对加强社区卫生服务中心档案管理工作相关研究

陶敏

摘要：文章论述了加强社区卫生服务中心档案管理工作的意义，并分析这项工作在实践中凸显出的问题，最后提出加强社区卫生服务中心档案管理的有效途径

关键词：社区卫生服务中心;档案管理工作

一、引言

社区卫生服务中心是基层医疗工作的主体，负责为社区群众提供健康医疗服务。因为社区中的人数很多，产生的档案资料也很多，这给中心开展档案管理工作带来新的挑战。尤其是信息技术普及应用的形势下，中心需要落实档案信息化管理模式，以提高管理效率和质量。

二、加强社区卫生服务中心档案管理工作的意义

中心开展档案管理工作，首先是衡量管理工作质量的依据之一，档案是中心重要的资料内容，涵盖很多方面的信息，对其进行管理有十分积极的意义。经过长期的工作实践，中心积累了大量的档案工作经验，促进了中心业务工作的开展，其管理工作也逐渐规范化和标准化，这提高了中心管理工作的水平。其次是可以充分发挥档案的作用，为中心各项业务工作的开展提供服务。中心是基层医疗服务机构，承担着提供基本公共卫生和基本医疗服务的重任，而中心获得的档案中，有明确的中心开展工作取得的医疗诊治、疾病防控、健康教育等的详细信息，属于医疗资源重要数据库之一。这些档案资料是医疗信息共享的重要组成，所以借助档案管理工作的开展，可以对中心的医疗信息有全面的了解，并对医疗服务的提供进行考察，直接为医疗工作提供参考。另外，随着社会的进步以及城市化水平的提升，中心管理工作也取得显著进步，管理模式、管理内容不断革新，这给档案工作开展，促使中心管理工作趋向体制化和系统化有积极意义。

三、社区卫生服务中心档案管理工作存在的问题

（一）工作的规范性不足

中心落实档案管理工作需要遵循较多的法律依据，相关文件对此有明确的规定，对其管理服务有详细的要求。但是在具体实施过程中难免出现问题，导致规范性不足，对于法律依据的执行存在漏洞。比如工作人员对于档案资料的收集不够全面，对此缺乏有效的重视，并不能充分了解到档案的重要作用;缺乏相应的支持和投入，使得相关的资料数据得不到全面的收集和科学的分析，无法形成准确的数据分析结果。同时由于中心对档案工作的重视程度较低，使得各个档案管理环节并不能得到有效的支持，导致档案收集和整理过程较为混乱，严重影响资料的真实安全;同时随着社会的发展，传统的以纸质载体为主的资料呈现形式已经不能适应中心运转的需求，特别是信息技术的引进，使传统的档案管理模式面临严峻的挑战，需要档案部门积极引进先进的思想和技术手段，提升档案管理水平。

（二）信息化水平不足

随着信息技术的高效和广泛应用，大量的数字化数据随之出现，档案部门需要对数字化档案进行全面的收集和处理。同时社区卫生服务中心的业务范围更加细致，建设规模也逐渐扩大，业务工作逐渐规范化，产生的档案资料也逐渐增加，使得以人工收集、整理为主的管理模式已经不能满足中心工作的实际需求，需要进行数字化的转变。但是当前的档案管理工作信息化程度相对较低，相关基础设施和网络建设相对落后，使得档案信息收集不全面、不快速，信息化利用率不高，不能保证档案管理的时效性。同时在实际的管理工作中，仍然存在大量的纸质资料，需要进行有效的管理和维护，提升管理成本，在数字化载体转变过程中缺乏相应的设备和技术支持，不能实现资料数据的数字形式呈现。

