高校外事管理内设机构档案工作研究

陈亮 王芳

摘 要：随着国内高校开放办学理念的形成以及国际化办学层次水平的提升，国内外高校间联络互通、人员往来、学术科研交流日益增多。与此同时，部分高校的外事管理部门设立了专项承担管理学校与某一国家或地区开展外事工作的内部机构以提高工作效率。笔者分析高校外事管理内设机构档案管理的内容，探讨该类内设机构档案管理工作的特点并提出工作建议。

关键词：高校;外事;内设机构;档案;管理

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 18-0-02

随着我国对外开放水平的快速提升，高校国际合作交流业务日渐增多，涉外管理工作总量随之增加。在高校机构改革的背景下，高校外事工作管理机构和模式也面临新的调整。为更有效、更符合学校外事管理工作的实际需要，许多高校在外事管理部门主导下设置了专项外事工作管理机构，大多承担面向某一国家或地区的外事管理事务，如中德事务中心、中非事务中心等，业务涉及教育、学术、科研及文化交流合作管理，推进了实现高效化、系统化、深入化外事专项管理水平。该类内设机构的档案管理内容及特点均具有一定的特殊性。

一、高校外事管理内设机构档案管理的内容

高校外事档案具体是指国内高校与国外高等院校、国际组织、国外学术机构或个人间涉及交流互访、联合办学、科研合作、人员往来等外事活动中形成的文字、影像、音频、视频等具有归档价值的文件资料。外事档案是高校档案管理工作的重要组成部分，根据《高等学校档案实体分类法》，隶属于外事档案范畴内WS11类别。具体分类包含外事综合档案、教师及学生因公出国业务档案、外籍专家工作档案、国际会议工作档案、来华留学生档案、中外合作办学工作档案等诸多方面内容。

该类机构所涉及的外事档案管理内容一般包含所承担的多方面管理业务内容。一般主要包含综合业务档案、教师及学生因公出国业务档案及来华留学生档案。综合业务档案主要包含内设机构开展国别或区域外事工作所涉及的相关规章制度文件、工作计划总结、工作数据报表、日常管理中的工作记录以及外事工作会议材料等。因公出国档案包括通过内设机构所派出的高校教职员工及学生因公出访国外高校或教育机构、赴国外长短期访问交流学习、参与国际学术会议、开展国际教学科研学术交流等相关活动中形成的出国前审批、回國后管理等审批流程单、报表、日程安排、审核表、批复说明、公示报告等过程文件。来华留学生档案主要包括内设机构所对应管理国别或地区留学生来校学习过程中形成的包括身份证明、各类申请表格证明类资料、录取类文件、注册文件以及毕结业证书证明类等文件在内的具有参考价值的纸质及多媒体影音资料。

二、高校外事管理内设机构档案管理的特点

一是管理范畴宽。有别于高校外事管理部门的某一科室单纯负责某一类外事档案具体的收整管理工作，特定外事国别或区域内设管理机构由于承担综合外事、因公教师及学生派出、来华留学接待等多种类工作业务内容，其所对应的档案管理范畴也相应宽泛，种类涉及多类外事管理档案的细分类别，是外事类档案的管理缩影。二是管理综合要求强。高校的外事内设机构档案工作综合了多种类型细分档案种类，除要求具体操作人员具备档案收整方面的基本技能，学习档案学的基本知识之外还需具备较强的外事多类型档案综合收整操作能力，熟悉不同类别档案的收整要求、流程与方法技巧。三是管理专业性强。特定国别及区域的档案来源具体指向性要求工作人员具备相应的国别或区域所使用的通用语言能力以及相关外事文化知识，以便与源档案外方提供对象开展交流并收整、识别、筛选及整理收集相关基础性外文文件资料。四是管理严谨度高。该类档案管理具备外事档案管理对于外事档案收整工作的一般性要求。要求档案管理工作人员具备外事工作所要求的敏锐性与辨识力，具备严谨的工作态度，形成精细的工作习惯，能够妥善、安全地完成文件归档工作，确保收整的实效性与完整性。同时通过收整的过程控制，确保归档的安全性与保密性。

三、高校外事管理内设机构档案管理工作建议

针对高校外事管理内设机构档案的特点，对于该类档案管理工作提出如下建议：

（1） 梳理工作流程与机制，将外事管理内设机构档案管理工作纳入学校档案管理及外事档案管理制度体系之中。学校层面上应完善总体外事档案管理工作协调体系。将外事档案工作纳入全校外事工作内容之中。将档案管理部门作为成员之一纳入全校外事工作领导机构的同时将外事管理部门作为成员之一纳入全校档案工作领导机构，以实现外事档案管理工作的统筹与落实。形成档案管理部门牵头，外事管理部门具体管理，职能部门评价的工作协调体系。同时部门层面上应明确外事管理部门内部外事档案管理工作的具体责任人与具体工作人员，理顺工作方案。内设机构的相关责任人和具体工作人员均应纳入部门外事档案管理工作小组之中。部门应整理本校外事档案工作指南与分工细则，明确部门总体及内设部门的外事档案的归档范围内容和时效要求。建立本部门档案管理工作考评方法，对于内设机构相关工作定期检验与考评，确保该机构相关档案收整符合部门整体档案管理工作要求。

（2） 加强该类档案收整工作人员的选拔及培训。多数设置外事管理内设机构的高校通常采用两块招牌，一套人马开展工作。即内设机构的负责人通常由外事管理部门领导兼任，工作人员通常由外事管理部门的工作人员兼任。这就造成了现有的工作人员可能之前不负责或是仅负责某一类外事档案的收整工作，对于多类型外事档案的收整工作缺乏相关的经验、知识与技能。同时由于在选拔内设机构的工作人员的过程中对于特殊语种语言能力的明确要求，档案管理技能要求往往被忽视。这种人员的选用方式最终影响到该类档案收整过程中的规范性与时效性。学校可以在人员选拔过程中，适当将档案收整能力纳入考量范畴。应积极吸纳掌握现代档案管理技能并具备外事管理能力的优秀人才充实到外事档案管理团队之中。可以采取组织档案理论知识与技能集中培训、部门内部业务研讨、校外专题研修班学习等多种方式提升外事内设部门档案管理工作人员的相关知识与素养。以确保工作人员能够胜任相关管理工作。同时可通过定向开展外事政策法规及外事知识的学习培训，强化相关工作人员的政治觉悟度与敏感性，提升管理工作的严谨度与责任感。

四、结语

综上所述，高校外事管理内设机构档案管理是高校整体外事档案管理工作的重要组成部分。该项工作在具备外事档案一般性管理内容与特性的基础上有着自身的特殊性。高校尤其是外事管理部门应重视该类档案的管理工作。从管理机制及人力资源方面积极开展工作，提升管理水平，为推进高校外事管理提供参考与依据，进而提升高校的国际化办学能力与水平。

参考文献：

[1]李芳.高校留学生档案管理实用策略[J].菏泽学院学报，2019（3）：140-142

[2]关馨.高校外事档案管理中存在的问题及对策[J].现代交际，2018 （21）：184-183

[3]王君慧.高校外事综合档案管理工作研究[J].传媒论坛，2020 （13）：98-99

其他作者简介：

王芳，女，汉族，山东滨州人，硕士，馆员。研究方向：档案管理。