电子档案管理和传统档案管理的比较

王丹

摘 要：信息化时代，传统档案管理模式已经不能满足社会发展的需要，为提高档案管理的效率和质量，越来越多地采用电子档案管理的模式。电子档案和传统档案在管理模式上既有着一些共性，同时也存在着一定的差异。本文主要分析了电子档案和传统档案管理模式之间的区别和共同点，希望对我国当前的档案管理工作具有一定的参考价值。

关键词：电子档案管理;传统档案管理;比较

1  前言

随着我国经济社会的不断发展，信息技术化也得到了提高，并且被应用到各行各业，档案管理也随之发生了新的变化，和传统的纸质档案管理相比较，电子档案的出现带给档案管理工作非常多的便利，并且提高了档案管理的效率和质量，但是这也给档案管理带来了很大的挑战，通过对电子档案和传统档案管理区别和共性问题的研究，使档案管理人员更加了解两者之间的关系，并且通过不断改进和完善，来不断提升信息时代下电子档案管理的效率和质量。

2  电子档案与传统档案管理工作现状分析及相关特征

结合档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范;（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现;（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害;电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。

3  电子档案和传统档案管理的区别

3.1归档的方式不同

電子档案具有良好的可逆性，而且可重复性也十分良好，哪怕档案资料存在错误，管理人员进行修改后也不会留下痕迹，根据这一特性，方便了错误的发现和更改，不过从另一方面来说，电子档案的可信度也相应下降;传统档案管理一般会按照科学流程进行科学摆放，被摆放在一起的档案有一定联系，而且管理人员在归档时要按照一定方案进行，会留下操作痕迹，在一定程度上弥补了电子档案管理存在的缺陷，确保了资料的真实性和原始性。

3.2保管的方式不

同对于纸质档案，人们是在防虫、防霉、修裱和加固、字迹恢复等方面下功夫。而电子档案，则需要依据其我和软硬件平台变更，在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上采取下述三种方法：一是把属于一般性的电子文件，转换成各种平台上都能适用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术进步所带来的影响：二是可以将电子文件建立在多种不同的数据库平台上;三是彩或开发相应得转换软件，当我们所应用的技术与所保存的电子档案在技术条件上的致性发生变化时，就对所存的电子档案进行相应的转换，使其始终保持同新技术的兼营性。

3.3查找和使用流程不同

目前来看，大部分档案都具有一定的保密性。传统档案管理工作人员会将档案资料密封保存在档案室中，查找使用时需要出示相关手续，并且档案管理人员会对使用档案信息的人员做好信息登记工作，具有一定安全性。而电子档案管理完全依靠无纸化的线上操作，其档案库具有一定的入口，查找使用档案的人员只需按照提示，完成相关的信息验证就可以进入电子档案数据库，对所需信息资料进行在线使用、下载、打印，同样具有安全性。对于需要高度保密的档案资料，相关管理人员可以设置复杂的查看使用密码或者口令，为存储信息提供安全的环境。这不仅使档案的管理效率得到了提高，还为档案使用者查找和使用档案信息提供了便捷的服务。这也给电子档案存储造成了一定的技术漏洞，所以档案管理人员要定期备份，要妥善保管相关书面纸质材料。

4  在操作内容上看两种管理方式的对比

4.1档案信息的真实性

传统档案，即将原始信息、数据等记录在纸质媒介上，直接进行保存，若有后期涂改，能明显看出修改的痕迹，只要收集完全、保管得当，不出现资料的残缺、遗漏、毁损等情况，在真实性上能有足够的保证，也较有说服力。而电子档案载体多样，录入时万一出现疏忽，可能导致档案信息失真，内容出错。哪怕录入过程没有出现问题，在档案形成后可以随时被删改，在删改并保存后便难以看出删改的痕迹，很难证实其真实性。

4.2档案管理的操作性

传统档案在整理归档应用的过程中都是需要人工接触实体档案来开展，工作量极其繁重。电子档案管理通过利用现代化的信息技术，同时结合信息处理软件的应用，实现信息批量处理，充分缩减了同样任务量下的档案管理工作体量。然而，电子档案管理的工作方式和传统档案管理的工作方式整体对比来看，要相对更加专业一些，所以对于管理人员的素质能力要求也比较高。操作人员不但要具备相应档案管理的专业能力，更要具备计算机和不同类型信息处理软件的应用能力。

4.3档案管理的安全防护

电子档案存储的载体体积小、容量大、可共享性高、可异地查找档案等特点对于占地面积大、查找程序复杂、保管要求高的纸质档案来说是一个不可比拟的优点。但是电子档案的安全性与纸质档案相比却不能得到很好的保证。恶意的篡改，电子副本的应用、内容和载体的可分离性、木马病毒的侵害等都对电子档案的安全产生一个很大的挑战。云安全的出现降低了电子档案中存储于数据库中档案信息内容的风险性，使得电子档案在存储和利用上有了安全保障。“云安全是云技术的重要应用，是传统IT安全在云计算时代的延伸。它融合了网格计算、并行处理、未知病毒行为判断等技术，通过网状的大量云终端对云平台中的异常软件行为进行监测，获取病毒、恶意木马的最新信息，推送到云服务端进行自动分析处理，再把解决方案分发到云终端。”这样一来，电子档案中的信息内容就有了一层保护屏障，进而提高了电子档案的安全指数。对于光盘磁盘，主要是设置其打开方式，即设置为只读模式，这样在利用档案的过程中就不会对原本存储好的档案进行修改，保证其档案内容的真实性、完整性与连续性。

5  结语

新常态经济时期的到来，为企业提供了良好的发展机会，同时也使企业面临着更多的挑战，因此我国大部分企业开始陷入“如何实施经济管理创新”这一难题中。企业在开展经济管理创新工作时，必须紧跟时代步伐，不断升级自身发展理念，充分意识到理念创新是保障现阶段企业经济管理创新工作得以顺利进展的基本条件。另外，企业也应始终坚持“以市场为导向”的原则，并结合自身实际发展进度，在原有制度的基础上进行创新与补充，从全方位确保企业经济管理创新工作的达成。

参考文献：

[1]庞新林.浅谈档案数字化的必要性及解决主要问题的对策[J].中国管理信息化，2019（07）：147-148.

[2]吴敏.电子办公环境下的文书档案管理分析[J].科技资讯，2019（09）：242-244.

[3]佟大欣.工程技术档案现代化管理与信息化建设探析[J].居舍，2019（01）：162-163.

[4]丁玉.档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展探讨[J].卷宗，2019，9（19）：170.