行政机关档案数字化工作问题与策略探究

摘 要：在信息时代高速发展的今天，电子技术的运用已经渗透到各行业和领域，电子技术的运用不仅打破传统工作模式，也开启了现代数字化的新纪元，为提高工作和生产效率起到很大的作用。档案管理工作是行政机关的一项重要工作内容，将其与信息技术结合是当今社会发展的趋势所在。目前我国多数行政机关都在将档案管理工作实行数字化转变，以实现档案资源的信息共享，提高工作效率，减少工作负担。

关键词：行政机关;档案;数字化管理

传统的档案管理模式一般是人工记录和纸质化管理，这样的工作模式一方面对档案的收集、整理、分档、查询等工作费时、耗力，另一方面在信息共享上面呈现很大的局限。而行政机关在工作活动中往往会产生很多工作档案，这些档案需要归类、整理，手工处理起来工作烦琐，档案信息得不到共享，这使档案工作受到了很大的局限，不利于档案管理工作。因此如何将信息技术引入到档案管理工作，是值得档案管理工作者探究的。文章对行政机关档案数字化工作做出分析和探讨。

一、 行政机关档案管理数字化工作存在的问题

（一）档案管理理念陈旧

行政机关是档案产生和管理的重要机构，但一些行政机关本着“为管理而管理”陈旧工作理念，不能使档案信息得到很好利用。随着我国信息技术的高速发展，新的技术、新的思想理念不断对传统工作产生影响，档案管理工作者如果没有关注到信息技术带来的转变，对档案管理工作仍采取传统工作方式，其消极理念必定影响档案管理工作效率的提升，不利于现代信息技术下的档案数字化管理工作发展，其产生的不良后果十分严重。如果行政机关人员不能很好地转变档案管理理念，缺乏对档案管理有效、持续的长期发展规划，极易导致档案管理工作混乱，无法使行政机关建立的档案得到有效利用，大大减弱了档案管理工作效率。比如一些部门领导对档案管理的意识较弱，不重视本单位的档案管理工作，使档案管理的工作进展跟不上其他工作进度，严重影响行政机关整体工作效率。

（二）档案管理技术落后

档案管理技术落后是影响档案工作有效利用的因素之一。目前我们国家很多行政机关单位都存在这一问题。虽然我国行政机关单位多数都利用信息技术来工作，但在档案管理上信息技术还没有得到普遍利用，或者一些行政单位只是将信息技术作为辅助工具来使用，主体上还是采取人工管理操作方式。人工管理方式，在查找档案可能存在找半天找不到或查不全的情况，其存在工作效率低，工作片面化的现象，容易造成档案丢失、破损等情况发生，导致档案管理工作效率得不到提高。

（三）档案管理人员素质有待提高

在我国大部分行政机关的档案管理工作人员，没有系统的档案管理知识，一些档案管理工作者可能是其他部门工作人员安插进来的或调动过来。缺少档案管理专业技术和奋斗精神，不了解相关法律知识，不能严格按照档案管理工作条例进行工作，对档案的维护、整理没有正确的认识，工作态度不严谨，有些档案工作者本着“只要不丢失就是最好的保护”态度，不能把档案归类清晰，档案管理变得无条理。总之，档案工作人员的技术和态度是影响档案管理工作效率的一个因素。

二、 實现行政机关档案管理数字化的策略

（一）转变档案管理理念

行政机关工作人员应该认识到档案的重要性，各级领导要树立规范档案管理的理念，把档案工作作为日常工作的一项重要组成内容，并狠抓不放;提高档案管理意识和责任心，加强档案管理思想教育，把对档案管理的重视传达到每一位档案管理工作人员处，强化各个部门对档案管理标准的统一化和规范化思想，保障行政单位档案管理工作的顺利进行。

（二）制定新的管理流程，加强管理技术

随着科技和业务的发展，陈旧的管理方式已经不适合当前工作需要了，档案管理工作单位必须要结合实际，加强相关制度建设，制定出一套适用性强的新的管理流程，按照流程规范进行管理，这样才能有效提升档案管理效率。档案管理单位可以从档案管理规范入手，在符合我国档案管理工作标准的大框架下，根据单位实际情况，制定出档案管理规范，从档案的最初收集环节开始，装订、立卷、移交等工作各个环节都要有相关规范制度支持。要确保档案制度的可行性。

同时加强档案管理技术提升，引用互联网技术，将信息技术应用到档案管理上，为提高档案管理提供有利条件，做到真正提高行政机关档案管理工作。

（三）提高机关单位人员素质

为实现行政机关档案科学管理，提高档案管理人员的基本素质是一项关键工作。要实现科学有效的档案管理要求档案管理工作者具备一定的相关知识，要有能应用计算机工作的能力。因此，行政单位应该加强档案工作人员的相关培训，提高档案工作人员管理意识，要求档案管理工作熟悉相关管理制度和规范，加强使用计算机能力的锻炼。不仅如此，档案管理工作人员还需要对基层工作人员进行相关指导，并根据实际情况进行针对的现场讲解，使机关工作人员都能熟悉档案管理的统一规范和操作流程。

三、 结语

随着信息技术的快速发展和对各个行业及领域的影响，加大对档案的数字化建设，提高档案的信息化水平，不仅是形式所在，更是工作需要。数字化档案的应用可以有效缓解行政机关档案资源繁杂、整理困难等问题，使档案信息保存更便捷、持久，减少了档案建设工作量，降低了档案建设的成本，同时使档案管理工作更有条理、更统一、更规范化，加大了对档案信息的整合和提取力度，实现档案资源的有效共享，从而进一步提高了档案管理和利用效率。

参考文献：

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作者简介：

杨秀清，河南省安阳市，安阳市殷都区纪委监委。