新时期城市管理档案数字化策略探析

苏兆贝

摘 要：城市管理工作中，档案管理在信息化发展的影响下突破了以往传统工作模式，逐步向现代化和数字化推进，使得档案管理更加高效、便捷，推动城市管理档案数字化成为城市发展的主要工作内容之一，但是其中存在的问题也不容忽视。本文从城市管理档案的作用入手，探究新时期城市管理档案数字化的意义，分析其中出现的问题并提出针对性解决措施，为进一步提高城市档案管理工作效率、推动城市健康可持续发展提供资料参考。

关键词：城市管理;档案管理;数字化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 20-0-03

在城市管理这一巨大工程之中，档案管理是其中极为关键的内容之一，城市档案是对城市发展过程以及历史的一种记录，不仅具有极强的历史意义，且对于城市发展有很强的现实作用，因此推动城市管理档案工作向现代化、数字化方向发展具有很强的必要性。城市化建设步伐的加快让相关档案信息爆发式增长，只有利用互联网技术，不断提升档案管理有效性，推动其向数字化、现代化发展才有可能转变传统人力管理模式，实现智能化管理，进而提升档案储存和管理的准确性。而对于其中存在的一些问题，相关部门以及人员必须积极探索有效解决途径，进一步推动城市管理档案数字化，使档案管理更加符合新时代要求。

一、城市管理档案的作用

（一）为城市发展方向的规划提供指导

城市管理档案并不单纯是对于城市发展进程的记录，更是对城市发展水平的评判标准，其中既包括城市管理水平也包括城市文明程度。不仅对于城市规划有很强的指导意义，同时也全面、完整地记录了规划成效以及在发展过程中存在的问题。对于城市管理者来说，城市管理档案具有极强的现实意义，可以在对城市发展进程进行规划时借鉴以往建设过程中的有用经验，同时也可以防止出现既往重复性错误，在很大程度上提升城市发展和规划方向的正确性。城市管理档案记录了城市规模的变化、现代化水平的提升，也是城市不断向前发展必须具备的数据依据，对于城市管理者制定发展方向提供科学指导[1]。

（二）为政府部门执法提供依据

随着经济发展水平的提高，人们的思想观念有了极大改变，法律认知不断提升，人们对于法律的认同感和运用法律自卫的能力也随之提高。城市管理档案是对于城市发展进程的全面、准确记录，是政府部门执法工作最重要的证据和依据之一[2]。城市管理者对于城市管理档案有了更强的重视程度，相关部门也对于其展开了针对性的管理工作。在城市管理过程中，城市管理档案的有效使用可以为政府部门执法提供强大的数据支撑和资料参考，在很大程度上减轻相关人员工作量，推动城市健康有序发展。

二、新时期城市管理档案数字化的意义

（一）推动城市发展

城市发展进程伴随着大量的档案信息，特别是在我国城市化发展进程加快这一背景下，其中所涉及的海量信息更是数不胜数，此时城市管理部门若仍采用传统的纸质档案管理模式进行相关工作将会出现档案管理有效性与城市发展步伐不相适的情况，进而在很大程度上阻碍城市向前发展。不仅如此，传统纸质档案的管理还限制了部门间信息的交流和沟通，使档案作用受限，且海量数据资源将为管理人员带来极大工作压力。因此，新时期推动城市管理档案数字化是对于传统纸质档案管理模式的突破，是推动城市有序健康发展的必然要求。

（二）提升工作效率

城市管理涉及城市发展的方方面面，集中包括园林建设、建筑施工、环卫工作等等，涉及内容极多，因此档案信息十分繁杂，若仍沿用传统人工纸质管理，则工作效率极低。此时若采用数字化管理模式将为城市管理提供新的思路，在促进城市管理工作高效、科学的基础上提升城市服務性能，推动城市管理向现代化方向发展[3]。实现城市的后续发展需要对过去的发展模式进行对比和总结，吸收可用经验，解决既存问题，为后续的进一步优化和完善提供参考。档案管理数字化的实现既可以实现档案分类和管理的合理有序，还能更清晰地指明信息中存在的问题和突出优势，推动城市进一步发展，极大提高档案工作的有效性。

