新媒体下的高校档案管理探微

王丽娟

【摘  要】高校档案管理是指对高校在教学、科研项目以及政党管理等工作过程中形成的多样化的信息进行一定的整理与记录，从而对此类信息进行利用。随着新媒体技术的不断更新发展，各高校档案管理工作也发生了一定的转变。目前，借助多媒体技术，大部分纸质档案已经转变为数字化信息资料。但新媒体下各高校档案管理工作中尚存在一些不足急需解决，我们应采取哪些措施加以完善呢？

【关键词】新媒体;高校;档案管理

随着新媒体时代的到来，高校的信息管理逐渐呈现出新的格局，高校档案管理工作中结合了现代化的科学技术和数字技术，进一步提高了档案管理的重要性，将档案管理工作作为日常管理工作中的重要组成部分，基于新媒体时代背景下的档案管理工作面临着新的机遇和挑战。

一、新媒体下高校档案管理工作中面临的挑战

（一）管理人员专业能力欠缺

与传统高校档案管理工作不同，新媒体下高校档案管理工作对工作人员专业能力提出了更高的要求。但就目前我国各高校档案管理工作开展现状而言，其专业人员的匮乏以及管理人员欠缺相应专业能力等问题尤为严重。具体来说，除了文书档案、人事档案以及学籍档案等管理工作外，各高校内部其他管理部门中仍缺乏专业档案管理人员。除此之外，由于缺乏系统化的培训以及指导工作，许多档案管理工作者专业能力欠佳这一问题长期以来都未得到妥善解决。且新媒体下，档案管理工作又表现出了其新兴特性，若不及时对新媒体知识、技术等进行学习，将大大降低高校档案管理工作效率。

（二）先进设备不足

在新媒体下，高校档案管理工作对于专业设备的要求极为严格。但长期以来，针对档案管理工作，各高校皆采用了人工管理这一模式。这便意味着许多高校内部并未配备专门的硬件设备。除此之外，许多高校内部硬件设备专业性能不达标现象也同样存在，无法满足当前档案数字化建设工作的一系列需求。在人力、物力、财力投入不足的情况下，档案管理工作受到了极大的限制。

二、新媒体下高校档案管理工作完善措施

（一）提升档案管理人员专业素养

针对上文中提到的相关问题，各高校应给予足够的重视，并采取相对措施加以解决。毫无疑问，提升档案管理人员的专业素养是有其必要性的。各高校内部应展开系统的培训，使相关工作人员熟练掌握各种新兴信息技术的知识以及系统操作。以学生学籍档案管理为例进行分析：因学籍档案管理工作较为繁琐复杂，利用信息技术，将学生的学习成绩等内容制作成Excel表格，再利用矩形图等辅助工具，可较为直观的反映出学生成绩优异率以及不合格率等内容。除此之外，针对学生的转学、休学、复学等信息，利用信息技术中的流程图这一工具，可最为科学、完整且真实的将相关信息加以记录。由此可见，相关档案管理人员提升其规范、科学化的信息管理技术是不可或缺的。

（二）制定标准化、规范化工作标准

除了上文中所述提升档案管理人员专业素养之外，制定标准化、规范化工作标准也是至关重要的。众所周知，新媒体下档案管理软件呈现出多样化特点。这便为许多档案管理工作人员带来了极大的压力，其常常因为软件应用不規范这一原因导致信息录入错误、编排混乱等现象的出现。因此，各高校在进行档案信息管理过程中，应制定标准化、规范化工作标准，在明确了相关规定的基础上，档案管理工作才能井然有序的展开。在实际的档案信息管理过程中，首先，就各种不同类型的文件，各管理部门可制定出一份格式模板供工作人员进行参考，从而避免格式混乱造成的不利影响。除此之外，在档案收集过程中，除文书档案之外，各种科技档案、声像档案以及实物档案的收集也是不容忽视的。在信息收集完整的前提下，各管理人员应就不同类型文件进行分类处理，根据该管理部门制定的相关规定，有序开展时间编排等任务。

（三）开发电子化系统

各高校档案管理工作的主要目标之一便是对多样化信息进行集中管理。但各高校分部门管理信息的形式在很大程度上阻碍了该目标的达成。因此，各高校应大力开发电子化系统，并着力于提升该系统的各个功能，使其功能模块得以最大程度的完善。在电子化系统的辅助下，各类信息可得以集中化管理，从而有效提升工作效率。与传统档案管理模式相比，该系统可将各种文献进行数字化处理，从而将其转化成数字化副本加以保存，大大延长了此类信息的使用寿命。

（四）建立档案信息网站

除了上文中提到的对档案信息进行集中管理外，快速获取相应信息并且加以有效利用是档案管理工作的最终目标。但目前我国各高校档案信息利用率极低。为了有效解决这一问题，各高校应着力建立发档案信息管理网站。在该网站中，学校可实时发布相关信息、展开电子邮件服务并且开展目录查询等项目。除此之外，还可以提供相应的档案信息查询服务。在此基础之上，各种档案信息在信息技术的辅助下可得到进一步的加工、提炼以及深层次开发，将有效提升此类信息的利用效率。

三、结束语

综上所述，新媒体技术的发展为我国各高校档案管理工作带来了极大的便利性。一方面，有效的提升了档案管理工作效率，避免了大量的重复性手工劳动。另一方面，由于信息技术的优势，还延长了此类信息的使用寿命。总体而言，信息技术的发展对档案管理工作做出了巨大贡献。但其依然面临着巨大的挑战。因此，各高校应结合自身管理过程中出现的具体问题采取与之相对应的措施加以解决，推动档案管理工作的高效开展。

【参考文献】

[1]李梅.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].祖国，2017

[2]肖蓉.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].中国管理信息化，2017

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