（三）档案利用率不高

借助档案管理工作，中心可以结合其中的资料内容对卫生服务事项、工作情况进行总结和分析，监督医疗服务工作进展，评估干预各位职工的履职情况，为上级卫生部门的工作开展提供参考以及监督依据。但在实际意义上说，中心对于档案的利用率并不高，一般只是收集业务工作的资料，对档案资料的利用很少，无法为中心评估和发挥职工的价值等工作提供依據。还有的中心遵循传统模式，单纯记录和总结工作实情，没有进行全面分析，很少进行查阅和利用，所以利用率很低，存在资源浪费现象。

四、加强社区卫生服务中心档案管理的有效途径

（一）规范档案管理机制

中心要充分结合工作开展需求，完善现行的档案管理机制，对各个管理环节进行规范，对档案资料的收集、整理、存储、利用环节制定相应标准，保证档案管理活动能够严格按照政策制度的规范进行高效执行。中心要落实管理责任制，明确权责划分，针对档案管理岗位的工作内容，编制合理的工作程序，并保证各项制度和环节的高效落实。同时要健全监管机制，对档案管理工作中出现的问题进行深入分析，找到现状根源，对管理制度进行针对性的完善。档案管理工作要充分结合中心的管理要求，将之纳入日常工作事项中，对数据资料进行全面收集和科学分析，并对管理环节进行科学规范，保证这项工作的彻底落实，推动档案管理体系的高效建设。同时档案管理部门要考虑中心档案资料的多样化特征，思考新的档案管理模式，提高信息化工作水平。

（二）完善档案资料

中心进行档案管理工作的前提就是有完善的档案资料，所以要做好档案资料的完善工作。社区卫生服务中心要积极借助信息技术和软件的使用，提高档案资料的收集速度和全面性，将中心每天工作的内容都汇总成档案，录入到档案资料库中，进行处理和分析。比如可以借助“八爪鱼”等软件，实现档案资料的自动收集和录入，并定期导出到数据库中。档案人员还要将传统的纸质档案转化为数字档案形式，对于其中价值较高、类型多样的档案，转化为结构化数据库形式，然后进行聚合、分类、分析和处理，检索数据之间的相关性，实现档案信息的高效整合、分析应用和资源共享;保证收集到的档案资料的真实性，提高其利用价值。

（三）进行挖掘分析和利用

中心要注重对档案进行挖掘分析和利用，对档案的巨量原始资料进行分类整理、综合挖掘、深度整合和数据分析，发现其中隐藏的价值内容，找出数据间的潜在联系，解除中心运行期间存在的信息孤岛问题，促进内部干部个人信息的传递和共享，展现档案数据的价值。中心的档案部门可以积极利用先进的档案管理技术，如声像技术、数据库技术、网络技术等建立档案数据库、档案管理系统、档案检索系统，对档案进行处理，形成不同范围、不同层次、不同区域的档案资料，然后经过细化分类、组织、整合等操作，逐渐落实信息化管理，将对档案的管理从面向档案实体管理转变为数字化信息资源管理，这样可以提高对档案的提供效率和利用效率，实现档案信息的增值。

（四）强化人员培训

社区卫生服务中心要注意加强人才培训工作，针对现有的档案管理人员进行专业培训，组织他们参与定期的学习活动，针对档案管理工作的重要性、意义、问题等进行分析，引进最新的档案管理理念、方法等，提升档案管理理论知识水平;还要注意在每次学习和培训之后组织考核工作，定期对档案管理人员进行考察，并将考核结果与绩效、晋升等相挂钩。另外，中心要适当提高人才招聘的门槛，真正招收到档案管理理论知识丰富，技能熟练，并且信息化水平高的人才。

五、结语

社区卫生服务中心要针对当前档案管理工作存在的问题进行分析，制定针对性的措施，提高工作质量与效率，从而有效促进中心业务工作的开展。

参考文献：

[1]徐青青.对加强社区卫生服务中心档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017，（14）：134-135.

[2]谌雅娟.对加强社区卫生服务中心档案管理工作的思考[J].科学与财富，2018，（18）：170.

作者单位：丰都县三合街道社区卫生服务中心