数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化探讨

燕丽

摘要：数字化档案管理是指使用现代科学技術对传统的纸质档案管理方法进行效率上的改进，事业单位数字化档案管理的合理应用，对于人民的生活质量来说是一种质的飞跃。因此，在信息技术发展欠完善之际，如何优化事业单位会计档案管理，成为现在应重点研究的问题。

关键词：数字化背景;事业单位;会计档案;管理

一、数字化背景下档案管理工作的特点

随着社会上数字化技术的飞速发展，越来越多的工作和技术都逐渐采用了数字化的方式开展，进而使得信息化成为了当今社会发展的主旋律。对于信息化背景下的事业单位会计档案管理工作的实施中我们可以看出，它具有智能化、特殊化和高效率等的主要特征。档案工作的进行可以按照信息化技术来自动生成精准的电子档案信息，并对它进行智能化管理。利用信息化管理档案也可以具有高效和共享的特点，会计档案数字化的管理能够做到快速的检索和归档，使查询管理工作更加的方便。当然，信息化背景下事业单位的会计档案管理的顺利开展也是需要专业的计算机以及信息化的工作人员，因为它具有会计档案的资源共享的特点，所以对于信息化的防盗功能的要求较高。又因为处在信息化的背景下，信息化管理的开展受制于软硬件设施的配置，这就要求单位领导要重视软硬件设施的建设工作，让会计档案相关人员将工作岗位由核算向管理进行转变。

二、当前事业单位档案化管理存在的问题

（一）信息安全的问题

会计档案在数字化的背景下运行，虽然极大的提高了会计档案信息量，提高会计信息的传输效率，可以更好的节约会计档案占用的存储空间。但量，互联网环境下可能导致会计档案信息的泄露隐患。互联网环境进一步突出了事业单位用于会计档案管理的软硬件方面的不足，严重的影响会计档案的真实性，容易导致会计信息失真的问题。还有的事业单位会计档案信息存储的硬件不过关，系统在运行过程中容易发生卡顿和瘫痪的现象。因文件传输格式、版本更新方面的问题常常导致会计档案管理系统无法正常的工作。数字化会计档案管理还需要大量维护，强调建立有效的维护机制，加大电子材料的维护有效性，更好的消除会计档案管理中的问题。

（二）过渡时期

对于会计档案管理来说，由传统的管理模式进入到数字化管理模式当中，势必会需要一个过渡期。但由于传统的管理模式存在时间较长，给工作人员带来的印象比较深，短时间内从旧模式改为新模式，可能对于工作来说并不很容易上手，对工作人员也提出了相当高的要求。不管是工作思维还是工作方式，工作人员可能都需要一段长时间的适应期，来适应事业单位档案管理数字化所带来的改变。

（三）管理问题

数字化会计档案管理工作中，管理不到位是一个突出问题，对档案管理效果产生了一定的影响。其主要体现在：第一，事业单位工作中，受到不同因素的限制与影响，事业单位会计在管理部门的系统化、专业化方面存在一定不足，专业档案管理人员不足，更多的是安排业余、兼职人员负责档案管理工作，实际工作中，经常会出现不规范的管理行为。第二，工作制度方面存在一定的滞后情况。会计档案管理制度中，对于档案的规范、移交及整理等工作存在规定不具体、不明确的情况，导致具体工作存在缺少依据的问题。第三，存在数据冗繁情况，这与档案数据的随意操作、篡改有关系，使得档案信息与实际情况不符，工作效率低下。档案管理工作也存在不到位的情况，没有及时更新信息内容，影响了档案数据的权威性、有效性。

三、数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化思考

（一）建设一支高素质的事业单位会计档案管理人才队伍

我国强调人才强国战略，人才是一切竞争力的基础力量，因此，为了信息化背景下事业单位会计档案发挥更大的作用，建设一支高素质的会计档案管理人才队伍势在必行。这只高素质的人才队伍不仅要提高能力，在思想上也必须加强建设。认识反作用于实践，思想意识、思想觉悟对提高档案管理的技能有着促进作用。这就需要通过参过学习、思想教育、学习社会主义核心价值观等形式提高從业人员对自己岗位的热爱和奉献意识，树立严于律已、敬业奉献的观念。

（二）确保会计档案的质量

我们通过计算机软件对会计档案进行归档和管理的目的在于为之后的档案查找提供更多的方便，所以我们在对会计档案进行归档之前，要确保会计档案的质量是合规的。第一要保证会计档案的真实性，确保文件是原始的版本;第二对于会计档案的内容是否完整要进行审核，只有这样归档的会计档案才能为之后的工作提供帮助;第三要确保会计档案的安全性，避免文件因为感染病毒造成所有电子档案的丢失。还要对所有的电子档案做好数据备份，避免因突发情况出现造成文件丢失造成工作上的不便。

（三）优化事业单位会计档案管理软件功能

在事业单位的会计档案管理过程中，要对于相关的会计档案管理软件的功能进行全面优化，使得事业单位的会计档案管理工作更加的符合会计档案信息化应用标准和规范，加大对于信息化背景下，事业单位的会计档案管理软件的開发和应用力度，使得事业单位的会计档案管理软件更加的符合当前会计档案管理所需要的软件平台，同时也要保证相关的软件具有一定的可扩展性，对于以后的会计档案管理职能调整能够及时做好相应的档案整合和信息管理工作。

四、结语

总而言之，在社会的不断发展和进步下，对事业单位会计档案管理工作展开信息化管理的意义十分重大。事业单位应对会计档案管理工作的相关制度予以完善，促进管理人员工作效率的提高。在信息化背景下对会计档案进行管理，实现了资源共享，使档案的真实性得到了保障。会计档案信息化管理也方便了事业单位的后勤、管理、科研和行政等部门工作的良好开展。在我国国民经济中事业单位占据着极为重要的位置，顺利有改善事业单位会计档案管理工作，对社会的进步以及国家的发展极为有利。

参考文献：

[1]贾延梅.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作[J].中外企业家，2017（08）：57-58.

[2]张焱.浅析数字化背景下事业单位会计档案管理的优化[J].品牌，2015（10）：189.