浅析高校档案信息化建设与档案管理的几点思考研究

孙振纹

摘要：众所周知，在信息技术迅猛发展的大背景下，现在高校档案管理工作已经呈现出显著的信息化建设趋势。档案信息化建设作为最具代表性的现代化档案管理形式在提高高校档案管理工作效率方面发挥着至关重要的作用。本文将就高校档案信息化建设与档案管理的相关内容进行深入的分析和探究。

关键词：高校;档案管理;信息化建设;问题与对策

引言

何为档案，其指的是对以往发生过的历史事件以及相关资料进行记录和保留。在高校档案管理工作当中，如何提高档案管理效率是高校多年来一直高度关注的内容之一。在传统档案管理理念的引导与传统档案管理方式的应用过程中，高校的档案管理工作存在着诸多问题和弊端，诸如档案资料缺失、档案资料归档与整理不准确、档案损毁等等，这些问题都在不同程度上影响着档案管理的整体效果。近些年，伴随着档案信息化建设理念与技术的不断渗透与实施，有了信息化技术的助力，高校檔案信息资源的归档整理水平以及实际利用效率都得到了很大提升，但这并不意味着高校档案信息化建设工作就是完美的，其在具体实践过程中还是出现了一些问题，亟待得到有效解决与完善。以下是笔者结合自己多年相关工作经验，就此议题提出自己的几点看法和建议。

一、高校档案信息化建设的特点分析

1、时效性

高校档案管理工作极具复杂性，工作难度也比较强。其不仅仅要管理好内容十分繁杂的档案信息，与此同时还需要满足档案信息的时效性。档案信息化建设的时效性具体体现在：档案信息化建设的时效性不仅仅是需要对档案信息的实时更新和收集，还需要对档案的时间观念进行有效掌控。档案所记录的信息和内容并不是一成不变的，其会随着时间的推移或者各种主客观因素的影响而发生变化，这就需要高校档案管理工作人员随时根据档案内容的变化来进行更改和完善。如果按照之前传统的档案管理模式，档案信息的实效性很难得到满足，但随着档案信息化建设的不断落实，档案信息的实效性增强了很多。

2、革新性

信息化档案管理形式的出现彻底改变了传统落后的纸质档案管理方式，也成功弥补了之前传统档案管理方式的缺失和不足。因此，档案信息化建设拥有着非常显著的革新性特征。关于这一点，笔者将其总结为以下几个方面：首先，信息化档案管理极大地简化了档案管理的流程，从档案信息的收集、整理、归档再到利用，都借助先进的信息化管理方式减少了很多不必要的麻烦，也避免了很多不必要的错误。其次，信息化档案管理实现了档案信息的自动化处理，信息化技术可以自行对档案信息中的内容进行真假分辨，也可以根据内容类型来自行完成分类，这不仅仅省去了人工成本，而且也大大提高了档案信息内容的可靠性。

二、当前高校档案管理工作中存在的问题

1、欠缺档案信息化专业技术人才

高校档案信息化建设目的的实现需要建立在对信息化专业技术的高效应用基础之上，而要想实现对信息化专业技术的有效利用，则需要以档案信息化技术人才作为依托。因此，档案信息化技术人才是确保高校档案信息化建设目标得以全面实现的核心因素。但是，根据笔者的调查和了解，发现当前有很多高校在档案信息化专业技术人才岗位上是有所缺失的，负责档案信息管理工作的基本上都是年龄偏长、信息技术水平有限的人员，即使有很多先进的信息技术设备被引入到档案管理工作当中来，也因为这些人员能力的欠缺而使得诸多先进设备沦为了摆设，甚至被束之高阁。

2、高校对档案管理工作的重视力度不到位

在笔者调查和研究的过程中发现，目前我国很多高校都并不重视档案管理工作，档案管理部门在学校整体部门构架和组成体系当中也占据着比较边角的位置。关于高校对档案管理工作重视力度不到位，其具体体现在以下几个方面：第一，高校档案管理部门至今依然使用着陈旧的档案管理设备，有很多档案因为设备的落后性出现了缺失或者损坏。第二，高校负责档案管理工作的人员整体能力普遍较低，招聘档案管理人员的门槛也比较低。第三，档案管理人员在高校教职工群体中地位比较靠后，一些高校对于档案管理人员的工作表现以及晋升渠道也有所忽视，导致档案管理人员越来越难以在学校找到归属感和存在感，进而影响到工作状态和工作质量。

