基于信息技术的机关事务档案自动化管理探究

王斌

摘要：目前，随着互联网科技为主体的信息技术发展迅速，人们对于信息技术的应用愈加广泛。不仅可投入应用到生产领域，技术研究领域，还可以运用到档案管理领域等。同时，现代机关事务服务单位也在广泛运用信息技术提升档案自动化管理水平，促使机关事务的档案管理效率越来越高。基于此，本文针对信息技术在机关事务档案管理中的应用策略进行了相关探索与研究，从自动化管理档案信息资源、自动化储存档案资源信息、自动化提高档案存储安全性等方面，而为当前档案管理方法创新奠定坚实的理论基础。

关键词：档案管理;机关事务;信息技术;自动化;策略

在当前信息技术发展快速的社会中，机关事务档案的资源得到了极大丰富。机关事务档案管理人员在整理档案过程当中，对档案资源的选择也同时在不断扩增。其中，机关事务档案的内容愈加丰富，这与机关事务管理与服务的范围、对象信息内容的增加有着密切关联。基于新时代信息发展背景，信息技术为机关事务档案管理提供了较为丰富的资源和有效的重获新手段。对此，机关事务单位应该充分认识到信息技术对机关事务档案自动化管理的作用与意义，积极引进现代化信息技术，细化每个管理环节，简化管理工作流程，从而提高档案管理质量。

1.应用信息技术背景下的资源管理系统，自动化管理档案信息资源

目前，在新时代信息技术快速发展背景下，机关事务单位要优化档案管理制度，建立档案资源服务体系，将机关事务档案管理功能进行重新分配。例如，在构建机关事务服务管理体系过程当中，应围绕机关事务单位在新发展时期下所形成的需求进行模式构建，并且依靠网络数字化的需求对档案管理模式进行快速转变，并且应用网络信息技术来构建资源服务体制，如对外开放性较强的数据信息资源库、移动数据网络客户端等[1]。

机关事务单位在构建档案管理模式时，可通过信息技术建立资源导航系统，帮助单位员工快速找到档案信息内容，也便于单位员工获取有效地档案信息。例如，机关事务单位档案信息管理部门根据档案信息的来源进行分类整理，之后再按照一定的规律或者特点进行相关分类，并且对资源信息进行相关筛选。另外，在信息技术发展背景下，机关事务单位档案管理部门要注重对档案信息的完整保存和有效应用，加强档案信息的资源整合，从而为单位员工提供一个优质性导航服务。

对于机关事务单位档案管理人员，应该以档案资源为核心来构建档案管理模式，协同其它相关信息服务部门以及政府管理部门等，为档案数据的保存提供有效保障。例如，机关事务单位管理部门依据互联网络保存技术，对机关事务单位不同层面的资源数据进行保存，并且在计算机网络中以分类保存的形式，进一步对机关事务单位档案信息进行分类保存，便于使用人员在查找档案信息时通过类别筛选进行有效筛查[2]。总而言之，机关事务单位管理部门应用信息技术下的资源管理系统，可实现对档案信息资源的有效管理。

2.应用信息技术背景下的数据采集技术，自动化储存档案资源信息

目前，机关事务单位已经在档案管理中应用了信息技术，对单位档案进行数据库建设，机关事务单位档案管理以开放模式为服务中心，逐渐在教育领域不断兴起。其中，机关事务单位档案管理部门作为档案资源管理体系的重要组成内容，为单位每个组织管理部门提供与档案信息查询相关的服务，注重对档案数据库的资源建设，并以相关的资源储存数据为使用人员提供了优质性的资源档案服务。另外，机关事务单位在应用信息技术的同时，并整合了大部分档案管理资源，建设了档案数据库，并从不同发展层面为单位员工提供了长期保存档案数据的功能服务。其中，机关事务单位档案数据库包含内容为：科学技术文献、单位各大会议报告信息、管理文件、车辆信息档案、车辆调度资料、办公场地分配资料等。

