老干部档案管理信息化建设研究

周敏

摘要：随着我国社会不断发展进步，我国也逐渐迈入到老年化社会，老年人所占比例越来愈大，同时对档案管理也面临更为严重的挑战，因此我们要建立科学合理的档案管理系统，把信息化的建设和事业部门联系起来。结合档案管理工作也是一个值得注意的部分。老干部为我们国家的发展作出了较大的贡献，做好老干部档案管理工作是重中之重，信息化技术也为其提供了足够的条件。基于此，本文首先阐述了老干部档案的组成，分析了加强老干部档案管理信息化建设的意义，并提出几点老干部档案管理信息化建设的措施，以此为有关的研究人员提供一定的参考依据。

关键词：老干部;档案管理;信息化建设;对策

一、引言

要想做好针对老干部的服务工作，最值得重视的就是做好相应的档案管理工作，对于老干部档案管理工作来说，传统的管理方式已经难以满足人们对于档案管理工作效率的需求，同时，由于不可避免的因素，档案丢失的情况也同样容易出现，这对老干部服务工作造成了一定的阻碍。除此之外，有一些老干部档案管理人员，在工作中由于过度关注管理工作所花费的时间，从而大大地忽视了老干部档案管理的问题，这也使老干部档案管理进展的步伐受到很大阻碍。因此，随着年代的不断发展，为了改变现状，相关的研究者开始探寻一种具有更高创新的思路，充分认识到老干部档案管理信息化建设的重要性，并采取了相应对策，以此为其发展奠定足够的基础。

二、老干部档案的组成

老干部档案的组成内容主要包括以下四个方面，第一是老干部的个人家庭信息，比方说老干部的身体健康情况、家庭住址以及家庭的联系方式等等，同时还要获取老干部的家人具体情况，这些都能够很好的帮助相关档案管理人员对老干部的情况进行全面的掌握。第二是老干部的学习活动资料，也就是在对老干部的档案信息进行收集的时候，要注重老干部参加的学习活动和会议等等，包括有关的照片和视频等等，这些都属于老干部活动的佐证材料。第三是相关的政策文件，这些文件属于老干部档案信息管理工作开展中不可或缺的重要依据。第四是档案建设资料，相关档案管理人员应该重视档案建设资料的收集整理工作，这些资料能够很好地反映出我国目前老干部管理工作的建设水平。

三、加强老干部档案管理信息化建设的意义

（一）方便信息查询

对于传统的老干部档案管理，它采用了各种方法来让工作人员收集和整理纸版档案，这些档件都存在许多不足，比如字迹模糊、文件内容不完整或者是不准确，等等。这些对老干部档案的管理造成了很大阻碍。在老干部档案管理工作的展开过程中，将信息化技术与其进行有效的融合能够帮助纸质化档案管理向无纸化管理进行转变，如果将老干部的档案信息都转入到计算机系统中进行保存，并放置到数据库之中就能够很好地对他们的档案信息加以有效的保管，也不用担心信息资料丢失的情况发生。使用信息化管理模式能够更加便捷的为工作人员们提供相应的档案信息，同时还能在线阅读和保存，特别是目前存档人员较多时，信息化管理模式能够在很大程度上节约工作人员的时间，减少工作的流程，从而进一步使信息查询更加便捷化，提高老干部档案管理工作的效率。

（二）档案管理规范化

就目前来看，我国的老干部档案管理工作经常会出现管理工作较为混乱的现象，这在很大程度上是由于我国的档案管理制度不明确，值得注意的是，档案管理工作如果没有相应的规章制度，就只能按照过往的经验来进行工作的开展，使得档案管理工作难以正常进行。首先，如果档案管理制度不明确和不严格，则会使得档案的收集、整理工作出现差错，对后期档案的借阅、转出工作也有许多的不利。其次，档案管理的客观标准难以达到或者是档案移交手续不够完整都在一定程度上对档案管理工作的质量产生了不利的作用，使用电子技术能够很好地帮助档案信息的管理的规范化，纸质材料的要求较高，在整理的过程中容易出现管理标准不统一的问题，如果使用电子资料来代替能够很好地避免其他的问题，这主要是由于电子材料的填写较为规范，并且有着明确的字体要求和格式要求，这样能够很好地避免在录入阶段出现的各种问题。除此之外，档案管理的相关工作人员应该积极结合目前技术层面的需求，定期对档案数据库里面的内容进行整理和更新，使得老干部档案管理更加地规范化。