3、缺乏完善的档案管理制度和规范的管理手段

笔者了解到，时至今日依然有很多高校没有建立起一套成熟完善的档案管理制度，日常档案管理工作秩序也是比较混乱的。虽然这些高校也在紧跟时代发展潮流积极引进先进的档案管理设备和管理技术，但是因为在源头上欠缺完善档案管理制度，导致档案管理工作实际落地效果很不理想。除此之外，一些高校在管理手段方面也欠缺规范性，很多管理手段都未能形成定式，只是根据管理工作需求随时调整和使用，这在一定程度上影响到了档案管理工作的整体质量。

三、高校档案信息化建设与优化档案管理工作策略

1、高校要加强对档案管理人员的培养力度

在档案管理工作当中，最核心的人物便是档案管理人员。高校必须要结合自身的实际情况来进一步加强对档案管理人员的培养力度，全面提升档案管理人员的技术水平与专业能力。笔者建议高校可以从以下几个方面来着手：首先，高校可以借助校企合作的渠道，将校内档案管理人员安排到合作企业或者单位去学习和交流，借助合作企业的力量，提升档案管理人员的档案管理技能，向企业学习先进的档案管理方式，积攒更多的实践管理经验。其次，高校要多创造机会组织开展与档案管理工作相关的培训活动，比如，组织档案管理人员定期开展档案管理工作经验交流会和分享会，将档案管理人员集合在一起来分享自己在近段时间内遇到的问题或者积攒了哪些好的经验，大家一起交流和分享，让档案管理人员可以有机会学习到更好的档案管理方式，吸收到更多档案管理的经验。然后，高校可以寻找机会举办与档案管理工作相关的业务技能比赛，并设置各个奖项的奖品，通过比赛的方式来激发档案管理人员参与工作的积极性，在比赛中提升自己的业务能力。最后，设定明确的奖惩制度，以促使档案管理人员树立起危机意识和忧患意识，让他们感受到自己所从事的岗位是有更高晋升空间和更强竞争压力的。此外，高校还需要明确清楚档案管理人员的岗位晋升渠道，让档案管理人员有更清楚和明确的奋斗目标。

2、構建智能化档案管理平台

构建智能化档案管理平台是新时期档案管理智能化向前发展的重要渠道，高校应紧跟这一趋势全力构建起智能化档案管理平台。智能化档案管理平台主要是围绕档案信息基础建立起生成、存储、传输和应用四个环节，借助大数据处理技术来搭建起一个相对完善的智能化档案平台：首先，生产和采集档案信息，主要包括主管部门档案录入、个人自主信息填报以及实时数据自动更新三项内容。其次，借助大数据技术清洗和筛选档案数据，针对其中的异构数据进行修改，形成统一的数据表达。然后，根据海量的信息数据资源建立起档案信息大数据资源存储库。最后，构建档案信息共享网络平台，彻底打破档案管理工作的时空局限，实现档案信息的共享与利用。

3、积极引进档案信息化专业人才

高校档案信息化建设最需要的便是信息化专业人才的支持，因此，笔者建议高校应该尽全力去吸收和引进更多档案信息化方面的专业人才，以此来提升学校档案管理人员的整体实力。关于这一点，高校可以坚持内外同步原则：对内，针对已在岗的档案管理人员，从组织内部入手，建立内部激励机制，树立工作责任感，掌握现代化档案工作技能，从而全面提升档案信息化建设水平。对外，进一步完善人才招聘制度的内容，提高档案管理人员的招聘门槛，与此同时，加大对档案信息化建设资金的投入，建立相应的鼓励引导高素质专业人才从事现代化档案信息化建设工作的政策规章，提高薪资待遇、社会地位及认可度，吸引人才。

结束语：

综上所述，一所高校从成立成长到发展壮大经历的所有足迹都为档案资料所记载，对于高校而言，档案资料不仅仅是对历史事件和相关内容的客观记录，更是一笔不可或缺的宝贵财富。高校必须要高度重视起档案管理工作，充分借助当前先进的信息化技术来进行档案信息化的建设与改革，全面提升自身的档案管理水平，确保档案内容的准确性。

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