探析提高办公室档案管理工作的优化

褚海燕

摘 要：办公室档案管理事关单位各种工作进行的速度与效果，因此优化档案管理工作效率，就是明确办公室档案管理体系，合理应用现代管理理念以及管理方式、管理方法等，打造高效率档案管理的模式，以提升单位整体工作质量。就当前办公室档案管理工作，由于缺乏明确的管理制度与考核指标，管理流程较为混乱，亟待进一步优化办公室管理规章，突出办公室档案管理的重要性。本文针对办公室档案管理工作现状，探究优化档案管理工作效率的方式方法，提出有效的优化策略与建议，以提高办公室档案管理工作的水平。

关键词：办公室;档案管理;工作优化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 20-0-02

一、引言

办公室的档案管理工作，在学校办公体系中扮演着重要角色，高效地开展档案管理工作，能有利于优化学校工作效率。改革办公室档案管理体系，要做好档案信息服务工作，针对档案管理工作中所存在的问题，借助现代管理理念以及管理措施，寻找解决问题的有效措施，健全完善办公室档案管理的机制。

二、对办公室档案管理工作进行优化的必要性

首先，办公室档案是对单位发展轨迹的重要记录，是单位确定今后发展方向、提升发展水平的关键依据，影响着管理者和单位内部员工对档案管理工作了解的深度。

其次，行之有效的档案管理工作对于文件起到关键保护作用，除对于实体资料的分类与储存外，电子资料的加密与设限也有效保障了文件资料的安全。

最后，良好的档案管理工作为其他各项工作的展开提供了便利。因为办公室的各类记录文件客观反映单位的具体情况及相关政策的发展实施，对于当下各部门的重要工作及思路具有不可替代的指导作用。尤其在档案信息化后，可通过检索更方便快捷地获取资料，不再被繁琐地翻阅所困扰。

三、办公室影响档案管理工作效率的原因

（一）档案管理体制漏洞较多

单位办公室档案管理工作的开展，需要办公室人员有较强的档案管理意识，按照管理制度以及管理流程，收集各项信息并实现各项资源的整理。但多数档案管理工作缺乏系统培训，对档案管理缺乏充足的认识，无法依據实际工作要求收集与完善档案信息，更难以合理利用档案信息开展信息服务。当然，这也不完全是工作人员的失误，因为学校没有完善的档案管理机制，未随着时代的发展规划档案管理工作，以致档案管理工作依旧停留在传统纸质模式中，还没有转变成电子或是数据管理。所以，不少档案管理人员只是简单地进行资料收集，忽略了后期的编研及存档和信息服务等工作，以至于办公室档案资源开发利用效率较低，影响了正常的业务开展。

（二）措施陈旧

档案管理措施陈旧，现如今不少学校办公室没有合理的引进现代化技术进行档案管理，还是沿用传统的管理办法以致无法挖掘档案的价值，导致档案管理繁重。知识经济时代背景下，各项信息技术以及数字技术的出现，促进了线上信息服务的实现以及数据库的完善。然而，现如今很多学校的办公室档案管理工作不仅方式落后且工作效率较低，无法全面地收集各项信息，出现了整理不规范、信息收集不齐全以及资源更新慢的情况，不利于整体办公效率的优化。

（三）档案管理人员素质有待提升

学校办公人员在培训或者是人才引进中并没有注重档案教育背景及管理意识，以至于多数办公室档案管理人员，都没有较强的档案管理意识，在担任岗位工作时，造成了档案资源的流失的情况。有些学校忽略了档案管理人员的引进，基本上没有设置专门的岗位，都是以兼任的形式开展，没有专职档案管理人员或是档案管理岗位，以至于办公室档案管理工作处于边缘化地位，难以在整个办公体系中发挥自身的作用，资源流失、信息服务不到位甚至还影响着整体工作的进展。

四、优化办公室档案管理工作效率的有效策略

（一）坚持在法律框架下进行有效的档案管理工作

随着档案管理手段与技术的先进化，档案的获取与调用变得更加方便快捷，此时对于相关法律的了解掌握，权责的明晰就变得愈发重要。倘若重要文件外传或流失，会对单位造成巨大损失。因此，档案管理人员应明确档案管理相关制度法条，做到管理工作依法进行;对于单位重要保密文件，提高保密自觉性，保障保密文件安全性。依法治档，顺应全新发展形势，在灵活管理方式的同时坚守底线，才能更好促进办公室档案管理工作。

（二）打造优质的档案管理工作队伍

学校在办公室人才引进中，要加强对人才档案管理能力或者档案管理意识的关注，既要引进具有档案管理专业背景出身的人才，也要加强对现有人员的档案管理工作培训，从人才引进和岗培训等多个方向入手，切实提升办公室人员的档案管理能力以优化档案管理效率。

一方面，学校应充实现有档案管理工作队伍，改变兼职或者是退休人员管理档案的现状，突出办公室档案管理工作的重要性，强化对现有办公人员的档案管理培训，以信息化技术学习和档案管理知识教育为切入点，运用网络视频、专题讲座等多种等手段，提升档案管理工作人员的专业能力及素质。

另一方面，则是要加强对办公室人员的档案管理工作考核，建立健全的激励机制，按管理工作的效率以及档案信息的完整度、更新速度作为考核标准，对于档案管理工作突出的人员进行物质及精神奖励，而档案管理工作滞后的人员则要进行相应的惩处，从而全面提升档案管理工作的效率，调动档案管理人员工作的积极性。

（三）建立健全档案管理的工作制度

办公室档案管理工作开展的依据是档案的管理的制度规章，在实际办公室档案管理工作效率优化中要发挥着举足轻重的作用。在制度制定和修订过程中，要坚持民主及公正的原则，也要随着时代发展意识到，学校办公室档案管理工作制度所存在的滞后性及各种漏洞，基于学校发展动态调整办公室档案管理制度，从而提高制度的针对性、合理性及时效性，纠正以往工作中存在的各项问题。

此外，还要构建档案利用反馈机制，对校内教职工和学生的档案利用情况进行民主调查，对单位员工在办公室档案利用过程中遇到的问题以及需求，定期进行收集、汇总及整理，针对问题提出相应的解决对策。组织档案管理人员面向问题集思广益，从而在实际工作中，不断地调整档案管理工作细节与优化档案管理效率。

（四）实现信息化管理

档案的信息化管理，能减轻管理人员的负担，也是更好、更快地利用档案信息，以提升办公室档案管理的效率。现如今大数据技术以及互联网技术、云平台等都能作为档案管理的新技术，便于学校办公室打造新的信息化办公室档案管理系统。首先，学校应该提升电算化程度，积极构建新的信息系统，打造办公室共享的档案数据库，便于教职工查看相应的信息。同时，学校还要积极争取电子政务建设和地方信息化规划建设的拨款，跟进城市电子政务建设进程，借助已经成熟的电子政务体系，来完善办公室档案管理系统。

五、结语

综上所述，档案管理工作是办公室工作的重点，与其他各项工作有着深刻的联系，会影响其他工作的开展，提升档案管理工作的效率，可以更好地利用工作数据与信息，促进整个办公室工作的高效开展。现如今，办公室应通过多种有效措施，利用现代信息技术和管理理念等，打造高效的办公档案管理体质体系，提升办公档案管理工作的质量、效率及先进化程度;同时，档案管理人员应提升自身素质，坚守底线，优化工作，更好地服务于档案。

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