（三）保证信息的安全性

在提高老干部文件管理保密度方面，信息技术不可忽略的作用，该技术可以很好地加密文件，防止内容的泄露。因此，有关档案管理者应积极运用当前的新技术，紧跟时代的步伐，争取以先进管理方法代替传统的管理，充分发挥信息技术的绝对优势。现阶段老干部档案管理工作还存在着投入工作不足的现象，在信息化快速发展的时代，有许多的地区仍然没有将信息技术与档案管理工作进行有效的结合，其档案管理模式依然属于人工管理，但是就算这样也没有配发足够的档案管理人员，缺乏一定的先进性，同时管理的方式过于传统化，这也使得老干部档案管理工作出现越来越多的问题。档案管理人员可以使用信息技术来对老干部的档案信息加以整合和分类，这样能够保证数据的及时呈现，同时也能够保护当事人的隐私，比方说设定查阅时限等等，老干部档案信息技术的使用在一定程度上提高了档案信息的保密性以及使用价值。相关的档案管理人员可以使用信息化管理手段来对档案的信息进行保密设置，以此实现安全化的信息管理，这样一来，老干部的档案资料内容也不会出现泄露的情况，更不用说被人为的修改。

四、老干部档案管理信息化建设的措施

（一）构建老干部医疗档案信息平台

由于老干部的年龄较大，身体素质也不如年轻人，因此对老干部的身体健康加以关注是十分重要的，在进行干部档案管理信息化建设的过程中应该构建老干部医疗档案信息平台。我国目前的老干部医疗就诊往往是集中管理的， 他们需要去指定医院就诊，但是实际上这些指定医院并没有较为完整的资料，因此为了对老干部的医疗信息加以完善，构建出一个相应的医疗档案信息平台是十分关键的。有关的工作人员在对老干部的医疗档案信息加以采集的时候，就应该做好相应的登记工作，这些内容包括老干部的体检信息、病史信息以及就诊信息等等。值得注意的是，为了对老干部的身體状况有一个全面的了解，相关的档案管理人员还应该对他们的生活饮食习惯加以了解，并做好相应的登记工作，保证信息的真实性和有效性，这样才能够更好的保障他们的权益。比方说，在收集档案资料的过程中，工作人员就应该对当事人的身体情况以及医院提供的信息进行结合，做好相应的身体健康档案。

（二）构建老干部业绩信息平台

加强老干部档案管理的信息化建设在很大程度上能够提高档案管理的工作效率和管理质量，所以相关的档案管理部门应该做好信息化建设工作，最重要的就是构建老干部业绩信息平台，对于已经退休的老干部来说，虽然他们已经不在岗位工作，但是几十年的工作经验和知识都是一笔珍贵的财富，因此应该对其进行有效的应用。要想充分发挥老干部的作用，就应该做好老干部业绩信息平台的建设，将老干部曾经做出的工作成绩做好记录，这样也能够充分展现老干部的特长，为未来相关工作的开展提供必要的参考依据。首先，我们应该加强相应的专家平台建设以及对工作人员的技术指导，其次，还应该加强参政议政平台的建设，让已经退休的老干部积极参与相关的工作会议，同时采取他们所提出的相关工作建议，这样才能够有效提高工作的质量，同时还可以成立相应的老干部小组。

