浅谈高校档案保密工作中存在的问题及对策

赵悦

摘 要：文章就目前高校档案保密工作的必要性及存在的问题进行研究，从提升档案工作人员保密意识、完善档案保密基础设施、建立健全档案保密制度等方面提出了高校档案保密工作的发展对策。

关键词：高校档案;档案;保密

档案根据其本身属性的不同，使用的方式也不一样。根据《高等院校档案管理办法》第二十七条，未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案，而涉及到国家机密、专利技术、个人隐私等档案信息，不得对外公布。

对于未开放档案或珍贵档案来说，在日常使用的过程中，必然涉及到保密工作要求，否则各种类型的档案随意借阅，档案管理工作也就无从谈起。高校档案馆藏资源丰富且种类繁多，因此，高校档案的保密工作就显得尤为重要。

一、高校档案保密工作存在的问题

（一）档案工作人员保密意识薄弱

在档案保密工作中，档案工作人员的管理最为关键，也是最难管理的部分，再完善的保密管理制度和保密信息系统，如果没有合适的人来执行，是起不到任何作用的。当前高校档案工作人员普遍保密意识不强，保密制度执行不到位，从而导致工作人员成为了最危险的泄密源。近年来，有不少高校学生的私人信息被放到网上售卖，甚至一些人员将学生信息公然放到了互联网上，造成信息泄露，归根到底，就是档案工作人员保密意识薄弱的问题。

（二）档案保密基础设施不完善

大部分高校的档案馆历史都比较悠久，档案库房设备老旧和落后，一些高校档案馆的保密柜、防盗锁、保密柜使用时间甚至达到了几十年以上，已经完全达不到保密、防盗的功能。再加上当前高校档案信息化建设的大力发展，与之相应的网络防护硬件设备和保密安全技术却没有完全普及，无形中阻碍了档案保密工作的顺利开展。

（三）档案保密制度不健全

档案保密机制需要以法律法规来规范，目前高校档案保密制度建议大多以《档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》为基准制定，但是由于各个高校的档案信息管理都有其不同的特点，因此，仅仅依靠现有法律就能完全解决高校档案保密工作是不现实的，还需要各个高校根据本校档案管理工作的特点制定更为详细的工作规范和制度，才能保障高校档案保密工作科学、有序发展。当前许多高校档案保密制度都大同小异，并未结合自身实际需求来制定相应发展制度，导致虽然有制度，但是仍然不能满足新时代高校档案保密工作的需求。

二、高校档案保密工作的发展对策

（一）提升档案工作人员保密意识

高校应将档案保密工作的重要性提升到应有高度，将档案保密工作纳入学校年度考核中去，明确档案工作的业务标准，进一步提升档案工作人员的保密意识和服务水平。在档案日常工作中，档案館应不定期开展档案管理人员保密知识培训和继续教育，落实档案保密工作自查，时刻关注档案工作人员的心理状态和思想状况，提前采取必要的措施与手段，防患于未然。档案工作人员必须在思想上时刻保持警惕，时刻把档案保密工作放在心中，同时还应增强责任担当，提醒高校师生和社会公众保密工作人人有责。

（二）完善档案保密基础设施

高校档案馆要切实改善档案保密的硬件条件，完善档案保密基础设施，首先需要加强基础安全设施建设，在安装保密柜、档案柜等器材时，要以档案安全为第一要素。随着信息化时代的到来，档案数字化逐渐成为大势所趋，因此，加强电子文件系统和载体的安全检测成为必须，加强对档案内部使用操作系统、软件、载体等定期进行检测，确保其被不法分子使用木马等手段入侵，在建设档案电子系统时，需要使用正版的操作系统和软件，并安装杀毒软件和防火墙。对于重要的档案数据，必须进行物理隔离，对于使用超过5年或10年的保密柜、保密锁等到时间需要进行更换，最大程度改善档案保密工作设施，为档案保密工作的开展奠定坚实的基础。

（三）建立健全档案保密制度

高校档案档案保密制度的建立，首先需要解决档案的解密、保密、公开这三个问题，档案工作者应根据相关的法律法规，确定哪些档案是保密的范畴，哪些档案可以公开，然后根据档案内容给保密档案划分涉密等级，不同密级的档案应使用不同的方式进行管理，还应结合高校自身情况，确定是否需要物理隔离的保密计算机、是否需要定期对涉密档案进行检查等。高校应根据本校工作实际，制定解密档案公开实施细则，明确档案收集工作流程、涉密档案划分标准及档案涉密级别，细化不同密级的档案如何管理，保密期限及如何解密，明确解密后档案如何公开、公开方式及档案利用者。

高校档案工作人员应根据保密工作制度，定期对保密档案进行鉴定，筛选出已经能够进行解密操作的档案，将需要进行解密操作的档案统计、再梳理，对已经解密的档案进行公开，确保档案保密工作规范化开展。

随着科技不断发展进步，高校档案工作者很有可能在不经意间就泄露了个人隐私和国家秘密，因此，强化保密意识和法律意识是高校档案馆面临的必修课。高校应增强使命担当，加强对档案保密工作的重视，提升档案工作人员保密意识和服务水平，完善档案保密基础设施，为档案保密工作的开展奠定坚实的基础，建立健全档案保密制度，确保高校档案工作科学化、规范化开展。

参考文献：

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[2]李晓红.做好新时代高校档案保密工作 持续筑牢档案安全防线[J].佳木斯职业学院学报，2019（12）：141-142.

[3]窦红梅.新时期高校档案保密管理工作探析[J].传媒论坛，2018，1（13）：152-153.