在信息技术迅速发展背景下，机关事务管理与服务单位借助信息技术对档案资源信息进行储存，并且在单位每个部门领域层面根据大量的档案进行资源管理服务，注重每个层面相对分散的档案资源信息进行有效采集、加工以及储存，并且从海量的档案数据资源中提取价值相对较高的档案信息，之后通过数据优化，使得档案储存更加具有功能价值。近年来，我所在的机关事务服务中心就采用了数据采集技术，并且能够对单位分散的档案资源信息进行有效性采集，应用分布式数据库技术进行数据储存，建设大量的资源管理体系，为单位使用人员提供专业科学地数据依据，构建了CENC资源共享网络，和单位档案管理使用人员分享档案信息资源，从中获取有效性的资源数据[3]。此外，机关事务单位档案管理人员依据信息技术，实现了数据结构的合理化，建立了数字化条件的档案资源信息储存的便利性模式。

总而言之，当前机关事务单位档案管理部门多借助信息技术下的数据采集技术，对档案信息资源进行有效筛选，从而进一步储存档案资源信息。

3.应用信息技术背景下的处理系统，自动化提高档案存储安全性

随着机关事务管理的业务增加，机关事务服务单位就不得不摆脱传统档案管理措施的束缚，开始引入信息技术，对单位档案实施自动化信息技术管理。当前，大部分机关事务单位对档案管理工作观念有着深刻认识，逐渐形成以信息化建设为主的良好档案管理氛围，不断顺应时代发展特征，借助信息技术强化档案管理工作，从而提高单位档案存储安全性。

对此，机关事务单位档案管理人员可应用信息技术下的档案管理系统，对单位档案资源进行安全有效管理。首先将大量信息资源录入到电子计算机系统当中，然后通过电子信息技术系统当中的信息处理软件，对单位档案资源进行分析、整合处理、归档以及存储管理等。其中，档案管理人员在运用信息技术软件时，要将档案资源接收情况进行分析，并且通过技术搜索与扫描，对档案信息资源进行合理接收以及规范性处理，即不要忽略每条档案信息资源，要确保信息资源的完整性[4]。

另外，机关事务单位档案管理部门要加强技术处理，进一步保护档案资源。例如，机关事务单位档案管理工作者可以利用信息技术的处理功能，对单位档案资源目标信息进行重组，同时要发挥计算机技术功能，对档案资源信息文件技术进行归档与加密处理，减少不必要的安全风险，从而提高案信息的安全性。机关事务单位档案管理部门在记录档案资源信息时，需通过信息技术下的处理系统在短时间内获取档案资源信息后，处理档案资源信息，并且在存储操作过程当中要设置信息验证方式，防止单位档案信息资源被非法人员篡改。

此外，机关事务单位档案管理部门借助信息技术，对档案信息资源自动生成文本档案时，需要完成档案归档以及存储环节。对此，机关事务单位档案管理部门为了防止单位档案信息丢失，可以电子文档的形式对档案进行保存，这有利于信息资源的安全存储。同时，为了能够进一步确保机关事务单位档案信息的真实性，单位档案管理部门还要加强制度约束，提高档案管理工作的规范性，并且约束档案管理人员的工作行为，确保档案信息资源能够得到安全保护，以提高档案存储安全性[5]。

4.结论

综上所述，在当前机关事务服务档案管理过程当中，档案管理工作者应该借助现代信息技术，实施信息资源管理，提高档案管理质量，加快信息化档案管理步伐，实现自动化档案管理。应用信息技术下的資源管理系统，实现自动化管理档案信息资源;应用信息技术下的数据采集技术，自动化储存档案资源信息;应用信息技术下的处理系统，自动化提高档案存储安全性。总而言之，机关事务单位应该不结合单位实际发展情况，借助现代化信息技术，对单位档案资源进行有效管理。

参考文献：

[1]赵亮.浅谈新形势下提升机关事务管理档案价值的思考[J].魅力中国，2019，02（7）：105-107.

[2]李佳璇，李易念，孟星宇.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].数字化用户，2019，25（017）：79-81.

[3]韩呈镇.优化机关事务档案管理模式研究[J].办公室业务，2018，295（14）：82-84.

[4]唐敏.基于云服务和大数据的政府机关档案计算机管理系统的设计[J].环球市场，2018，000（025）：358-359.

[5]韩丽华.基于信息技术支持的数字化档案管理工作[J].科技经济导刊，2018，26（27）：31-32.