新形势下学籍管理工作模式改革研究

张晓云

摘 要：学籍管理是高校教学教务管理的重要组成部分，是强化学生管理、保障学校有序开展教学和提高教育教学质量的重要途径。笔者所属的闽南科技学院已成功由独立学院转变为民办应用型本科高校，需要主动适应新形势下人才培养模式的转变，学籍管理工作的模式改革势在必行。文章由学籍管理工作模式改革的必要性入手，以闽南科技学院为例深入剖析了当前高校学籍管理工作中所面临的困境，给出了相应的解决思路。

关键词：新形势;学籍管理;工作模式;改革

中图分类号：G717.3 文献标识码：A 文章编号：2095-9052（2020）08-00-02

在当前普通高等院校中，学生通过注册取得学籍后，享有在校学习的资格，完成学业并达到学校毕业要求的，可获得毕业证书，符合学士学位授予条件的，可取得相应的学位证书。学籍管理工作贯穿始终，且尤为重要。学籍管理范围较为广泛，其内容也涉及多个方面及若干其他部门。具体而言，主要包含学生的入学与注册、成绩管理、学籍异动、毕业资格审核、学位资格审核和学籍档案管理等，是学校教育教学管理的重要组成部分。

一、学籍管理工作模式改革的必要性

《普通高等学校学生管理规定》（教育部41号令）已于2016年12月16日经教育部2016年第49次部长办公会议修订通过，自2017年9月1日起施行。在这个大前提下，学校的学籍管理制度要进行全面的修订，学籍管理工作模式也应随之做出相应的改革创新。闽南科技学院转设成功后，由原来的独立学院转变为民办应用型本科高校，在过渡期间，学籍管理工作面临诸多困境，在严格执行《普通高等学校学生管理规定》的前提下，为了适应转型后的教育教学，寻找适合的学籍管理工作模式势在必行。

二、学籍管理工作模式改革面临的困境

（一）学籍管理队伍的现状与困境

闽南科技学院学籍管理工作目前是一级管理，学籍管理归属于教务处。一方面，全校学籍管理工作尚没有一支健全完整的学籍管理队伍，仅由一位教务人员统筹负责，主要承担学生学籍注册、学生证注册、学籍异动办理、学生考勤管理、学历学位管理等工作。学籍管理工作面向的是全校学生，诸如学籍注册、考勤管理、毕业学位审核和学历学位注册等，工作量大且容易出错。另一方面，二级学院没有主要负责学籍管理事务的工作人员，学生办理学籍异动的签字审核意见等过程性文件，均没有存档汇总，二级学院对本学院的学生学籍异动整体情况均不了解。学籍管理队伍的不健全极大地制约了学籍管理工作的有序开展进程。

（二）学籍管理系统的困境

学籍管理系统系统框架陈旧，拓展性不佳，个别模块弊端频现。如：毕业审核模块中条件设置不适用，有些需要通过人工审核来完成。因教学计划改变，学生改修其他课程，需要提交申请，成绩合格后还得申请课程替换，造成了学生的重复申请，教学资源的浪费。此外，学生学籍异动的办理和转专业申请，无法在学籍管理软件上实现网上申请等。学籍管理系统功能模块的滞后，大大降低了学籍管理的工作效率。

（三）学生学籍异动的困境

学籍异动包括学生的休学、复学、退学、转专业、保留学籍、降级和转学等，根据近几个学年的学籍异动数量统计，每学年的学籍异动接近200人次，个别学年已超过200人次。学生学籍异动频繁，给学籍管理工作带来了很大的困难，其中包括对学生学籍异动的申请审核工作、学籍异动学生学业管理工作和毕业审核工作等。

（四）学籍档案管理的困境

學籍档案如实反映了每位学生的在校情况，是应当永久保存的档案，做好学籍档案管理工作有利于促进高校的学籍管理工作。目前，闽南科技学院学籍档案管理尚不规范，没有形成一套制度体系，学籍档案应保存哪些材料尚不明确，学籍档案材料缺失。学籍档案的材料由各项工作负责人各自保管，学籍档案最终应归档到何处尚不明确，没有专人负责学籍档案的管理归档工作。此外，在当今互网络信息时代，学生学籍档案信息安全保障工作尚未实际开展。

（五）学生考勤制度的困境

考勤制度能促成良好校风、学风甚至良好教学秩序的逐渐形成，为了不占用太多的上课时间，传统的人工考勤模式一般是采用学委配合、教师抽点的方式进行。班级学委有时碍于同学关系，没有如实记录缺勤情况，考勤准确率不高，每周考勤情况汇总与反馈渠道也尚未完全打通等。

三、学籍管理工作模式改革的途径

（一）建立健全学籍管理队伍

第一，充分认识学籍管理队伍建设的重要性，完善二级建制，建立健全学籍管理队伍。学校建立学籍管理中心，统筹安排全校学籍管理工作，协调各部门，及时修订学籍管理规定和实施细则，完善学籍管理制度，保障学籍管理软件运行。二级学院设置专人负责本学院的学籍管理工作，并将辅导员纳入学籍管理队伍中，制定岗位职责，明确各自岗位工作内容。

第二，加强学籍管理队伍成员的业务培训，提高业务水平。学籍管理工作人员必须熟悉有关的规章制度，并严格按照规章制度办事。校内不定期地开展学籍管理队伍成员业务培训讲座、座谈会等，解读规章制度，分享工作经验。此外，还可以经常性地组织学籍管理工作人员到其他高校交流学习，参加校外组织的相关培训和会议等。

