计算机技术对现代文书档案体系建设的影响

周红兵

[摘 要] 随着我国经济的飞速发展、科学技术的不断进步，计算机已经在各行各业中广泛普及，将计算机技术应用到现代文书档案管理工作中，既能够建立信息统计机制，实现统一管理目标，还能为文书信息的搜集提供有利条件，从而有效提高现代文书档案体系的工作效率和工作水平，避免传统文书档案管理中存在的问题，真正做到与时俱进。本文论述了计算机技术对现代文书档案体系建设的影响，希望能够为相关研究者提供借鉴。

[关键词] 计算机技术 文书档案 管理体系 管理模式 影响

中图分类号：G271文献标志码：A

近年来，科学技术发展迅速，促使我国全面进入信息化时代，计算机技术的迅猛发展，使传统的文书档案工作越来越落后[1]，不能充分满足当前的发展形势。因此，利用计算机技术对文书档案进行改革和创新已是当务之急，也是文书档案未来发展的必然趋势，探讨计算机技术对现代文书档案体系建设的影响具有一定的现实意义。

一、计算机技术对现代文书档案体系建设的需求

当前，我国信息技术发展迅速，想要有效提高文书档案体系的工作水平和工作效率，不仅要充分做到与时俱进，还要结合实际情况进行分析，并对获取的档案信息进行归类，使其能够充分满足精准查询的要求。在文書档案体系建设方面，既要满足信息使用和查询的功能，还要对获取的档案信息进行分类。这样做有两方面的好处：第一，有利于减少查询时间[2]。第二，有利于为档案信息的有效性提供保证，从而充分发挥档案信息的作用和价值。另外，现代文书档案体系建设应用计算机技术能够建立数据平台，通过平台可以对文书档案信息进行存储，同时可以使信息得到合理利用。档案信息与普通信息相比具有特殊性质，在应用方面有限制性，在使用过程中需要充分保证信息的安全。因此，基于计算机技术的现代文书档案体系，要充分考虑信息平台的安全性，确保档案信息的时效性。

二、计算机技术对文书档案信息传递机制的建设

现代文书档案体系在建设过程中，不仅需要开发信息平台，还要建立信息传输机制。一般情况下，信息平台和信息传输机制是密切相连的，如果缺少信息平台，会导致信息传输缺乏可靠性和稳定性。与此同时，信息平台和信息传输机制也是相辅相成的关系，需要保证二者之间相互依存才能够充分发挥作用。因此，在开发信息平台后，需要建立完善的信息传递机制，想要满足这一目标，需要保证信息传递机制与信息平台具有一致性，不仅需要具备及时传递功能，还要保证信息在传递过程中具有安全性和可靠性。为了保证信息安全，可以在平台开发过程中，使信息接口准确对接，同时对接口进行加密[3]。而想要保证信息的稳定性，需要建立信息逻辑机制。由此可见，只有在充分保证信息稳定传输和安全性的条件下，才能够充分发挥信息传递机制的作用和价值，从而提高现代文书档案信息的使用率。

三、计算机技术对现代文书档案系统交互性

在现代文书档案体系中应用计算机技术，最大的优势在于能够实现电子信息档案管理系统的开发工作。想要实现这一目标，不仅需要使电子档案信息与纸质档案信息一致，还要满足档案资源整合的需求，要结合文书档案信息的实际情况开展系统建设。结合文书档案信息管理体系的发展现状来看，想要充分发挥电子档案信息的作用，需要实现信息共享，从而满足信息交互的目的。为了能够尽快建立具有便捷性和时效性的信息平台，不仅需要依靠先进技术，还要有先进体系作为支撑。随着科学技术的不断发展，信息交互的规模也越来越大，当前信息不但能够打破时间和空间的限制，还能够结合档案信息使用者的需求有针对性地获取信息资源，这不仅能够减少使用者的查询时间，还能够提高信息的利用率。除此之外，通过现代文书档案平台，能够对用户实现精准测算，并且可结合用户需求进行大数据测算[4]，从而预判档案信息未来的使用率。由此可见，档案信息管理系统，在信息资源管理和应用方面，都是以用户为中心进行整合的，只有充分满足用户需求，才能够真正发挥现代文书档案的作用和价值。

