加强办公室档案管理的创新思路研究

陈姝

【摘要】无论是对于企事业单位抑或是其他任何单位，档案管理工作都非常重要。办公室档案管理工作关系到单位的发展，加强和重视档案管理工作是单位应该正视的问题。只有不断加强对单位办公室档案管理的重视与关注，才能让档案发展更上一层楼，在档案的作用下助力单位前进。自从档案发展以来我国就对此有了一定程度的研究和探讨，但实际上，我国的单位办公室档案管理工作仍然存在着一定的问题。这就需要我们不断地去探索与创新，以解决更多实际问题。本文将针对单位办公室管理存在的一些问题进行分析与阐述，并论述加强办公室档案管理的创新思路。

【关键词】办公室档案;档案管理;存在问题;创新思路

随着社会的发展以及企事业单位的不断深化管理，办公室档案管理工作在实际工作中扮演着越来越重要的角色。社会在进步、科技在发展，我们应该发现传统档案管理中存在的问题，并针对问题采取积极有效的措施，使得档案管理工作发挥出应有的作用。只有不断创新、革陈出新，不断完善现有的档案管理体系，才能有效提升档案管理工作效率，让我国单位办公室档案管理在良好的体系中茁壮成长。

一、单位办公室档案管理职能定位混乱

（一）对于档案管理工作性质的错误认识。由于单位办公室档案管理发展并不算久，很多人对它的工作性质认识并不准确，这就导致了在日常工作中对档案管理的掌握不充分。对于单位办公室档案管理工作而言，它的工作性质定位为储存和档案管理，在民众需要的时候还可以及时调取查看。但从目前的单位档案管理工作来看，大多把重点放在了收集资料上，不能把相关文档分门别类地储存与管理好。

（二）对于档案管理工作任务认识不清。从目前的单位办公室档案管理工作任务来看，维护档案的完整与安全是其重中之重。档案的安全不仅关系着整个单位的商业机密，更涉及员工的政治信息机密。维护档案的完整是整个档案管理工作中的共同任务与目标。但就目前的单位办公室档案管理工作来看，很多都把工作任务定位为收集资料，储存信息等，忽略了档案的完整性与安全性。办公室档案管理的具体任务应为：（1）防止档案的损坏。（2）延长档案的寿命。（3）维护档案的安全。只有做好以上几点，才能真正地认识档案管理工作的任务，落实好档案管理工作的各项任务。

（三）对于档案管理工作方向性模糊。缺乏统一的管理，一些单位主管部门既管理固定工身份和部分合同制工人档案，同时也管理合同制工人档案。这样的管理方式和管理体制与市场经济发展不相适应。企事业单位应当紧跟时代发展的步伐，朝着市场经济发展的方向努力，向着市场经济发展的方向发展自身的档案管理工作，使得目标明确而具有方向性。

二、单位办公室档案管理工作中存在的问题

（一）办公室档案存储制度不完善。办公室档案管理工作是有需要的时候可以快速地查询、调取。然而在实际的工作确保中，办公室档案储存制度并不完善。其主要原因是各部门之间缺乏良好的沟通与配合。例如人事部的档案管理工作，需要财务部、统计部等相关部门的相互配合才能更好地完成。这些部门属于同级部门，彼此互不帮助，自己管理自己部门的档案，不愿意将自身部门的档案外借，不把自身部门档案交由办公室进行管理。虽然自己管理自己部门的档案，更方便查找，但是这样容易造成办公室档案管理内部档案收录不完整、不全面等问题。

（二）办公室档案管理人员设置不合理。企事业单位办公室档案管理的人员设置大概可以分为两大类：一类是负责档案收录和管理的人员，另一类是负责进行档案查阅的人员。办公室档案管理人员的设置之间关系到档案管理工作的正常进行。负责这部分工作的人员要更具专业性、严谨性。但有研究发现，很多企事业单位的档案管理对于档案查阅工作并不重视。在设置人员时也只是安排一些返聘人员或者是年老的员工。这些员工虽然在接待来访群众时态度和蔼，但由于年龄与专业知识的限制，在工作时难免怠慢，操作时由于对电脑的不属于以及对档案管理工作的不熟悉、对信息化技术了解少等，不能熟练地操作电脑技术。再者并不是每一天都有人去查阅，所以负责这部分工作的人员变得可有可无。这也是档案查阅工作人员不受重视的主要原因之一。

