浅谈“6S”管理在高校资助管理体系质量提升中的应用

陈泰溶

【摘  要】高职院校在校大学生中来自农村地区的生源相对较多，学生家庭经济困难情况也较为突出。目前虽然已基本形成了完善的资助体系框架，但高校在实际操作中仍存在很多问题。本文在高职校资助管理体系中引入“6S”管理理念，为解决高校资助管理存在的问题，对国家脱贫政策下要求高职院校资助工作提升质量提供可操作性的建议及对策。

【关键词】“6S”管理;资助工作;资助管理体系

引言

国家要打赢脱贫攻坚战，离不开高校“精准扶贫”的阵地，国家脱贫政策要求高职院校资助工作提升质量，提升资助育人质量，着力培养受助学生良好品质。高校资助工作质量提升是教育扶贫的核心目标。作为高校资助工作者，应该根据国家政策要求不断改进现有的管理体系。为把资助工作做得更加完善，结合我院特点，在资助体系管理中引入“6S”管理理念，构建完善，规范化的管理模式。

1.“6S”管理模式

“6S”管理是一种高效、优质的管理方法，最先应用于企业管理，近年来被引入到很多企事业单位的管理中。作为一种现代化的管理理念，一种独特的制度文化，对不同的工作开展，制定标准化的内容，能够提高工作人员的职业素养，提升工作效率。

2.高校资助管理工作的“6S”管理

新时代对高校学生资助工作提出了新的要求。鉴于国家“精准扶贫”政策的层层落实要求，高校贫困生资助不能只停留在让每个贫困生都得到资助的层面上，要努力提高资助工作的水平。借鉴“6S”管理模式，能够提高资助工作的效率，切实做到把资助政策全覆盖的用到贫困生身上，精准发力，真正发挥资助的作用，让资助的效果凸显出来，提高学生对资助工作的满意度。下面就如何将“6S”管理应用到学生资助管理工作提出一点设想。

2.1文件档案信息科学合理的分类

做好学生资助档案的管理和整理，结合现行的工作，在档案整理中应包括以下内容：第一，纲领性，政策性和指导性文件的整理（电子化办公时代，目前都是通过电子档的形式上保存）。从国家指导性政策层面到学校院级层面，每年都会有新的文件和政策要求，为了更方便了解资助政策和严格遵守国家对于高校资助的要求，同时也为在职工作人员能够很好的了解政策以便及时有效的为学生服务和回答学生对于资助政策的疑惑，作为工作人员对于这些文件就要进行年度和种类的分级整理，建立文件夹要清晰明了，有针对性，方便准确和及时查找，文件夹的设立最多在两级文件夹内建立，这样做的目的是方便工作人员搜索文件节省时间，另外也不容易忽略和遗忘，因为文件夹设置越多层，遗忘和使用率就会越低，这是提高办公效率的一个重要的要求。在日常的工作中，有时会因为时间或者是某些外部因素的影响经常不及时保持相关最新的政策文件，以至于我们有时候在面对回答学生问题的时候一时很难找到相对于的文件来进行解答，导致工作效率的下降。通过档案的管理整理，让管理人员能够有章可循、有据可依。第二，学生贫困档案的建立和整理。学生贫困档案是学生认定贫困等级的重要材料，作为管理者，除了严格按照政策要求收集学生贫困材料外，还需要对收集的材料进行整理，分专业，分年级，在初次认定之后分等级建立档案盒，设立专门的档案柜进行分类保管，贫困材料现在都是纸质档案保存，所以需要独立干燥的地方保存，另外，现在的贫困认定是每学期进行一次认定，分类保存有助于管理员及时更新学生的贫困材料和增加新申请学生的材料。按照每个专业，每个年级，每个班级，特别困难，困难和一般困难分类进行建档整理，管理者在查询和制作贫困材料导入的时候就可以方便快捷地对材料进行精准定位审核，保证全覆盖，精准建档。

2.2构建和落实符合规范化的资助管理体系

依托6S管理理念要构建和落实符合规范化的资助管理体系，需要对现有的档案进行科学的分类管理和整顿，另外在工作模式上也要进行规范化管理。从而构建一个高效，规范的管理体系。贫困生档案的存储需要划定专门的区域进行保管，对于已经毕业的学生档案要进行及时的清理封存保管一段时间后再做销毁处理，对于在校学生的档案除了在管理整理阶段进行标识分类保存外，还需要对不规范的材料进行整理（清扫），包括学生的申报表的填写，评分表的填写，各种贫困证明按照模板化要求进行整理建档，有条件的可以扫描或者拍照进行电子档案进行保存管理。电子化处理，还可以为档案信息在保存时的完整性、可靠性提供保证，避免出现档案信息资源丢失、遗漏等问题。这样做的目的是对贫困档案的有效性和真实性，能够及时进行清理和差缺补漏。做到不遗漏，不草率。

工作模式构建和规范化管理。不同的学校可能会有所不同，这跟学校的人员匹配，学生人数和资助工作牵头人等等因素有关。在6S的规范管理要求下，我们需要对工作模式根据现实需要进行整体构建和制定规范操作流程，首先应该指定专项负责的管理人员统筹此项工作，另外各学院需要根据自己学院的学生人数进行人员匹配，现行很多学校都是辅导员专项负责二级学院的资助工作统筹，在工作中临时让带班的辅导员进行相关资助工作的配合。比如在每学期进行贫困认定的时候，负责专项的老师发通知给各个带班辅导员，收集贫困材料，然后进行材料的审核，认定系统导入表格的制作，最后将材料和导入表格统一给专项负责的老师进行保存和导入认定系统。在规范化操作的要求下，需要专职人员配备1-2名助理，专门负责资料的整理收集，导入表格的制作。在此之前，助理需要通过专门的专业训练，了解资料整理的规范流程，导入表格的填写和电脑操作流程，这样做的目的是为了避免非专项辅导员在审核和表格填写中因个人情感，工作方法，个人时间等等因素的限制和制约。专项负责人及其助理能够在统一流程和模板化操作的指导下，更加细致，精准的做好学生贫困材料的整理收集和录入。

2.3提高对资助管理人员的培养

目前很多高校资助管理工作都有辅导员作为一个专项工作，辅导员本身有其它日常管理工作，这就会出现现有的管理人员并不是很专业，无形中导致资助管理工作在开展时的难度普遍有所提升。在6S管理体系的要求下，从业人员必须做到专业，这就要求从多个环节和角度出发，实现对高校资助管理管理人员工作效率的全面提升，定期组织工作人员积极的参与到培训活动中，保证其自身的专业素质可以得到有效提升，为高校资助管理工作的整体实施效果提供保证。高校资助管理工作在开展时，对管理人员提出的要求普遍有提升，尤其是在信息化的建设和发展过程中，高校资助管理工作的开展，必须要遵循与时俱进的基本原则，同时还要提高工作人员自身的专业素质，这样才能够满足新时期背景下对高校资助管理工作提出的个性化要求。所以，在后期招賢纳士时，也要加强对原本工作人员的培训力度，这样才能够保证工作人员的专业素质、综合能力水平可以得到有效提升，为资助管理的准确性、高效性提供保。

3.结语

高校资助管理工作是国家脱贫攻坚的重要阵地，做好贫困学生的助学，帮扶就显得格外重要。但就当前的情况来看，资助管理工作在现行工作模式和管理上还是比较存在一些问题。所以设立一套行之有效的管理模式是非常重要的。当前“6S管理”模式相对其他方式来说，比，较完善，比较健全。借鉴“6S管理”模式并不断探索，能够在某些方面提高工作效率和规范工作流程。

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