中学档案管理的安全保障措施研究

何再群

摘要：档案是归纳组织信息资料的重要载体，关系着一个组织与组织成员所有人的隐私安全等相关信息。这几年，我国高度重视档案管理，怎样提升档案管理的安全性与科学性已经成为社会重点研究的热门话题。其中，中学档案管理日渐完善，在促进学校教育教学方面发挥着不可或缺的功能作用。中学档案涉及到各个年级教师的具体情况以及学校一些机密性文件等，牵动着中学的发展，所以本文针对中学档案管理的安全保障措施进行展开讨论。

关键词：中学档案;安全保障;管理措施;研究

现阶段，档案管理已经开始实行信息化模式，因此如何加强学校档案管理，使其可以发挥服务大众的功能，并且促进学校的长远发展，是学校必须应对的挑战。中学校园档案管理应该对档案资料进行整理、归档、成卷以及运用，保证相关资料的利用价值，为日后开展相关工作提供数据支持等。因此，在档案管理时应该制定安全措施，防止档案出现遗漏、盗取、或者篡改等现象，确保档案的完整性。

一、分析中学档案管理中出现的安全问题

中学档案管理中，囊括了学校建校时以来的各种重要资料，可以为日后开展工作提供可靠的证明与凭证。在档案安全管理中出现的主要问题分为几种情况：第一，避免档案出现损坏、丢失、缺漏等问题。尤其是建校时的传统纸质资料，应该做好防霉变、防虫、防火、防潮等安全工作。第二，要避免信息泄露，避免信息被不法分子随意盗取。第三，信息化网络高度发达，由于网络平台、新媒体等方式拓展互联网服务范围，避免一些不法分子利用舆论对社会造成负面舆论影响。处于新媒体背景下，档案管理问题多种多样，信息传播更加便捷，如果学校监管不力，要谨防一些非法分子利用网络传播谣言的现象发生，甚至对学校造成恶劣的负面影响或者舆论压力，阻碍学校正常管理档案。

二、探究中学档案安全管理的有效策略

（一）提升档案管理人员的综合素养，保证管理专业水平

对档案管理人员应该加强培训，保证管理人员在职业道德、技术能力、协调能力、法律常识的方面都在专业水平以上。学校可以采取线上线下结合的方式，提升管理人员的专业能力，结合按照管理人员的具体情况，采取岗前与在岗培训相结合的方式，并针对员工的具体情况进行针对性培训。在大多数学校中，一些管理人员通常由本校教师专兼职，因此对于这些教师更要注重专业知识的培训，要掌握信息化管理手段，并控制好档案管理中的相关安全事宜。学校要针对管理人员进行定期考核，提升管理的整体专业性。

（二）完善档案管理制度，规范管理行为

对于中学档案管理人员，应该明确管理内容与职责保证，设置专人专岗，完善责任岗位制度，提升档案管理人员的责任意识，避免档案管理人员受利益蛊惑做出违法行动。要明确档案负责人，提升领导的重视，保证相关细节工作的完善性。同时，要明确招聘制度、监督制度、培训制度等相关档案管理制度，对档案管理工作量做好细化说明，保证执行效力，要避免出现九龙治水、分头管理等现象，绝不允许档案管理人员马虎操作。如果一些管理人员出现怀孕、离职等特殊情况，要提前报备，保证岗位的正常、稳定运行。

（三）增强档案安全保障体系建设，保护信息安全

信息化背景下，档案管理信息化成为一种新兴模式，因此应该对学校的原始版本档案进行备份保存。例如一些建校时的纸质档案应该采取数字化管理模式，通过影像技术进行留存，便于日后的查询，一份资料应该做出至少两份备份。同时，建立起系统安全管理体系，要合理设计学校内部档案管理工作，与外网联通时应该注意安全性，保证信息的防护。对于原始纸质资料应该建立起专门的档案柜，做好防火措施，防盗措施，防潮措施等，加强安全管护。档案管理室应该派专人负责，避免陌生人随意进出，对于档案的调用和借取应该做出明确的记录，借阅人员要遵守借阅规则，一旦发现问题可以及时追责。值得一提的是，一些学校的机密文件绝对不可外借。档案室应该安置监控装备，做到24小时无死角监控，一旦出现异常，可以查询相关影像资料，确保为后续调查提供相关证据。

结束语：

中学档案中蕴藏着丰富的信息资源，与教师、学生各方利益直接挂钩，因此保证档案管理的安全运行是维护师生利益的重要基礎。步入信息化时代，档案已经与信息化技术相接轨，所以要加强数字化管理，避免由于网络技术等相关因素造成安全隐患的问题。同时，要建立起安全防范体系，保护档案整体信息安全，避免出现信息泄露、丢失等不良现象，促进档案管理的长远发展。

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