探究新时代如何做好档案管理工作

赵琼

摘 要： 伴随着当前新时代的快速发展，各行各业都迎来了新的发展阶段。而对于档案管理工作而言，不但要充分满足当前的工作需求，还要在很大程度上迎合当前时代发展特点，只有这样才能够更好地促进社会的发展，最终我国综合国力的有效提升。

关键词： 新时代;档案管理工作;互联网

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）23-0295-02

1 新时代档案管理工作的重要性分析

一是，档案是一种真实性凭证。档案具有法律上的一个效力，记载着工作的历程。档案的类型很多，涵盖纸质版档案、电子版文件以及视频和影音等文件。其具有客观性、公正性的特点，正因为它是一种真实性的凭证，才能一直被保留下来。二是，档案是具有重要参考性的资料。档案由于是真实事件的反映，一般具有不可复制的特点，例如音频、视频以及签字的文件，因此档案是具有历史参考价值的。比如煤矿行业中一些关于安全质量问题的文件，具有非常重要的参考性意义，后期被用来作为员工培训的频率非常的高，也可以为后期的相关政策的制定提供非常详细的依据。三是，有利于保守秘密。很多单位技术秘密、薪酬秘密或者是其他涉密的事项均会存在一定的档案，如果档案管理工作不完善，就会导致涉密文件的缺失，甚至会导致涉密文件的丢失，造成工作上的秘密泄露，尤其是涉及财务、采购价格以及薪酬等方面的秘密泄露，会给各项工作的开展带来不可估量的损失。

2 新时代下档案管理工作存在不足

2.1 对档案管理缺乏充分的重视

企业档案主要是指以文字、图像、声音等形式表现出来的，记录企业生产经营活动中具有保存价值的信息材料，其对企业、个人的发展具有重要的借鉴参考作用。企业档案是企业历史沿革的记载，更是一些核心技术、重要管理经验、成功之道的有效载体。在提高企业之间竞争力时期，这些信息都是企业成长发展的关键要素，一旦泄露对企业的打击将是毁灭性的。很多企业对于档案管理工作未能引起足够的重视，将工作的重心都放于经济效益及其他方面。而且，一些档案管理人员甚至是由其他人员兼任，在日常工作中不能利用有效的时间，档案工作的各环节，不能达到预期的效果，因是兼职故对档案管理工作的重视程度也不够，致使企业很多的档案资料未能及时收集，存在企业内部的档案资料不够全面，在提供利用时无法查找相关资料，档案的作用就不能很好地发挥，从一定程度上影响了企业的发展需求。

2.2 与实际的工作服务存在脱节问题

档案管理工作，是为了让其更好地为企业的后续发展服务，如核查资料的准确性，为企业发展提供可鉴的资料等作用。但当前的档案管理工作，未能将管理与实际的服务环节有效衔接起来。在企业员工中加大对企业档案管理的宣传力度，让企业自己的员工了解自己企业档案管理工作的细节，提升企业档案管理在企业内部员工中的认识度。一方面，部分档案管理人员并未对档案的利用价值引起重视，档案资料的科学性、规范化、完整性等方面存在一定的问题，在工作中未能真正做到“想群众之所想，急群众之所急”，对企业员工、群众的服务还需加强。档案管理与服务相互渗透、密不可分，不能将其人为地割裂开来，而要将档案管理与服务工作有机结合，才能最大程度地发挥档案的价值。另一方面，档案资源的不够完整。由于对档案工作的重视度不够，即便制定了档案管理制度，企業各相关部门的人员，对日常资料的收集、整理工作也不重视，这就致使档案工作人员，在向其他部门索要资料时，会被人为地设置障碍，以种种理由、借口阻碍归档资料的收集，造成档案工作人员的被动，以至于影响档案工作按计划整体推进。

3 浅析新时代如何做好档案管理工作

3.1 加强对档案管理工作的重视

各单位要加强对档案管理工作的重视，要将档案管理工作当作重点工作来抓。通过上级领导的重视，带动基层的工作人员，形成合力，共同推进单位档案管理工作的开展。

3.2 注重相关管理机制的完善

建立健全档案管理人员岗位职责和归档、查阅、借阅、保密、鉴定、销毁、移交、音像及图片、现代化设备管理使用等一系列管理制度，要求档案管理人员严格遵守党和国家的有关保密制度，严加管理，防止丢失、泄密。单位来查阅档案时，应严格履行登记手续，需要摘抄和复制的机密文件，必须经领导签字批准;需要借用的档案，要说明理由，经领导签字批准，履行登记手续，遵守档案管理规定，不得擅自抄录、复制档案，并限期归还。个人查阅档案，须凭单位介绍信、本人身份证、工作证等合法证明，严格遵守保密制度和阅档规定，确保档案安全完整。

