信息化技术对高校档案管理的影响研究

梁艳（遵义医科大学 贵州遵义 563000）

随着电子信息技术的快速发展，互联网设备不断更新迭代，人们在文档信息的保存方面有了更加便捷的技术和途径。在信息化的时代背景下，利用计算机和互联网等电子技术来处理日常办公需求已经成为了大势所趋。信息化技术的应用，一方面在很大程度上提升了人们的工作效率，改变了传统纸张记载档案的方式；另一方面也大大提高了文档信息的安全性和可溯性，文档存入系统后可以在后期灵活查找和修改。随着近年来各大高校不断扩张，高校在校人数激增，给高校的档案管理工作带来了严峻的挑战。如何利用信息化技术提高高校档案管理工作效率，更好服务于在校师生群体一时间成为了社会关注的热点话题。学界针对上述问题也陆续出版了一系列关于高校档案管理信息化技术运用的研究书籍，以期在校档案管理工作创新方面贡献有效建议。

《信息化时代下高校档案管理创新研究》一书出版于2018年2月，出版社为东北师范大学出版社，作者具有多年档案管理的研究经验。相较于其他高校档案管理研究书籍，该书较为系统地介绍了档案管理工作的历史脉络，在分析当前高校档案馆发展现状后，结合知名高校调研实例对当代高校档案信息管理工作创新方面提出相关对策。全书除书序部分外共分为六个章节，第一章为档案概论，主要对档案的起源、属性以及价值进行了简要概述。目前，学术界对档案的定义尚未统一，一般是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案在我国具有悠久的发展历史，在各个朝代有着不同的叫法。档案的本质属性为原始记录性，即档案不仅保留了文件的原始性，同时也具有文件的记录属性，是对历史事件的真实文献记录。因此，档案有别于图书馆中的情报资料，具有重要的历史研究价值；第二至第四章，围绕档案管理的变迁发展、高校档案工作范畴以及信息化时代背景下高校档案馆发展现状等方面进行了多维度的阐释说明。由于档案最初是由手工记载且数量繁多，档案管理工作负担较重。后来，伴随着电子信息技术的快速崛起，电子文档应运而生。电子文档作为一种全新的档案类型，在采取有效措施提高文档管理水平的同时还要合理统筹档案馆的容量，来保证电子文档的安全性和信息载体的稳定性。

在余下的章节中，作者结合调研资料，在分析了兰州大学、南京大学等知名高校档案创新管理实例后，对信息化时代下高校档案信息管理工作提出针对性建议：首先，各大高校应加大对档案管理工作的资金投入，合理引进先进电子信息设备，为高校档案管理工作落实好基础设施建设；此外，各大高校要不断提升档案管理服务信息化平台的搭建与使用能力，在充分利用互联网平台高效便捷渠道的同时提高档案资源利用率，以期更好服务于在校师生群体；同时，高校需要不断加强档案管理工作人员队伍建设，利用信息技术培训来有效地提高在职管理人员的信息化技术运用能力等职业素养，从而促进档案管理人员队伍建设的长足发展；最后，高校要建立健全档案管理工作良性反馈机制，针对档案管理和实际使用过程中的疑难问题及时提出解决方案，有效提升高校档案管理工作水平。

信息技术的迅速发展给档案管理工作带来了新的发展契机。如何在信息化条件下创新高校档案的管理工作，已经成为档案工作者必须要研究的课题。作为研究高校档案管理的经典书籍，作者在构建系统化档案理论体系的同时结合自身多年调研资料，对高校档案信息管理工作的发展现状和未来发展趋势做了详细的讨论，十分适合广大档案管理专业学生和从业者阅读学习。