（三）提高档案信息平台协同管理

在过去，传统的老干部档案管理的手段较为落后，往往需要管理人员花费较长的时间才能够完成工作，这样一来其工作效率显得较为低下，因此，相关管理人员应该积极结合当前先进的信息技术，真正将其落实到老干部档案管理的工作之中，值得注意的是，相关的老干部档案管理人员也应该做到与时俱进，充分利用计算机技术来完成老干部档案的收集整理和分类的工作，这也能够在很大程度上节约老干部档案管理的工作时间。在提高档案信息平台协同管理的过程中，应该注意多个部门的共同作用，包括卫生部门以及财政部门等等。老干部档案管理工作具有较强的政策性，且跨度较大，同一个单位不同部门在执行工作的过程中，很可能由于交流出现偏差而使得执行力下降，间接影响了老干部档案管理工作的服务水平。因此，在进行了干部档案管理信息化建设的过程中，应该对他们的档案信息加以分类化管理，而构建出相应的数据库来让各个部门之间共享信息，以此提高档案管理的工作效率。提高档案信息平台协同管理是重中之重，它也能够帮助各个部门在共享平台上收获到有效的信息，从而节约时间成本。

（四）加强档案信息平台的服务理念

在当前的形势下，老干部档案管理的信息化建设值得人们重视，相关的老干部档案管理人员应该转变传统的档案管理理念，争取将档案管理工作做到最好，注重具有创新思路的档案管理方法，只有这样才能不断的促使自我进步，将全新的创新理念与档案管理工作进行有效的融合。值得注意的是，管理者也应该相互学习，不断提高水平，在上级领导的鼓励下，管理者还可以主动学习自我专业，把新的管理方式带到工作中，积极与同事合作。老干部管理工作有着服务性，因此在进行信息化建设的过程中，应该提高大家的服务理念，老干部档案管理工作虽然较为平淡，但意义重大，做好相应的档案管理工作能够体现出对老干部的重视，所以相关的档案管理人员应该提高自身的服务意识，建立相应的服务机制，帮助了干部档案管理信息化建设的顺利开展。就目前来看，要想对老干部档案管理工作加以信息化建设，同时也应该关注其档案管理人员的水平，老干部档案管理人员也应该积极使用信息技术来完成档案管理工作，也可以使用在线服务系统向其他的部门发送有关的档案信息，这在一定程度上提高了档案管理的工作效率。除此之外，老干部档案管理人员也可以利用在线服务系统对档案信息进行有效的整理和归纳，并且能够检索和查找有关的档案，对资料以及文件加以分析等等。因此，新时期事业单位档案管理需要对服务方式进行创新。

（五）完善档案管理安全标准

在早期，老干部档案管理过程中往往缺乏相应的规章制度和监管机制，这使管理者很难在最短时间内对档案进行归纳、整理，许多文件的放置都较为杂乱，在需要的时候很难做到快速查找，这在一定程度上影响着文件的查找效率，而且对文件的管理效果和文件的管理影响也会有一定的不良影响。因此，我们要落实档案管理体系，主要包括以下几方面：首先，在进行老干部档案管理工作之前，相關的档案管理人员应该根据相应的工作量制定独立的工作计划，同时在整理档案的过程中，对于表现十分出色的工作人员应该给予一定的鼓励，这样才能够真正调动老干部档案管理人员的工作积极性。其次，工作人员在进行管理时也应该按照相应的管理流程来进行工作，对于违反规定的人员应该按照有关的依据对其处以相应的处罚，这样才能够刚刚做好老干部档案管理工作。

五、结语

综上所述，好干部档案管理工作是基础，优势的老干部的管理工作能够为其他工作提供有效的信息支撑，在一定程度上体现了我们国家对于老干部的人文关怀，老干部档案管理工作较为复杂，就目前来看，随着时代的发展，某些传统的档案管理经验已经无法满足人们的需求，在新时期下，传统的档案管理手段逐渐被人们抛弃，老干部档案管理信息化建设急需进行。基于此，本文首先阐述了老干部档案的组成，从方便信息查询、档案管理规范化以及保证信息的安全性三个方面分析了加强老干部档案管理信息化建设的意义，并提出几点老干部档案管理信息化建设的措施，包括构建老干部医疗档案信息平台、构建老干部业绩信息平台、提高档案信息平台协同管理、加强档案信息平台的服务理念以及完善档案管理安全标准。

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