食品药品检验档案管理工作的优化策略

陈玉帝

摘 要：档案管理是检验检测机构不可或缺的重要工作内容，决定着检验检测机构的权威性和公正性。本文结合工作实际，对档案管理工作中遇到的问题进行分析，并针对这些问题提出改善建议。

关键词：食品药品;检验档案;档案管理;问题;优化

档案管理与国家的政治、经济、文化的发展息息相关，是保证有序开展社会各项工作的基础。对于食品药品检验检测机构而言，档案是食品药品检验中心工作留下的证据和记录，借助档案，人们可以了解市场上流通的食品及药品的抽样检查工作进行情况及结果。随着人们生活水平的不断上升，对生活质量的要求不断提升，人们越來越关注食品药品安全问题，检验检测机构的工作也随之备受群众关注。

一、食品药品检验档案管理存在的主要问题

（一）信息化程度低

长期以来，食品药品检验所在档案管理工作上，大多采用人工管理的模式，信息化程度较低。而检验检测机构因为工作性质的缘故，涉猎的范围比较广，除了对食品药品、日常用品等产（商）品的卫生、安全性进行检验检测，还要适时地进行追踪、监管，为政府部门进行产品质量监管提供风险预警的技术支持和信息服务，并要不定期的组织相关从业人员进行培训工作，协助解决技术疑难问题。这一系列的职能导致了日常工作中会产生非常繁杂的文书档案，除此之外，仪器设备购置以及日常维护都需要登记在册，不断地进行更新，因此，需要消耗大量的人力、精力和时间。

（二）档案管理工作缺乏统一性

随着社会的发展，食药机构档案范围由最初的文化、人事等有关内容，拓展到电子文件、实物、照片及声像等多种类型。而检验检测机构档案的管理工作却并没有与传统的单位档案区别开，对所检测的样本、数据、图片等各类档案没有明确的区分，导致检验检测机构的档案管理工作缺乏统一性，很多档案没有及时纳入到管理体系当中，制定统一的标准至关重要。

（三）档案利用率低

档案利用率较低，无法发挥应有的效益。有些机构检测完后，将样本、数据之类的检测资料递交到档案科室就大功告成，而档案管理人员将相关的检测资料整理、放置，也就觉得已经大功告成，不再思考花时间整理这些档案究竟为什么，有什么用处，更谈不上开发档案本身具有的价值。需要的时候翻一下，不需要了永久沉寂，这样的档案就成了“死”档案。这种只知档案整理，不知利用档案的管理方法导致档案没有发挥价值。而真正的档案管理，其实并不只是对档案进行整理，更主要的是对档案信息的应用，档案工作人员在将资料整理成册后，如能有效的结合计算机等高科技手段，把整理结果录入电脑中，便具有了快速且有效的查询效果，这样档案信息就具备了更高的可利用性。

（四）档案管理人员的综合素质不高

大部分的管理人员都是在岗数十年的老员工，接受新知识的能力较差，不具备现代化的信息素质，有些甚至无法熟练使用计算机进行办公。除了信息素质低之外，负责档案管理工作的多为办公室文员等，在档案工作前没有接受过系统的培训，对于档案工作的业务知识、工作流程不熟悉，部分人员对于《档案法》及相关方面档案管理规定并不熟悉，保密意识不强，综合业务素质有待提高。

二、优化食品药品检验档案管理工作的措施

食品药品检验档案管理工作做的是否到位，直接关系到检验检测机构的正常运行和检测质量，因此优化食品药品检验档案管理具有重要的意义。具体可从以下几个方面着手：

（一）提高档案管理的信息化水平

检验检测机构档案管理工作量是非常大的。因此，提高档案管理工作的信息化水平，对于加强食品药品档案管理工作的效率和质量有着积极的推动作用。档案管理信息化目的是借助信息技术，积极利用档案，充分发挥档案作用，将死板档案变为灵活的信息。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。例如，可以引入先进数据管理平台，将每次检验检测的样本、数据、图片、视频等等信息扫描收录，引入電子分析、电子统计、电子纠错、电子索引等功能，每次新的数据进入，就能出现与你想知道的任何一次相关检测的对比报告，减轻管档人员工作压力，减少查询档案的繁琐，同时提高检测档案利用率。

（二）做细档案工作

档案基础工作作为档案管理的重要组成部分，体现着档案管理的基本水平，它不仅关系着档案利用的质量和服务效率，还关系着档案现代化管理水平的高低，是开展工作的前提，只有对各种资料进行有序、优质的分类整理，进行精细化管理，各种类目的档案有了明确的划分，才能有效提升管理的质量和效率。因此，建议相关部门出台检验检测机构档案管理的法制法规，尽快出台检验检测机构关于食品、药品、医疗、卫生、农业、牧业等多方面多种类的档案管理办法，《办法》中应该界定检测机构所检测的不同类目的档案管理。将档案基础工作执行到极致，才能够进一步提升档案信息的现代化管理水平。

（三）提高档案的利用率

保存档案的目的是发挥档案在“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”等方面的功能和作用。为了加强食品药品检验机构档案的管理，应该对药检档案资源进行合理的开发利用，做好登记管理工作，设立多种形式的信息反馈，并尽可能拓展食品药品档案资源的市场以及发展渠道。例如，可以将一些不涉密的管理文档划出来，设立文档展览管，召开文档管理知识竞赛，将“死”的文档鲜活起来，这样做不仅可以潜移默化的提高检验检测机关文档管理人员和检验检测人员的业务水平，更能彰显与众不同、纷呈多样的检验检测机构风采和文化底蕴，让群众了解、认同相关检验检测机构，提高社会知名度。

（四）优化档案管理队伍

推动档案管理工作科学发展，关键在人。建设一支政治过硬、爱岗敬业、业务精湛、服务高效的档案管理团队是做好药品监管机构档案工作的重要保障。一方面，可以结合药品监管工作实际，积极鼓励档案管理工作人员参与有关部门组织的档案管理方面的培训活动，学习相关的法律法规以及专业知识;鼓励档案管理工作人员到档案管理先进单位学习先进的档案管理技术以及经验，并结合自身单位的特点，研究出符合本单位特色的档案管理工作方法。另一方面，通过招聘、调任、遴选等方式，选拔一批综合素质高、业务能力强的档案管理人员，通过以老带新、交流任职、岗位传承等方式，让档案工作者适应新的工作需要和新的岗位要求。

结束语

一直以来，食品和药品的质量都是政府部门管理的重点，食品药品检验档案管理工作是确保食品药品检验发挥效用的必要留存，能够督促工作人员按照既定程序完成工作，避免数据作假。做好食品药品检验档案管理工作，并为之后的检索查证保留证据，是确保人民饮食及用药安全的关键性手段。

参考文献

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