“互联网+”背景下高职院校学籍管理路径探讨

【摘 要】本文分析高职院校学籍管理工作中师生对学籍管理不重视、学籍管理制度不健全、学籍管理信息化程度不够、学籍管理工作人员的素养偏低等问题，论述依托软件平台和互联网手段提高学籍管理工作的效率，提出提高广大师生对学籍管理重要性的认识、完善高职院校学籍管理制度、加强学籍管理信息化程度、提高学籍管理工作人员素养等对策，实现学籍管理规范化、信息化、智能化，提高高职院校学籍管理的水平。

【关键词】“互联网+”  高职院校  学籍管理  问题  路径

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2020）06C-0121-03

随着高职院校发展规模的扩大，在校学生人数激增，如何更好地开展学籍管理工作是当前面临的现实问题。高职院校学籍管理工作作为学校管理工作的重要组成部分，对提高学生管理水平、促进高职院校的稳步发展乃至社会的稳定具有重要的作用。随着“互联网+”的不断发展，学籍管理信息化发展迫在眉睫。当前，如何利用好互联网手段，改变以往依靠人工来处理学籍管理工作的状况，最终实现学籍管理规范化、信息化、智能化，提高高职院校学籍管理的水平，这是学籍管理者应当积极思考和解决的问题。

一、高职院校学籍管理的定义和特征

学籍管理是指自学生入学开始对入学资格进行审核，在校期间对学生综合能力与素养进行考核，对毕业生资格进行审核的全过程。学籍管理工作的主要内容包括学生入学注册、成绩登记、学业预警、休复学、保留学籍、退学、转专业、转学、奖励和处分、毕结业管理等方面。学籍管理是一个动态的过程，它紧紧围绕学籍信息维护和更新等工作内容。高职院校学籍管理为学校教育教学提供服务和保障，直接影响着学校的正常运行秩序，对学生个人和学校的发展来说都极为重要。但是，学籍管理工作十分烦琐，相对来说，对技术有一定的要求。这主要是由高职院校学籍管理工作特征决定的。

从整体上来看，高职院校学籍管理工作主要有以下四个特征。一是周期性。高等教育在学制方面有明确规定，所以从学生入学注册到毕业离校，教学活动的安排乃至在校学习时间的最长学习年限都有着规定，因此学籍管理呈现周期性。二是常规性。高职院校的学籍管理工作是日常工作，在国家和地方政府层面相关的规章制度和要求基本成熟，日常工作需要按照要求进行处理。三是突发性。学生个体在发展的过程中，出现的休学、复学、保留学籍、退学等情形都是无法预测和估计的，这种工作往往带有突发性，所以只能在事情发生以后，再按照规定来进行处理。诸如高校扩招等情形，也是属于此类情况。四是复杂性。学籍管理涉及学生的信息纷繁复杂，比如性别、籍贯、年龄、专业、班级、（院）系、身份证号码、家庭住址、生源地、考生类别、监护人等。此外，信息更新内容也尤为复杂。比如，高职院校的跟岗实习和顶岗实习等工作造成毕业前图像信息采集学生无法统一安排，不同专业和班级的学生重新组成学徒制班、企业冠名班等，这些都需要不断地对学生的信息进行更新。

二、高职院校学籍管理存在的问题

因为学籍管理工作本身所带有的特性，所以在实践的过程中高职院校的学籍管理工作会因为这些特性造成操作的问题和困难，总的来说，高职院校学籍管理主要存在以下四个方面的问题和不足。

（一）师生对学籍管理的重视程度不够

學籍管理工作涉及学工处、财务处、招生就业处、二级学院（系部）等各个部门，师生对学籍管理工作的重要性认识不够充分，因此在学籍信息获取的过程中，需要各部门的配合。但是在实际中，由于缺乏对的学籍信息重要性的认识，师生一般敷衍了事，影响学籍信息的真实性和有效性，这就给学籍工作带来很大的困难。此外，由于部分高职院校对本校学生转专业等方面未设置任何条件和限制，因而学籍管理工作缺乏严谨性，学生甚至出现数次要求转专业的情况，这也会造成师生对学籍管理工作产生随意性的认识。

