及一台电脑就可完成所有的档案管理工作，电脑加密的管理形势更有助于资料安全性的保障，也可以避免发生自然灾害时造成不必要的材料损坏，可以避免档案所受到的自然威胁，保证档案安全。

4.不断提高档案传递速度

在实际工作过程中如果需要较大分量的档案资料，以传统的纸质档案管理为例，需要耗费大量的人力、物力，突破时间和距离的障碍。然而当前电子档案管理仅仅需要一个小小的储存卡，或者通过软件进行传输就可以满足人们的使用需要。另外在当前众多高职院校的档案传输过程中，如学生的毕业环节纸质档案管理只能通过邮寄的方式来传递信息，经常发生文件丢失现象，电子档案就能够保证传输速度的高效以及传输的安全性。

（二）电子档案管理的风险

电子档案管理虽有一定的时代性和安全性，也能够更加方便高职院校的档案管理工作，然而自身却仍旧存在着一定的风险，首先是档案的安全性，电子档案占据空间较小，读写速度较快，然而一旦电子档案储存设备损坏或者丢失，那么将会造成难以估量的后果。此外，在传统档案管理过程中，数据录入过程中如果出现错误非常容易修改，然而电子档案为了不断提高工作效率，因此分批量的录入方式很难对资料进行查找和修改。近些年来我国现代信息技术不断发展，作为一项现代化的新领域，每天都有各种各样的先进技术出现，高职院校进行电子档案管理，通过将信息储存在不同的媒介上，然而不断发展的现代信息技术很难保证媒介以及相关设备的稳定不变，如果未来的信息技术不断更新，那么设备也将会容易发生各种各样的问题。

二、电子档案的建立和利用

（一）电子档案的建立

高职院校想要进一步加强学院电子档案管理的速度，必须要建立起相关的档案目录数据库，作为电子档案与纸质档案的交汇点，这样才能够实现学校内部档案管理工作，由纸质向电子方向发展。学院可以考虑自主创建或者购买专业两件等两种方式，其中购买专业软件更为方便快捷，经过开发商的培训就能够顺利地使用电子档案。进行电子档案管理工作必须要有专门的计算机作为档案管理专用设备，其次在选定的区域内创建一个或几个档案目录数据库建立子目录，来对不同的电子文件进行储存和归类。第三，档案管理工作人员要将收到的各类文件通过数码照相或扫描的方式进行分类和储存。第四，在将纸质文件转化为电子文件之后，要进一步进行监督和审核，确保两种文件的一致性以及录入文件的准确性。第五，对于现存的档案资料一定要进行备份，这样才能够防止由于设备损坏或档案受损而造成无法弥补的现象。第六，可以将档案目录以及文件设置成共享模式，让广大师生都能够通过校园局域网进行了解和搜集。

（二）电子档案的利用

学院可以通过学校局域网的设置为广大师生提供更高水平的电子档案管理服务，面向广大师生，确保大家都能够通过局域网来了解和搜集到自己所需要的信息。第二，高职院校的办学宗旨是为了培养更多的高素质人才，因此也可以与政府网络进行合作，這样有利于学生学习之后参加工作，确保每位学生都能够在就业市场上发挥自身的价值，在工作过程中发挥自身的工作潜能。各大高等院校可以根据当前电子档案管理工作的市场需求程度，开设专门的专业以及院校，不断提高现代化人才对于档案管理工作的重视程度，学院也可以利用公众网面向广大社会工作进行公共档案管理服务，不断满足社会公众档案查询的需求，确保学校未来的发展方向更符合社会和时代的发展。

三、结语

总而言之，高职院校的电子档案管理工作是一个漫长的过程，需要随着社会的发展以及学院的教学工作不断完善和发展，我们必须调动各个部门的力量，采取多种形式，做好学院内部的档案管理工作，使学院中的档案管理更加完善，发挥档案管理的最大价值。

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作者简介：陈爱华（1983—），女，汉族，广东东莞人，本科，助理馆员，研究方向：档案数据管理。