（三）加强档案共享有效率

在传统纸质管理模式下，城市管理档案仅存在于相关部门档案室里，面对的群体范围极小，这就造成信息共享的缺失，极大浪费档案信息资源。档案管理数字化的实现可以利用互联网实现档案信息共享，将城市档案信息的价值最大限度发挥。我国在档案信息社会共享方面已经有了较大发展，而档案信息数字化的实现将进一步推动档案共享发展，为城市建设管理提供必要支撑。

三、新时期城市管理档案数字化存在的问题

（一）对于数字化管理重视度不高

档案管理工作与同部门其他工作而言仍较为边缘，这主要是因为档案管理无法为部门或城市发展带来即时的经济利益，致使部分人员认为档案信息管理并不重要，因此对于档案储存环境、档案数字化的重视程度并不高，管理人员的工作理念也相对滞后，所有的这一切都对档案管理向数字化的进一步发展造成了阻碍[4]。以园林建设档案管理为例，园林部门在实现档案信息数字化方面一般而言较为落后，这与园林单位人员管理意识有关，认为传统纸质档案管理就已经可以满足城市园林相关工作发展需求，档案管理数字化建设可有可无，另外，数字化的实现需要足够的资金投入，这就为本就资金投入相对短缺的园林建设部门更加捉襟见肘，因此大范围数字化档案管理在园林部门迟迟无法实现。

（二）资金投入不足

城市管理离不开充足的资金支持，资金来源主要来自财政拨款，而经济发展水平的不平衡使得各地方在财政拨款方面有较大差异，对于经济发展水平较高、规模较大的地区来说财政拨款相对更加充足，而相对应的城市管理档案发展速度也更快，但是相对发展较慢的地区也可能因为拨款相对短缺致使档案管理数字化进程较为缓慢。除必要的系统和平台之外，数字化档案管理的实现还需要计算机等现代化设备的支撑，资金的短缺将直接造成设备完善度受损，必要的技术手段和管理方法无法获得，数字化管理的实现也会因此受到影响。以环卫部门档案管理为例，人力以及物力投入的不足在环卫部门较为突出，而受到传统管理思想的限制，许多环卫部门并不将预算资金投入至实现档案管理的数字化转换中，必要的现代化设备严重不足，甚至部分地区连最基础的档案防护设备都呈现缺乏状态[5]。不仅如此，部分园林档案管理信息化程度不高，相关软件并未实现必要的更新升级，这使得工作有效率无法得到明显提升，园林档案管理工作无法得到有效保障。

（三）档案管理人员水平有待提升

现代化背景下，档案管理对于人才的要求更加严格，不仅需要有专业的档案管理知识，还要具备一定的信息化水平，但是在实际档案管理人员招聘过程中，相关部门并未设定与之相符的标准和要求，对于档案管理专业知识的要求并不高，因此在城市管理档案工作中存在大量非档案管理专业的人员，有些人员甚至并未达到所需要的学历水平[6]。不仅如此，部分地区以及部门对于人员的在职培训并不重视，档案管理人员的水平无法得到持续提升，在管理技能以及实践操作方面逐渐显示出不足之处，而对于现代化信息技术的掌握能力更是无法达到行业要求，对于城市管理档案数字化发展造成极大阻碍。

（四）信息管理安全性不强

数字化、信息化的档案管理在极大程度上提升了工作效率，减轻了人员工作压力，但是其中存在的安全问题也愈发突出，需要相关人员予以充分重视和解决。对于电子档案来说，若生成过程中的任一环节出现问题都可能造成文档受损，另外，与纸质档案相比，电子数据更易更改和复制，删除的可能性也更大，且网络黑客和病毒也给城市管理档案带来安全威胁[7]。这些问题在信息化愈发普及的今天更加突出，而相关工作人员也可能因为责任感缺乏或操作技术不到位造成文件的损坏、备份和存档的缺失等。