（二）高职院校学籍管理部分制度不完善、不合理

由于学籍管理的工作牵涉的部门多，利害关系大，因此有些高职院校为了规避风险，出台的制度烦琐、冗杂。以广西某高职院校学生办理休学程序为例，学生本人打印休学申请表后，经本班班主任、辅导员、（院）系主任、（院）系书记签字同意后，加盖（院）系公章，经教务处分管领导签字加盖教务处公章后，由分管教学的副院长审批。所有流程完成以后，休学申请表原件交至学籍管理负责人，复印件一份自行保留，一份交至学生处。因为在程序上过于繁杂，所以学生往往会由于短时间无法找到相应的负责人，未办理完成相关手续就已经离校。此外，此类纸质材料在整理和归档的过程中，也容易出现遗失的情况。比如学生休学期满，复学时需要查证是否原来已经办理完成休学手续，因而还需要翻阅存档记录，如果有遗失后就需要再按照上述程序重新补办，这对师生来说，无疑都是增加了工作负担。

（三）学籍管理信息化程度不够

当前的大部分高职院校已经开始使用学籍管理软件，但是随着学校的发展，学籍管理软件却并未及时进行更新。由于学生人数增长，信息量呈几何倍数增长，原有的系统难以满足当前的需求，最终只能依靠人工处理。此外，由于每个部门采购的系统并不是同一系统，学工处、教务处、财务处和招生就业处等部门，每个部门一个办公系统，资源无法共享，形成了信息孤岛，在数据的处理和比对中，容易出现很多不一致的问题。比如，学生转专业后，教务系统信息已更新，而财务处、学工处却没有能及时获取和更新此信息，就会造成学生无法缴费和正常的学习。

（四）学籍管理工作人员的素养偏低

首先，部分高职院校学籍管理人员由于对相关政策把握不准，自身的专业素养和能力水平有限，因而对本校的学籍管理的相关制度、当地教育厅的相关要求以及国家的相关制度并不熟悉。其次，部分高职学籍管理人员由于学历水平低、学习能力较弱，因而无法正常使用新型软件的一些功能，从而增加了犯错的概率。最后，学生学籍管理直接涉及学生的利益，但学籍管理的内容带有突发性和复杂性的特征，所以需要学籍管理工作人员具备良好的耐心和责任心。部分的学籍管理人员责任意识不强，造成学生的信息未能及时更新和修正，最终影响学生毕业后正常的生活和工作。

三、“互联网+”背景下高职院校学籍管理的路径

“互联网+”背景下高职院校学籍管理要依托现代的软件平台和互联网手段来完成学生从入学报到注册至最终毕业整个过程进行监督和管理，从而提高学籍管理工作的效率，更好地服务师生。具体而言，“互联网+”背景下高职院校学籍管理可采取以下措施。

（一）提高广大师生对学籍管理重要性的认识

要告知师生学籍管理的重大利害关系。当前我国学籍学历全国联网，在“中国高等教育学生信息网（学信网）”上可查学生在校期间的荣誉、奖励以及国家助学贷款的诚信记录。学生的学籍信息要跟随学生一生，后续的工作变动、岗位升迁等都与之息息相关。因此，广大师生要从根本上认识到学籍信息的重要性。

以往高职院校学生对学习管理的认识基本上是通过《学生手册》，在重要性层面的认知基本上停留在班主任召开班会等形式的宣传。而有些班主任对此方面的认识不够深入，对相关的政策和规定无法深入、具体地解读。为了解决以往师生获取学籍管理相关内容渠道单一、相关制度理解不够的问题，学籍管理人员可以通过互联网手段比如微博、贴吧、微信公众号、学校官网等手段强化师生对学籍管理重要性的认识，通过设置专栏、列举案例，解读学籍管理制度和规定重要性等方式扩宽师生获得信息的渠道。此外，还可以通过网上问卷调查等手段收集师生对学籍管理方面的疑惑、问题和对学籍改革的需求等，从而提升广大师生特别是辅导员、班主任和在校生对学籍管理的认可度和参与度。

