创新档案管理理念实现档案管理信息化

柳杨

摘 要：一直以来档案作为最为关键的信息资源之一，不仅是信息的核心载体，同时还是了解所有事件的有效途径。在新时代迅速发展的时期下，我国档案管理工作也正随之发展，因此，对档案管理理念予以创新，落实信息化管理就变得愈发重要。由于创新档案管理理念，实现档案管理信息化与我国资源发展及其应用之间具有极为紧密的关联，所以对此展开更深层次的研究和分析就变得愈发重要。

关键词：档案管理;理念创新;信息化管理

在我国社会持续发展与现代科学技术愈发完善的现况下，现如今所实行的档案管理，特别是仅仅依托于人为调研与检索的方式早已不能达到新时代迅速发展的需求。现代档案管理工作的主要目标主要是借助把远程通信技术、数字化技术和网络信息技术等各种现代化前沿技术进行的有机结合，获得一套完善且有效的服务模式。同时将此作为前提，促使信息资源共享及其远程传输能够得以实现，让我们在对档案信息进行管理与检索时更为简便、迅速。

一、档案信息化管理的重要作用

（一）对提升办公效率具有重要作用

以往的档案管理基本上都是依托于人工所实现的，促使相关工作者的任务量较为繁重，全部材料信息都必须依托于工作者进行收集，并且在整理与记录期间，往往会出现档案缺失、记录无序等多种问题，以此对信息解析产生严重的影响，传统的档案管理工作程序十分复杂，极易发生失误。在借助计算机展开档案管理工作时，档案管理工作能够愈发便捷、有序，促使档案收集、存放、归档以及检索等多项操作都更为简单，在降低工作者任务量的同时，还能够进一步提升其办公效率。

（二）对资源共享具有重要作用

在以往的档案管理工作中，查阅形式十分滞后，借助工作者逐一进行查找的方式，会消耗大量的精力和时间，十分复杂，促使许多信息归档后极少查阅，无法落实信息共享，甚至还会导致信息资源浪费问题发生。而借助计算机展开档案管理工作时，能够对全部文件进行划分和统计，着重针对档案展开全方位的管理，无论是档案收集，又或是档案存档、查阅均会更为便捷，人们能够借助网络钢平台，对其他部门单位的档案予以查阅，可以对所需信息资源进行及时、有效的了解，以此促使档案管理信息化以及资源共享可以得以落实。

（三）对提升档案信息传输效率与安全性具有重要作用

部分文件信息必须传输，在以往，文件信息的传输都是依托于邮政系统所实现，然而在这期间需要大量的时间，在文件信息传输期间极易出现缺失问题，甚至还会受到破坏，从而对文件信息传输安全产生严重的影响，档案管理工作极易丢失核心文件，促使查阅文件的相关工作者无法切实的了解到文件的具体内容，为人们带来许多麻烦。而借助现代计算机技术展开档案管理工作时，能够很好的改善文件信息传输问题，借助网络直接将文件信息传输给需要的人，以此确保文件信息传输的及时性与安全性。

二、档案管理信息化的考验

（一）网路媒介极易对档案管理工作的保密性产生制约

随着网络时代的不断发展，在为资源共享带来许多便利的过程中，同样为档案管理工作的保密性以及安全性带来了许多考验。因为档案管理者针对档案管理工作并未具备良好的安全意识，加之现代计算机技术存在缺陷、黑客恶意攻击等多种因素的存在，极易对档案管理工作的安全性产生一定的影响，所以就需要立足于管理者和管理技术两个层面予以改善和优化。

（二）档案管理部门缺乏协作意识

在进行档案管理时，因为竞争严峻，促使内部工作者并未具备良好的协作意识，从而极易对档案管理工作的协调交流产生严重的制约。档案管理工作者相互协调，能够在加快档案处理自动化程度的同时，提升档案管理效率与技术，而这也早已成为现如今档案管理信息化发展必须妥善应对的问题之一。所以，积极强化档案管理部门的整体协作意识就变得愈发关键，这与档案管理工作效率、保密性以及安全性之间具有极为紧密的关联。

（三）电子档案管理措施亟待优化

电子档案的普遍存在促使人們必须对其管理措施进行深入的思考，立足于档案信息处理措施与信息储存措施和怎样确保网络流通期间的安全三个层面予以创新，所以，就必须确定一个完善且有效的管理措施，让档案管理工作能够不断朝着更具便捷性与安全性的趋势不断发展。

三、创新档案管理理念实现方案管理信息化的有效策略

（一）完善档案信息管理机制

若想促进档案管理信息化发展，就需要对档案管理模式予以创新，不断完善档案信息管理机制。以往的档案管理工作并未具备一套更具统一性与合理性的标准，并且机制也存在许多欠缺。新型档案管理形式一经研发，就表明必须积极创新档案信息管理机制，编制一套适宜新型档案信息管理形式的新机制，从而进一步提升我国档案信息管理工作的整体水平和效率。

（二）积极强化档案管理意识，提升档案管理水平

现阶段，大部分从事档案管理的工作者并未对这项工作予以高度重视，工作懈怠、敷衍，促使一些档案管理问题频频发生。所以，档案管理者必须积极强化自身管理意识，以最认真负责的工作态度进行档案管理工作，保证档案信息记录的精准性，并认真做好档案整理期间的装订、分类与存档工作。与此同时，还应该对档案管理者展开深入的教育培训，从而不断提升其档案管理能力，促使其能够借助更具前沿性的措施与认真负责、严谨的工作态度，进行档案管理。

（三）积极提高档案信息管理工作的安全性

由于档案信息管理工作的安全性是开展档案管理工作时必须确保的主要问题之一，所以就需要立足于多个层面着手，不断提升档案信息管理工作的安全性。首先，必须对档案管理者展开教育培训，积极强化其责任感，确保其工作认真负责。然后，必须对档案信息管理展开有效的安全保护，加强档案信息备份处理，建设防火墙以及档案检索身份认证等一系列措施，必须积极强化档案管理者网络安全防护措施。

（四）架构高素质的档案管理以及服务人才团队

基于信息化发展的背景下，现如今的档案管理以及服务并非是单纯的文件信息接收和储存，而是必须将此作为首要前提进一步提高信息服务。所以，就需要架构高素质的档案管理以及服务人才团队。首先，必须对以往的档案管理人员展开教育培训和深入指导，以此不断强化其档案管理能力与服务能力。然后，应该积极引入适量的高素质档案管理人才和服务人才，以此完善档案管理团队和服务团队。最后，必须编制完善的激励制度，不断激励档案管理工作者展现出其自身创造性，同时予以适当的物质奖励，从而让其能够迅速适应信息化环境下的工作氛围。

四、结束语

综上所述，现如今，在信息化建设速度日渐增快的时期下，各行业、各领域都相继应用了现代信息技术，而档案管理工作同样应用了这一技术，借助更具前沿性的信息技术替代以往复杂的人工处理，在降低工作者任务量的同时，还能够进一步加快档案管理效率。而如果想促使档案管理工作更具信息化，就必须对档案管理理念予以创新，积极推动档案管理信息化发展，这样才能够在提升档案管理工作水平的与此同时，促使档案管理工作展现出其实质效用。

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