3.3 不断提高管理人员的综合素质

档案管理工作一般会涉及很多部门的各类文件材料，因而工作量较大，而且工作也比较繁杂琐碎。同时档案管理工作的专业性和技术性也很强，这就需要档案管理人员，要以严谨的态度对待档案的资料收集、分类整理、归档保存以及外借使用等各个环节的具体工作。进而确保各个环节都能做到精准，工作的质量有保证，便于后期企业对档案资料的查阅和利用。档案管理人员要对工作具有责任心与敬业精神，对档案要有一定的职业敏感度。除此之外，档案管理人员还要不断学习，可以身边常备档案业务相关书籍等资料便于及时查阅，不断提升自己业务水平和竞争力，更好地服务与档案管理事业。企业层面也要积极组织档案工作者进行培训和进修，向兄弟单位参观借鉴，相互交流学习，拓展知识层面，以提升其管理、服务的效率和业务水平，这对企业的长远发展十分重要。建立相关的奖惩机制，让员工能够自觉接受学习，不断学习相关的专业技术，提升自己的业务能力。让档案管理人员要熟练掌握档案管理工作的内容、性质，明晰自己的职责。同时企业还可以制定出自己企业的档案管理文件的具体要求，如档案材料归档范围、保管期限等，便于档案管理人员和相关部门明确工作职责，更好地进行档案管理工作。

3.4 促进档案管理的信息化发展

3.4.1 提高档案的信息化管理水平

一方面，建立档案信息目录数据库。在落实档案信息化管理的过程当中，首要步骤便是建立与完善档案信息目录，把完整的信息目录录入内部电子系统当中。档案目录作为内部档案管理的基础条件，亦是实施档案信息化管理的前提

条件。管理工作者应以制作详细、具体的档案目录为着眼点，使信息化目录支撑档案高效、便捷的查询检索。经过持续完善与健全目录数据库，同时把所有馆内档案数据整合到储存媒介中，经由客户端与网络等介体展开传播，从而为广大受众群体提供更为便利的信息查阅服务。在构建目录数据库时，要以自身特征为依托，建设相对完善和健全的检索框架，可实现分类别的信息检索，从而提升受众检索效率，实现科学化档案管理。另一方面，建设全文数据库。档案应在目录数据库建设且完善后，进一步构建完备的全文数据库，把目录数据库指向的资料全文录入数据库内。如此一来，把档案原文数据实施精益化录入后，使内部整个档案数据库所涵盖的内容更具层次化，亦更为完善。建设全文数据库，不但可便于受众群体引用内部档案资料，而且还可提升档案资料信息关注度，强化馆内特色档案数据的建立，从而真正展现档案数据特色。

3.4.2 注重信息化复合型人才的引进

在我国科技迅速发展的大环境下，内部档案管理逐渐趋于信息化与数字化发展态势。在此形势下，若想确保档案管理工作质效与水平，必须加大引进复合型人才的力度。具体而言，一方面应对于内部档案管理工作者展开专业化培训，强化内部档案管理工作者信息技术相关知识以及计算机实操能力等层面的培训，令档案管理工作者专业素养得以提高，充分顺应信息化与数字化档案管理工作。另一方面，应引进社会复合型档案管理人才，并建立完善健全的激励制度，使这些人才能够认真负责的完成档案管理工作。同时，还应针对这部分管理人才展开培训工作，在培训后实施专业化考评，所有考评工作全部结束并合格后方可上岗，针对考评不理想或不合格的管理人才展开二次培训，相关培训考评完全合格后准许其上岗工作，令管理人才可切实顺应信息化档案管理的岗位工作任务。除此之外，在实施档案管理当中，应对于信息化档案管理设备设施展开定期检查与维修等工作，强化网络防护，防止档案被不法人士侵权的现象发生，真正提高档案管理水平与质量。

4 结束语

综上所述，为了在新时代做好档案管理工作既要加强对档案管理工作的重视，又要注重相关管理机制的完善;既要不断提高管理人员的综合素质，又要促进档案管理的信息化发展。

参考文献

[1] 刘澍.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].才智，2018（18）：195-195.

[2] 夏巍.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].科技创新导报，2018，v.15;No.437（05）：224+226.

[3] 韩国晔.新时期如何做好高校档案管理工作[J].科学大众（科学教育），2018，No.1028（06）：161.

[4] 王閣.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].劳动保障世界，2018，000（018）：49.