（二）完善高职院校学籍管理制度

互联网技术发展下，应当以学生为主体，深化改革，优化办事流程，以方便师生为宗旨，完善学籍管理的相关制度。其中可以采用的方法有：第一，精简流程，进一步优化学生学籍办理制度。以休学为例，流程直接简化为系部由（院）系主任或（院）系书记同意后，转由教务处审核，教学副院长审批，教务处和学工处存档备案即可。第二，实行学籍信息处理申请网上办理制度，利用微信、APP等互联网技术手段，实行网上审批流程，这样可以免除学生来回找相关部门负责人签字、盖章的困扰，既节约师生的时间，也避免纸张等资源的浪费。同时，实行网上办理的最大好处在于，学生和各相关部門直接查阅办理的进度以及后续办完完成人员的信息追溯。第三，建立和加强学生预警制度。在此方面，高职院校应有明确的学生学业预警制度，并得以严格执行。比如，学生出现旷课，挂科一门、两门、三门甚至多门等情况的处理，班主任、辅导员、系领导可以按照学生出现的不同情形，可以对照学业预警的相关规定，严抓落实。第四，强化学生毕业管理制度。教育部要求本科教育坚决取消毕业前补考等“清考”行为，这释放出我国严抓高等教育教学质量和水平的信号。高职院校也应在制度层面严格要求，这样才能实现学校的良好发展。

（三）加强学籍管理信息化程度

“互联网+”时代下高职院校学籍信息化分为三个阶段。第一阶段为分析阶段;第二阶段为设计与应用阶段，学籍管理系统需求分析，制定系统方案、管理规章制度，协助完成系统开发，下发相关制度和实施细则，学籍管理系统投入使用;第三阶段为总结。

具体来说，分析阶段主要是高职院校主动对自身的现状进行分析，依托已有的资源和制度，制定可行的信息化管理方案。设计与应用阶段主要的内容是学校要进行学籍管理系统的需求分析，制定学籍管理系统方案，完善规章制度，完成学籍系统的开发。需要指出的是，学籍管理系统涉及教务处、财务处、招生就业处、学工处、党委组织部、二级（学院）系等部门，而各部门的需求不同，所以对数据信息要求的也不尽相同，在开发的过程中要注重多方采纳意见，最终实现学籍管理可以依托互联网技术，实现统一平台，消除信息壁垒。最后阶段是要进行学籍管理信息化成效和不足的总结，进行后期的反馈和修正，最终实现学籍管理信息化的不断完善。

（四）提高学籍管理工作人员素养

随着高职院校发展进入快车道，学生人数激增，这对管理人员提出了更高的要求。高职院校学籍管理人员需要依靠互联网技术提高工作效率和管理水平。首先，学籍管理工作人员要不断地学习新技术、新手段，依托智能手段实现学籍管理的智能化，优化管理流程，更好地服务师生。其次，增强创新意识。高职院校学籍管理人员应在了解相关政策和规定的基础上，结合本校实际情况进行创新，这是因为随着学生人数的不断增多，只有创新方法，才能保证学籍管理工作人员从纷繁复杂的数据中解放出来，以便适应不断变化的工作对象和环境。再次，强化服务育人意识。学籍管理工作人员的工作不仅仅是对冷冰冰的数据进行处理和更新学生的学籍信息，更重要的是通过管理和服务的过程，对学生起到育人的作用。要告知学生学籍信息的重要性、处理学籍信息的原则性，同时也要能够做到灵活处理。通过这一过程，使学生养成良好的生活和学习习惯，从而不断取得进步。

【参考文献】

[1]霍奇道.高职院校学籍档案管理改革研究[J].宿州教育学院学报，2017（3）.

[2]张超.高职院校学籍管理存在的问题及其对策研究[J].经济研究导刊，2017（17）.

[3]教育部关于深化本科教育教学改革全面提高人才培养质量的意见[Z].

[4]何静.高职院校学籍管理工作现状初探——基于某高职学院当前一线学籍管理工作的思考[J].文教资料，2016（17）.

【基金项目】2017年广西农业职业技术学院项目“‘互联网+时代下高职院校学籍管理模式研究——以广西农业职业技术学院为例”（YZS1715）

【作者简介】张慧芬（1985— ），女，广西来宾人，广西农业职业技术学院讲师，研究方向：电子信息技术，高职教育管理工作。

（责编 卢 雯）