第三，改变传统管理理念，增强服务意识，创新管理模式。学籍管理工作的对象是学生，必须要改变传统管理者的管理理念，要本着“以人为本”的思路，将自己放在服务者的位置，在严格按照学校规章制度办事的同时，做好教学服务工作。与此同时，还要加强工作人员的创新意识，鼓励并倡导其在工作过程中不断创新，分享经验，提高管理效率。

（二）更新学籍管理软件，完善智慧教务平台，提高工作效率

第一，加大学籍管理软件的资金投入力度，要对学籍管理软件进行全面的系统更新升级，尤其要对个别模块进行个性化修改，进一步完善智慧教务平台。

第二，学籍管理软件的管理员需经常关注各个模块的使用情况，重视基础数据维护，收集并记录每个操作人员使用过程中遇到的问题，及时反馈解决问题，保障学籍管理软件运行和使用安全。

第三，加強学籍管理软件操作人员的业务培训，每项工作负责人应熟悉各自模块的操作，充分利用好学籍管理软件，提高工作效率。

（三）重视学生学籍异动，减少学籍异动，加强学籍异动学生的学业管理

第一，学籍异动办理应严格按照学籍管理规定执行。在现有的基础上，进一步完善学籍异动办理流程图，简化不必要的程序，完善学籍管理软件，实现网上提交申请及审批材料。

第二，加强人文关怀，减少学籍异动。关注和关心拟申请休学、退学的学生，了解具体情况，关心学生生理心理健康情况及家庭生活情况，做好学生的思想辅导工作，减少不必要的休学、退学申请。关注每位学生的学业情况，特别是在学习上有困难的学生，形成上报机制，为其专业学习提供一定的帮助，完善学业预警机制，让学生自身提高警觉，认真完成学业，从而减少因学业无法完成而造成的休退学、降级的人数。进一步完善转专业工作细则，加强专业导论课程学习，让学生充分了解本专业情况和就业前景，以及拟申请转入专业的具体情况，做到理性转专业，减少盲目跟风转专业的人数。

第三，加强学籍异动学生的学业管理。学生在复学、转专业和降级后，将被编入新的年级专业。学籍管理部门需跟踪关注每个学籍异动学生学业完成情况，确保让每位学籍异动学生明确自己所缺的课程，及时补缺补漏。此外，还需让每位学籍异动学生明确学业完成的重要性，加强学生学业自我管理意识，变被动为主动，制定好学习计划，自觉有效地完成好学业。

（四）制定学籍档案制度，规范学籍档案管理

第一，正视学籍档案管理工作在学籍管理工作中的重要地位，加强工作人员学籍档案管理意识，做好学籍档案的收集、整理、保管与归档工作，加强及提高档案管理的业务能力。

第二，制定学籍档案管理制度。明确学籍档案里的归档材料，其中应包含且不限于新生录取名册、报到册、学生学籍卡（包含学生的学籍信息、学籍异动情况、学习记录、奖惩情况、以及毕业、获学位情况等）、成绩记录单等。明确学籍档案材料归口以及归档流程：二级学院管理部门负责收集、汇总学籍档案材料，必要时可将纸质材料扫描成电子档，学生毕业后将学籍档案的纸质和电子材料归档即可。成立档案室，由专人负责学籍档案的整理、保管和查档等相关工作。

第三，加强网络信息安全意识，完善网络安全管理系统，保障学籍档案信息管理工作的安全。

（五）完善考勤制度，重视反馈

第一，重视学生课堂出勤情况，完善考勤制度。改变学委配合任课老师的人工考勤方式，开发智慧教务考勤功能，这样既能在很大程度上避免教师抽点、学生干部碍于面子等人为因素造成的考勤准确率不高的情况，也可以避免后期人工统计、汇总考勤情况而可能造成的错漏。

第二，打通考勤情况反馈渠道。二级学院负责汇总学生一周的考勤情况，并将每周考勤结果反馈给辅导员及学生本人。加强学生对考勤认识，对缺勤学生及时作出预警，对缺勤超过规定的学生及时上报有关部门，并作出相应的处理。

综上所述，在当前闽南科技学院由独立学院转变为民办应用型本科高校的大背景下，面对新形势下的高校人才培养，需要不断创新改革学籍管理工作。可以从完善学籍管理制度出发，不断规范、完善学籍档案管理工作，建立起一支健全的学籍管理队伍。同时要重点关注和关心学籍异动学生的心理健康状况，强化其学业自我管理意识。除此之外，还要不断更新学籍管理系统软件，拓展智慧教务平台功能，从而不断提升学籍管理工作的效率和质量，以期为学校日常教务教学管理及本科教学合格水平评估提供有力保障。

参考文献：

[1]杨慧芳，陈翠兰.基于OBE理念下的高校学籍管理的研究[J].教育教学论坛，2020（4）：23-24.

[2]李媛媛.“以学生为本”理念下的高校学籍管理工作的研究和思考[J].当代教育实践与教学研究，2019（12）：113-114.

[3]李蓉蓉.新时期高校教务管理工作面临的挑战与对策探讨[J].课程教育研究，2019（21）：18-19.

[4]高鸿.新形势下高校教务管理工作效率和质量的提升策略[J].当代教育实践与教学研究，2019（2）：100-101.

[5]朱帅.大数据背景下高职院校学籍管理工作创新研究[J].中国管理信息化，2017（24）：239-240.

[6]张小华.大数据时代高校学籍档案信息安全管理分析[J].现代商贸工业，2019（1）：173-174.

[7]李璐莎.浅析民办高校学籍管理存在的问题及其对策[J].海峡科学，2018（12）：56-58.

[8]陈琳，等.新建本科院校学籍异动学生学业自我管理问题及其对策[J].武夷学院学报，2016（5）：82-85.

（责任编辑：林丽华）