试论人事档案管理在人力资源管理中的重要性

王思懿

摘要：事业单位在随着时代发展的过程中，逐渐重视人力资源管理工作对于事业单位发展的重要作用，逐步完善了人力资源管理系统，而作为其中重要组成部分之一的人事档案管理，人事档案中记载的相关信息对于事业单位了解并优化人力资源配置有着重要的作用，人事档案管理的有效开展也是整个人力资源管理工作得以有效落实以及事业单位竞争力不断提升的重要基础。基于此，本文围绕着人事档案管理对于人力资源管理工作的重要作用展开了相应的研究。

关键词：人力资源管理;人事档案管理;重要作用

1 现代人力资源管理中人事档案管理的重要作用

1.1 有助于事业单位内部人力资源效率的最大化

对于事业单位内部的人力资源管理工作来说，档案就是工作过程中产生的信息资料综合体，主要记录的内容是员工个体的成长经历、特长等。通过人事档案的管理及查阅，在事业单位全面了解人力资源基本信息的基础上，为人才的选拔及录用标准化制定提供了信息基础，可以在用人环节中做到趋利避害，不但使得人力资源完全符合事业单位发展需求，也可以促进人力资源潜能的全面发挥，最终实现人力资源高效开发的目标，尤其是在发掘事业单位内部优秀人才上，人事档案管理可以很好的帮助事业单位针对人力资源自身的优势及职业技能等信息做出工作上合理分配，确保人力资源的专业技术和工作岗位匹配度的最大化，能够在最大化的发挥人力资源效益的基础上促进事业单位的健康持续发展。

1.2 促进人员招聘需求预测科学规范化发展

在事业单位的人力资源管理工作中，重要的工作内容之一就是人员招聘，借助人事档案管理可以为事业单位的人员招聘做出合理科学的人员类型及数量预测工作。就目前的情况来看，事业单位在制定出人力资源规划的基础上，针对事业单位之前的或者是线下的人力资源综合利用情况做出全面的分析，结合事业单位在未来一段时间内的发展战略，可以科学的预测出事业单位的实际人力资源需求。这一目标如若缺失了，人力资源需求的预测必然会出现相应的误差，同样，无法为人力资源管理工作的有效开展提供相应的数据及信息资料，这对于事业单位的人力资源管理开发以及事业单位的持续发展而言都是十分不利的。

1.3 事业单位人力资源管理工作水平的提升

人事档案作为事业单位人力资源系统的重要组成部分之一，对于人力资源管理工作水平提升来说有着十分重要的作用。在事业单位落实人力资源管理工作内容的环节中，借助人事档案记录的内容，就可以制定出一个符合事业单位发展现状及员工需求的工作计划，这就是人力资源管理效果及效率得以提升的关键所在。除此之外，当前社会中的信息等层面的技术的发展，使得人事档案管理工作的复杂程度得到进一步提升，同时，这些技术的存在及发展，使得人事档案信息得以数字化、电子化储存，在提升信息更新效率及安全性上也发挥了关键作用。

2 如何有效利用人事档案管理开展人力资源管理工作

2.1 事业单位人力资源管理系统的信息化建设

在当前受信息化技术纵深发展的影响，传统性质的人力资源管理方式则会因为不适应新时代人力资源工作的具体需求逐渐被淘汰。信息化时代下的事业单位人力资源管理工作，其中的重要组成成分之一就是管理流程的简化，借此在快速全面整合各类信息数据资源的基础上，实现部门之间的信息共享。由此出发，为了更好的发挥人士档案管理工作在人力资源管理中的重要作用，需要针对人事档案管理的流程做出一定的优化，促使人事档案的数据管理可以逐步向着标准化方向发展，并且在实施制度上也需要做出一定的完善，借此来保障和信息化时代下的人力资源管理工作匹配，以便在确保人事档案各类信息数据精准性的基础上，提升人力资源管理工作的有效性。除此之外，人力资源管理系统的信息化建设也是工作的效率提升的必然条件，可以在很短的时间里获取到员工的相关信息。通过人力资源管理系统内相关软件的升级，可以把事业单位内部各个部门及岗位的考核指标导入其中，同时将事业单位全部员工基本信息及照片上传其中。只需要在每月的最后一周，管理系統就会按照之前设置好的程序将员工绩效考核指标按照类别差异发放到各个职能部门中，人力资源只需要在每月最后一天将各个职能部门反馈的员工考核信息回收即可，并且这一信息化人力资源管理系统还会对事业单位内员工绩效考核做出相应的分类，以便为人力资源部门开展追踪工作提供信息基础，确保人力资源管理客观性及可信度得以提升。

2.2 人事档案时效性与真实性提升

人事档案作为人力资源重要组成成分之一，其基本特点就是真实性，人事档案管理工作需要在原有的基础上对于全部人员信息做出核对及清查工作，及时清除其中的虚假及无效信息，在合理拓展存档范围的同时实现分类储存员工个人信息的目标，借此来建立一个事业单位人才数据库，并安排专业人员进行数据管理及数据信息的及时更新。而对于事业单位内较为重视的人员，更加需要注重信息的及时更新与保护。除此之外，人事档案管理工作中可以借助多媒体技术，将个人信息以音视频的方式进行收集，可以在有效提升信息收集范围的基础上，提升人事档案信息的使用水平。

与此同时，人事档案管理工作需要以时代的发展变化及事业单位发展现状、需求作为基础，将个人在工作及生活中与个人经历相关的资料以最快的速度添加到人事档案之中，借此来不断提升人事档案的时效性及强化人事档案管理工作的动态化特点，并且还需要针对人事档案做出定期的审核鉴定工作，在补充全新资料的同时删除无用的信息，确保人力资源部门可以及时、全面、有效的了解事业单位内人力资源的真实情况。

2.3 档案管理人员专业素质的提升

作为人事档案管理直接实施者的档案管理人员，是档案管理工作得以规范化发展的关键所在，为此，事业单位需要注重档案管理人员专业素质的提升，也就意味着需要开展有效的档案管理人员培训工作。培训的内容除了相关法律法规、规章制度一类的规范性文件之外，还需要包括档案管理各个环节的专业技能培训工作。而在培训方式上，邀请相关人员到事业单位内进行集体培训、骨干人员外派学习及经验分享等都是行之有效的方式。通过强化档案管理人员的思想道德素质及专业素质，不断提高人事档案管理水平。

3 结语

人力资源管理工作质量的提升，需要以人事档案管理水平提升为基础，通过人力资源管理系统的信息化建设、人事档案时效性与真实性提升以及档案管理人员专业素质的提升，在提高人事档案管理水平上提高人力资源管理的效率及效果。

参考文献：

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