（三）办公室档案管理施展空间有限。随着办公室档案管理的不断发展，目前单位办公室档案管理已初具规模。办公室档案管理势必要跟上时代发展的步伐。一次全新的档案管理改革势在必行。将现有的办公室档案管理模式进行全新的规划与革新，发挥档案管理的更大作用，更加方便人们查阅和调取档案。但在实际的践行过程中却会遇到很多困难，比如人手不足的问题。大部分的单位档案都是长年累月地积累，数量巨大，整理起来繁杂，任务艰巨，如果想要改变现状势必要花费巨大的经费。经费开销大幅度增长，企事业单位很难承担这部分的额外开销，所以要想做好办公室档案管理的改革工作是非常困难的。即使企事业单位有心要改善现如今的档案管理状况，也可能因改革困难、耗时太长等问题而放弃。

三、加强单位办公室档案管理的创新思路

（一）不断完善档案存储制度。良好的档案存储制度不仅能保障档案管理工作正常、有序地展开，更是其发展的根本条件。目前，通过调查发现有很多办公室档案管理工作存在着存储制度问题，这不仅影响了档案管理工作的开展，还阻碍了企事业单位的发展。针对存储制度，企事业应当不断改善，建立完善的存储制度使得办公室档案管理工作更好地进行。如针对档案的保密性，不能备份的档案，但是办公室又想要收录这些档案，各部门之间不合作造成这些问题无法解决，企事业单位可以通过建立专门的档案管理通道，利用互联网作为媒介传输信息、文件等，同时创新和完善制度，让良好的制度成为高效率的跳板。在良好的档案存储制度下，各部门之间能互惠互利、互帮互助。既不影响自身部门的档案管理工作，还能帮助其他部门的档案管理顺利进行。

（二）加强工作人员自身素质培养。档案管理工作人员的自身素质直接影响到整个档案工作的运作与进度、效率与质量。所以强化员工自身素质，提高其专业素养非常有必要。首先，档案管理工作人员应当具备一定的电脑操作技能。因为在21世纪中，互联网技术已经成为经济发展的重要条件。各行各业也都实现了互联网经济发展，所以档案管理工作必须紧跟时代发展的步伐。如建筑设计研究院的办公室档案管理相关人员，单位可以有方法、有步骤地加强档案工作人员的自身素质培养。（1）各级领导为档案人才的培养提供政策、资金上的支持。例如政策方面可以把档案工作纳入单位工作规划中，关心、爱护档案人员;建立奖励制度;在待遇、福利方面给予重视。（2）培养档案人员的专业知识，如计算机技術、文书、编纂、档案保密、档案维护等，熟悉有关档案工作的各项法规和方针。（3）培养档案人员的计算机知识，让档案人员能熟练掌握计算机的各种操作，以此优化档案的整理和归档。

（三）强化各部门之间的合作。档案往往会涉及企事业单位的机密，一旦泄露，容易带给单位工作上的被动。严重的还会造成巨大的经济、政治损失。这就要求档案工作者有较高的政治素质和保密意识。根据《档案法》第一章第三条规定：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。第四章第二十条规定：机关、团体、企事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。保密的档案不便外借，这就需要强化各部门之间的合作，让各部门之间相互协调、互帮互助。可以建立部门之间的沟通机制，如互联网传输、部门共享平台等，把需要的档案及时传输到平台上面供有需要的部门查询，强化部门之间的沟通与合作。部门之间签署保密协议，防止需要保密的档案外泄。制定相关的责任制度，每个档案人员都需要承担起保密责任，如此在分享档案的同时还能很好地保护好档案。

（四）管理技术与工作效率两手抓。企事业单位应当提高档案管理工作人员的工作效率。首先，需要档案管理人员切实加强自身的专业素质，通过系统地学习档案知识来提高实践技能。其次，要对自身的工作投入热情，再枯燥的工作也饱含热情去完成。由于档案管理工作人员整天要面对大量的文字，工作多是对档案的分类、整理、存储等，容易感到枯燥。档案工作人员可以在工作中自我鼓励，调动自身的积极性，充分认识档案管理工作的重要性。最后，应该更新档案管理的工作方式。随着计算机技术在各行各业的普遍运用，档案管理工作也应将文本纸质档案与电子档案进行对接，利用计算机技术改变传统的工作方式，代以数字化档案存储，建立电子资源数据库，使档案管理工作效率更高。

四、结语

总而言之，档案管理工作是一项烦琐而复杂的工作。直面单位办公室档案管理中存在的问题，并针对问题强化办公室档案管理工作是一项非常艰巨的任务。我们在实际的工作过程中要注重积累经验，发现问题、面对问题、解决问题。针对发现的问题采取各种积极有效的措施，以此提高档案管理工作效率，充分发挥档案管理工作对企事业单位的作用。使得档案管理更好地为企事业单位服务，为大众、为社会服务。

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