浅谈民政系统电子档案管理的对策

沈春霞

摘要：和传统的纸质档案相比，电子档案有明显的优势：显著提高办公效率;及时共享与交流信息;提供更加方便快捷的服务;文件保存更具连续性、稳定性。加强民政系统电子档案管理，需要增加信息化建设经费投入;建设民政数字档案室;提升民政档案管理者的信息化能力;保证民政档案信息平台的安全性能。

关键词：民政系统;电子档案管理;信息化

档案承载着一个组织的历史、关乎到一个组织的现在、预测着一个组织的未来。档案实际上是一种如实的记录，反映着一个单位的发展历史，记录着正在发生的事情，又是进行未来发展决策的重要依据。随着基层民政业务逐步纳入信息化管理，数据采集量呈几何扩张，形成的电子业务档案相应激增。为顺应民政工作发展形势需要，建立匹配的基层民政业务信息平台，借助高效的计算机信息化管理，进行数据统计、信息查询、档案管理，将业务工作互联互通、业务档案资源共享，实现办公无纸化、智能化、一体化，全面提升基层民政业务工作水平，已成为当务之急。

一、电子档案的优势

在信息时代，档案管理人员要充分认识电子档案的优势，提高电子档案管理的准确性。和传统的纸质档案相比，电子档案有明显的优势：

（一）显著提高办公效率

传统的基层民政业务档案工作主要依赖于人工操作，不仅耗时耗力，还极易出现人为差错。如婚姻登记，纸质档案实行每年进馆存档，不仅工作量繁重，而且由于人工检索等原因，极易出现错、漏等问题。比如，基层婚姻登记进行数字化管理，网络化办理登记，采用配套的计算机软件处理信息，使资料收集、分类、储存、统计和查阅等环节变得十分方便、有序、简单易行，办公效率得到了极大的提高。

（二）及时共享与交流信息

传统的档案管理由于管理形式的局限性，在应用中缺乏各类信息的共享，无法做到信息共享，更不方便查阅利用，使得民政档案的利用效率较低，造成资金和资源的浪费。然而，在信息技术的新时代，民政档案的综合管理体系已经建立起来。民政系统自建立网络互通和电子化管理后，市、区、镇、村各级民政部门均可在这一平台上及时查找各种工作需要的信息资料，从而极大地提高了资源的利用率。还可以使用 VPN 技术远程控制简单方便的特点，实现计算机远程控制，大大提高了民政电子档案信息的利用率。

（三）提供更加方便快捷的服务

运用计算机及其网络技术进行档案管理后，档案资料的查询变得简单、快捷。如地名网建成后，开始向公众提供了最权威的电子地图，市民可足不出户，通过地名网络，咨询地图资料、了解地名历史、发表学术交流。又如，群众需要查询本人的有关民政资料，在辖区的民政部门即可一次查阅，再也不必市、区、镇、村来回奔波，服务了人民群众，提升了政府效能。

（四）文件保存更具连续性、稳定性

民政业务涉及民生，各部门形成的业务档案数量巨大，如低保档案，殡葬档案等等，以往每年都由基层民政部门逐级填写上报，且均为纸质档案，纸质档案容易受损且易受到外部客观环境的影响，若相关的信息资料发生丢失，将会给业务工作带来巨大的损失。采用数字化管理，电子文件档案的连续性更完整，寿命更长，且保存、读写方便快捷，易于传递，不易损坏，受外部影响也较小，稳定性显著。

二、加强民政系统电子档案管理的对策

随着信息时代的到来，各类民事档案管理多元化，纸质民事档案转化为电子文件，对电子档案管理提出了更高的要求。电子档案管理和纸质档案管理的载体不同，流通渠道不同，操作要求不同，对档案管理提出了新挑战。应对新的挑战，应当加强民政系统电子档案管理。

（一）增加信息化建设经费投入

根据2019年1月1日起实施的《机关档案管理规定》，机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。为此，民政档案部门必须积极推进民政档案管理信息化建设，投入充足资金用于购置软硬件设施设备，包括计算机、扫描仪、打印机等设备，以及配备网络基础设施、系统硬件、安全保障系统、专用服务器、专用存储设备等，为实现档案数字化、信息化管理提供完善的物质条件。

（二）建设民政数字档案室

民政档案部门要加快电子档案管理系统建设，参照《数字档案室建设指南》的相关要求，建设民政档案数字档案室，对传统载体的民政档案进行数字化处理，在数字化过程中必须保证元数据齐全，保持数字复印件原貌，以便于检索和利用。同时，民政部门还要按照《电子文件归档与电子档案管理规范》的要求，建立健全相关管理制度，明确档案管理人员的职责，确保民政电子档案管理工作有序开展。此外，民政部门还可将其他业务系统嵌入到数字档案管理系统中，实现对电子档案文件资料的自动化采集，并做好电子档案的鉴定、整理和归档工作，以提高电子档案管理效率。

（三）提升民政档案管理者的信息化能力

民政电子档案管理要求档案管理人员必须掌握和利用现代信息相关常识和技能。目前，民政作业的服务内容不断扩大，难度加大，对档案作业人员的专业要求不断提高。因此，要提高民政档案作业人员的专业水平，以确保其作业的质量和功率。积极组织相关人员展开档案管理训练和学习，加强工作道德教育，不断提高保密认识，提高专业常识和技术水平。内容应具有针对性和高度专业化，内容应避免夸夸其谈，应及时组织相关评价，以稳固所学常识。假如评价失利，应组织个别洽谈。

（四）保证民政档案信息平台的安全性能

在信息化时代，以往民用档案信息平台的安全性已不能满意现代发展的要求。因而，民政部门对档案信息系统要进行升级，不断优化其安全功能，或者引进了安全系数高、功能安稳的档案信息系统。同时，禁止访问外部数据源的信息数据，禁止运用具有信息系统的核算机接收不知道邮件、qq 聊天，并且不能在此核算机上运用不知道硬盘、u 盘等等。在信息系统的计算机上安装防火墙，防止木马病毒的攻击。做好电子档案资料的更新和维护作业，安排人员进行专项办理，实施保密制度和备份档案资料。以保证民政电子档案信息平台的顺利运行。

参考文献：

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