四、推动城市管理档案数字化的措施

（一）提升重视程度

城市管理涉及的城市建设、城市园林绿化以及环卫管理等都会存在大量需要及时处理的档案文件，数字化的实现将极大提升档案管理工作效率，提升对于城市管理档案数字化的重视程度成为推动城市健康稳定发展的必要前提之一。对于档案管理重视度的提高就要求管理者给予充足的物质和人力支持，除配备基础设施之外，还需要加强对于管理平台的构建，加强对于信息化综合型人才的引入，重视培训工作[8]。对于城市建设单位而言，部门管理者对于档案数字化建设重视度的提升将为后续工作的顺利开展奠定良好基础，同时也将促进城建部门人员工作理念和管理意识的转变，使得城市建设档案管理顺应时代发展潮流，推动城市建设顺利开展。

（二）加大资金投入力度

充足的资金投入是促进城市管理档案数字化的必要支撑和基础环节，为该工作提供必要的计算机以及其他相关现代化设备。因此，在推动城市发展的过程中，相关政府部门必须加大必要的资金投入，将城市管理细化到城市建设、园林绿化以及环卫管理等各项工作中，通过资金投入引入高新设备和高素质人才，推动系统研发和保障工作的顺利开展[9]。资金投入除了在加强基础设施建设方面有极大作用外，还会完善系统平台建设并不断进行更新和优化，为城市管理工作的有序进行提供内在动力，同时实现资源共享，将城市管理档案的作用充分发挥。

（三）提升人员综合素质

新的时代背景为城市管理档案工作人员提出了新的要求，相关部门必须在时代发展要求之下加强对于人员的招聘和培训，使之适应数字化发展需求，打造一支档案管理能力和数字化信息水平俱佳的高素质管理队伍[10]。而相关人员也应该主动迎接信息化带来的机遇和挑战，积极提升自身档案管理技能和信息化管理能力，在立足本部门工作实际的基础上不断以最新最科学的管理理念融入工作之中，积极学习数字化相关专业知识，实现自身综合素质的提升。就环卫部门而言，负责环卫档案管理的人员综合素质偏低，提升人员能力和素质成为部门发展必然，部门可制定更加完善合理的档案管理制度，为人员提供晋升的途径，鼓励人员不断提升自身专业素养和管理能力，提升职业技能、更新管理理念，通过管理方式的创新推动数字化的实现[11]。另外，部门要提升准入门槛、制定福利制度、重视定期培训，多途径提升档案人员素质和能力，为环卫部门档案管理数字化发展提供必要的人才支撑。

（四）加强档案管理风险防控

城市管理档案数字化是一项长期系统性工程，其中涉及政策标准制定、管理以及技术提升等多项具体内容，相关人员必须对其进行合理设计，做好统筹工作，通过管理的严格化保证档案信息的安全。而在相关信息系统的建设时，设计人员既要重视平台的前瞻性以及可拓展性，也要将安全性作为考虑重点，必须具备充分的备份策略以及稳定储存系统、安全操作系统，为后续档案管理工作的进行提供技术支撑。若转换工具以及计算机等设备为进口，则应首先对于安全性和保密性进行检查，确保设备安全[12]。此外，幫助档案管理人员树立责任意识、提升设备操作能力也是提升使用安全性的必要举措，做好数据备份和信息保密工作。

五、结语

经济发展水平的提高推动社会不断向前发展，我国城市化进程也在不断深入，城市管理过程涉及极多内容，其中既包括城市建筑的建设，也包括人民生活区域的管理和日常活动的管辖，相对应的城市管理档案也呈现爆发式增长。现代化发展进程也为城市管理档案提出了更加严格的要求，电子信息技术的不断发展使得互联网在各行各业愈发普及，对于人们的生活工作都起到了极大的影响作用，也显示出自身强大的优势[13]。因此，城市管理工作者必须顺应时代发展，积极探索档案管理工作数字化进程中存在的问题并予以解决，将城市管理档案的作用最大限度发挥，推动城市有序、科学、合理、可持续发展。

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