档案信息化建设与档案管理的几点思考

袁菲

摘要：随着我国经济实力的增强，行业得到了较为快速的发展，原本的档案管理工作已经无法满足现代化发展的需要，为此必须要对其予以改善，使档案管理发挥作用，为其进一步发展提供支持。本篇文章分析了档案信息化建设过程中存在的问题，并提出了解决措施，希望能够为相关工作的顺利开展提供支持。

关键词：档案;信息化建设;档案管理;思考

对于档案进行信息化建设是时代发展的必然趋势，能够较为有效的解决传统档案管理过程中存在的问题，为此必须要对其予以重视。对于档案信息化建设与档案管理进行分析，提升档案信息化建设水平，使档案管理工作更加高效的开展。

一、档案信息化建设过程中存在的问题

（一）没有认识到档案管理工作的重要性

从当前的情况来进行分析，大部分档案管理工作人员并没有对于档案形成正确的认识，不了解其中出现的问题，也就意识不到信息化建设对于档案管理工作的重要性，这在一定程度上阻碍了档案信息化建设的顺利开展。

（二）档案管理工作人员的水平比较低

传统的档案管理工作对于档案管理工作人员并没有过高的标准，大部分档案管理人员并不会使用计算机，即使有部分工作人员能够对于计算机进行应用，但是也并不熟练，缺乏和信息化相关的知识[1]。在对于档案进行信息化建设时，无法借助于信息技术将纸质档案在电脑中进行存储，仍然运用较为落后的方式开展档案管理工作，这就导致档案管理效率得不到提升，不利于档案管理工作的顺利开展。

（三）没有规范的体系

部分档案管理部门在进行档案信息化建设的过程中虽然运用了现代化技术，但是这只是对于其它信息化档案管理部门的借鉴，并没有考虑到自己的现实需要，这就导致档案信息化建设和实际需求并不相符，没有相关的规章制度作为支持，这严重阻碍了有关工作的有序开展。

（四）档案信息化管理程度比较低

从目前的情况来进行分析，大部分档案管理部门进行档案管理的信息化程度比较低，甚至部分档案管理部门仍然将纸质档案作为档案的唯一存储形式，并没有充分的发挥出档案信息化管理系统的作用。这主要是由于档案管理工作人员的信息化水平比较低，进行查阅档案需要花费大量的时间，并且结果并不准确，进行审阅的流程较为复杂，这就导致档案管理工作的效率得不到提升，不利于档案管理的信息化建设。

（五）没有完善的设施设备作为支持

从当前的情况来进行分析，档案管理部门在进行档案管理工作时，较为常见的问题是基础设施设备并不完善，这严重阻碍了工作的顺利进行。软件和硬件是档案信息化建设和管理的立足点，只有在先进软件设施和充足硬件设施的支持下，档案信息化建设与档案管理工作才能够高效开展。但是，从现实情况来进行分析，由于档案管理部门并没有认识到档案信息化建设与管理的重要性，硬件设施数量较少，软件也没有及时的进行更新，这并不利于档案信息化建设工作的顺利进行，严重阻碍了档案管理工作的现代化发展[2]。

二、开展档案信息化建设与档案管理的措施

（一）完善相關的基础设施

科技水平的提升，为社会的发展提供支持。档案信息化建设与档案管理工作的创新，能够使相关工作更加高效的完成。为此，这需要有关部门对于基础设施设备进行完善，加强建设水平，只有基础设施健全，才能够使档案信息化管理水平得到提升。在这个过程中，要研发专门的系统来对于档案进行管理，并注重后期的维护工作。有关部门在进行档案信息化管理这一工作时，要花费资金对于先进的软件和硬件进行购买，更换已经落后的设施设备，使其能够满足现代化发展的需要，使档案管理真正的发挥作用。除此之外，有关部门还应该建立档案数据库来保障档案的安全，使档案信息库更加现代化，有足够的资金作为支持。

（二）正确认识档案管理工作的重要性

想要使档案信息化建设和档案管理工作顺利开展，为相关工作的开展提供支持，有关部门就必须要对于档案信息化建设与档案管理工作形成正确的认识，做好档案管理工作，使其更加有序的进行。除此之外，有关部门还应该完善对于档案系统，使工作能够更加规范的开展。

（三）建立完善的档案管理系统

在对于档案进行信息化建设时，需要有信息技术的支持。为此，有关部门要合理的对于信息技术进行使用，对于档案建设和管理工作作出创新，结合现实情况，制定完善、精细化的档案管理制度，明确档案的性质和进行存储的时间以及相关资料等[3]。有关部门可以自主的研发档案管理系统，也可以和技术部门进行合作，购买这一系统，提升档案管理部门信息化管理水平。对于档案资料的存储和整合，要明确进行工作的流程，让档案管理工作人员认识到自身的职责，明确档案管理部门对于档案的需要，改变原本的档案管理模式，使档案资源充分的发挥价值，这不但能够提升档案管理工作的效率，还能够降低档案管理的失误。

（四）提升档案信息管理的安全性

随着互联网技术的发展，信息资源的安全越发重要。在这一情况下，档案管理部门在进行信息化建设和档案管理的过程中，要采取措施提升档案信息的安全性。可以从以下几点进行工作：第一，对于档案信息进行加密处理，在输入密码正确时才能够查阅信息，这能够较为有效的维护信息的安全，降低非法入侵的概率。第二，设置访问权限。这通常是对于浏览用户的分级处理，能够在开放的环境下，确保档案信息处在安全状态下。第三，要运用防火墙来抵御病毒，使管理更加高效。第四，可以备份档案信息，避免信息丢失或者是过于片面性。

（五）对于管理方式进行创新

档案管理工作人员的水平能够在一定程度上决定档案信息化建设和管理最终的结果，为此，要对于档案管理工作人员进行培训，提升其水平。第一，要对于档案管理观念进行创新，转变原本的管理方式，了解最新的管理知识，使档案管理工作人员有足够的能力开展现代化管理。第二，档案管理工作不仅要求档案管理工作人员具有较强的服务能力，还对其专业水平有着较高的要求，在这一情况下，档案管理工作人员要不断的进行学习，了解最新的档案管理技能，确保自己能够运用现代化技术来开展档案管理工作，为档案信息化建设工作的顺利开展提供支持[4]。

三、总结

根据上文来进行分析，档案信息化建设与档案管理有着非常重要的作用，这需要档案管理工作人员认识到这一工作的作用，分析在工作过程中出现的问题，使其更加适应现代化发展的需要，对于档案管理观念进行创新，使档案信息化建设和管理更加高效的开展，确保档案真正的发挥作用。

参考文献：

[1]崔立红，罗钦引，杨淑梅. 关于数字档案馆建设的几点思考[J]. 机电兵船档案，2020（04）

[2]陈水湖，张小静. 档案管理视角下的企业电子化成文信息管理策略探究[J]. 机电兵船档案，2020（04）

[3]程丽丽，程鹏，庄宁. 浅谈新《条例》背景下的高校干部人事档案信息化建设[J]. 兰台内外，2020（25）

[4]杨实尧. 电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J]. 科技与创新，2020（16）