四、计算机技术对现代文书档案管理体系的建设

基于计算机技术的现代文书档案体系具有现代化和信息化的优势，为了能够充分发挥计算机技术的作用，保证档案信息具有交互性，需要建立相应的信息管理体系。在建立信息管理体系时，需要充分考虑档案信息系统的差异性，使管理体系既能够保证信息具有安全性，又能够提高信息的使用率，同时可以对信息泄露的人员进行实时检查，促进现代文书档案管理系统正常运行。近年来，随着科学技术的不断发展，智能技术逐渐兴起，将智能技术应用到档案管理体系中，实现了可视化这一目标，使使用者既能够通过终端设备获取文书档案信息，又能够通过移动设备获取信息，不仅能够强化信息的移动性[5]，还能够打破传统固有的传播方式，使文书档案信息在科学性的基础上增加趣味性，充分满足了用户的需求。与此同时，文书档案管理体系使用计算机智能技术为现代文书档案信息资源架构提供了便利：既能够实现信息引擎搜集信息，也能够结合用户的搜索习惯对用户数据进行计算，利用大数据信息处理器对用户信息搜索进行模拟，能够为用户搜索信息提供便利，减少用户查询数据的时间。与此同时，通过计算机技术对现代文书档案体系的建设，能够在保证信息价值可靠的前提下，对信息进行分析和处理，确保档案信息的安全性和可靠性。

五、多元化现代文书档案体系建设

在经济发展迅速、科学技术持续进步的当代社会，现代文书档案不仅需要充分满足上文所述的需求，还要从根本上满足多角度信息的使用，因为文书档案涉及范围较为广泛，想要真正为用户提供便利、满足用户的需求，需要做到全面发展，从各个领域提高文书档案信息的安全性和使用率[6]。因此，建立多元化现代文书档案体系尤为重要。首先，在信息技术发展迅速、管理制度先进的环境下，档案信息的网络空间呈现出多元化融合趋势。从技术方面来看，能够实现信息互通、资源共享的目标，还能够突破传统时间和空间的限制，达到随时随地快捷查询的目标。另外，结合当前社会信息使用者的不同需求，现代文书档案信息要充分满足多元化需求，不仅要保证档案信息具有保密性，还要使档案信息能够在不同使用情况下保证信息的共享性，从而提高档案信息的利用价值和利用率。不仅如此，随着现代信息交互程度的不断加快，数据信息的共享要不断创新，重视数据链信息的兼容性，提高交互性和档案信息的规范性，建立多元化现代文书档案体系的同时形成高度的集成性;在面对多种信息集中时，能够使信息查找更加便捷，有利于使用者更加及时和准确地分享和接收信息，从而实现信息的价值。

六、结语

综上所述，将计算机技术应用到现代文书档案信息体系建设中，需要从多个角度进行考虑，要始终以用户需求为核心，在满足用户需求的基础上，建立文书档案信息传递机制，增强现代文书档案系统的交互性;建设现代文书档案管理体系，充分做到与时俱进;多角度思考，建立多元化现代文书档案体系。将计算机技术应用到现代文书档案信息体系建设中，在降低档案管理人员工作强度的同时提高了工作效率，能够为用户检索、查询提供便利，有效提高档案信息的使用率。

参考文献：

[1]常莹.计算机技术对现代文书档案体系建设的影响[J].卷宗，2017（6）.

[2]王桂梅.计算机技术在现代文化档案管理中的应用研究[J].中国管理信息化，2015（14）：194.

[3]王大伟.计算机技术对推进档案管理现代化的意义[J].黑龙江史志，2015（05）：136.

[4]秦吉英.利用计算机技术实现文书与档案管理一体化[J].北京水务，1997（04）：48-49.

[5]蒋霞，张力.应用计算机技术实现文书档案工作现代化管理[J].港工技术与管理，1996（第1期）：39-39，48.

[6]林彩煌.计算机技术对推进中学档案管理现代化的价值窥见[J].《卷宗》，2015（11）：18-18.