光学字符识别技术在高校会计核算中的实践和应用

摘要：近年来，随着信息技术的飞速发展和进步，光学字符识别技术越来越广泛地应用于社会生产的各个领域，在促进经济发展和提高生产力方面发挥着越来越重要的作用。本文以当前高校会计核算工作为研究出发点，通过分析当前高校会计核算工作的现状和需要解决的问题，探讨光学字符识别技术在高校会计核算工作中的实践与应用，从而有助于高校财务服务水平的提高。

关键词：高校会计核算;光学字符识别;实践;应用

一、目前高校会计核算业务的现状

（一）网上预约报销系统与物流式投单系统的应用提高了财务核算效率

网上预约报销，是基于Internet的网上预约财务报销服务模式。网上预约报销系统与物流式投单系统的应用完全打破了传统的报销模式，实现了整个财务报销流程的网络化。通过网上填写报销申请、报销单据物流式投递、网上查询财务审核报销进度，并通过和国有资产管理系统、薪酬管理系统、网上银行系统之间的互联互通，形成了一套完善的财务报销服务流程，大大提高了会计核算工作的效率。

（二）建设财务必需报销附件提醒系统提高了财务报销一次通过率

合肥工业大学财务部门设计了理念超前的财务必需报销附件提醒系统，该系统可以根据报销经办人员登录网上财务平台自助填写的预约财务报销内容，自动分析出其所需要提供的报销附件等材料，附件提示信息明细表直接在预约报销单上明确打印出来，避免报账经办师生员工的报销单由于缺少必需报销附件而被退回，从而降低沟通成本、时间成本和等待成本，报账一次通过率大大提高。

（三）每月分析并公布上月的财务报销错误排行榜进一步提高了财务报销成功率

为了更好地为全校师生员工提供会计核算服务，同时增进相互之间的理解和支持，合肥工业大学财务部门对每月的报销失败退回情况进行数据分析，及时公布每月统计的报销失败退回原因的名次，针对出错频率高的财务报销问题进行详细解答。由于强调解决重点问题，进一步提升了财务报销成功率。

（四）建设财务报销风险点预警系统及时制止和纠正违规行为

合肥工业大学财务部门设计了理念超前的财务报销风险点预警系统，该系统可以根据报销经办人员登录网上财务平台自助填写的预约财务报销内容，自动分析判断出存在异常可疑情况的经济业务。会计核算人员在实施审核的过程中，预警系统对于存在异常情况的、高风险的经济业务进行风险提示，帮助会计核算人员提高警惕，跟踪进行后续的、实质性的检查，有效发挥财务监督功能，维护高校财经纪律的严肃性，第一时间制止并纠正违规报销行为。

二、目前高校会计核算业务存在的问题

（一）财务人员的人均工作量不断增加

随着高校经费数额和办学规模的逐年增长，服务内容的日益丰富，服务水平的日益提高，服务质量要求的日益严格，高校财务服务的工作量越来越大，會计人员的人均工作任务越来越重。目前部分会计人员是一个人从事多种不同的工作内容或多种不同的工作岗位。

（二）财务工作需要花费大量的时间来审核票据

会计人员需要审查票据和附件是否合法合规、手续是否完整齐备。报销票据审查目前采用的是最原始低效的肉眼审核方法，当出现大量票据报销审核的时候，报销票据审查工作就变成了一个繁重的任务。如何节省人力资源成本、提升报销票据审查工作效率成为亟待高校财务研讨和解决的课题。

（三）报销和业务相关知识需要及时更新

近年来，围绕着政府会计制度、全面实施预算绩效管理等一系列改革，上级部门出台了许多新的管理政策。科研经费、中央教育教学改革专项经费等各类经费的管理规定各不相同。财务会计人员和报销经办师生员工都需要花费一定的时间和精力来学习和理解。

三、高校会计核算业务存在问题的解决方案

会计人员必须找到一个解决方案来应对日益增加的工作压力。从智能化精挑细选报销政策法规到智能化快速审核市内交通费报销票据，高校会计人员已经一次又一次地表现出他们对新技术的浓厚兴趣和对创新的热切渴望。

（一）光学字符识别技术简介

光学字符识别（Optical Character Recognition），英文简称为OCR。光学字符识别属于检查图片里的字符，然后通过字符分辨技术从图片里的字符中辨识并生成电子文本的方法和技术。随着OCR技术的的发展，诸如“智能眼镜”等OCR创新例子不断涌现，成功地推动了社会生产力的发展进步，同时让我们得到了积极的启发。

（二）OCR技术对高校会计核算工作的影响

财务工作的基本内容就包含了会计核算和会计监督。会计核算是对各项审核报销业务的确认、计量、记录及报告，是目前高校财务工作中最费时间、最费精力的工作任务之一。会计核算主要包括审核、记账、出具财务报表等。OCR技术对高校会计核算工作的影响有以下几点：一是提升工作效率;二是提升信息质量;三是提升财务风险管理水平。

（三）OCR技术提升高校会计核算工作的措施

从为会计人员精选本次报销涉及到的财经政策、法规和财务专业知识等，到协助实施报销票据审查，所有这些都可以借助OCR技术来完成。

1.OCR技术帮助会计人员精挑细选报销政策法规

目前合肥工业大学财务部门尚无报销相关政策法规查询系统，合肥工业大学财务部门每年都要将报销常用文件汇编成册，以便使用者查阅。我们也考察过其他相关单位使用的政策法规查询系统，大部分采用的是词条检索查询方法，可以选择的词条有题目、发布单位、发布日期等。这种政策法规查询系统存在以下问题：

问题1：信息检索扩展性差。具体是指用户需要进行横向、纵向的扩展查询，以利于对比分析。横向扩展查询是指查询各类经费管理规定对同一类经济业务的管理政策，纵向扩展查询是指查询不同年份的管理规定对同一类经济业务的管理政策。通过扩展查询，对比分析，帮助用户深入研究政策法规。

问题2：信息检索不便捷，无法实现用户一键查询的查询需求。大部分查询系统采用的是词条检索查询方法，用户选用的词条经常检索不到他们所需要的政策法规知识。

问题3：信息检索不全面。检索数据库中没有包含完整的管理政策解读、规范性文件和暂行规定等相关的文件内容，导致信息使用者无法准确查到其所需要的信息。

问题4：信息检索效率低下。近年来，围绕着政府会计制度、全面实施预算绩效管理等一系列改革，相关政策解读性文件以几何级数的方式增长。海量政策法规信息的不断更新导致信息检索耗费时间增加。

因此，如何帮助会计人员快速准确地从海量的财经政策和财务专业知识中全面检索出每次报销涉及到的相关知识，将决定这一类信息检索系统能否获得会计人员的青睐。以下是本系统的主要开发步骤的介绍：

步骤1：建立报销相关政策法规和财务专业知识库文件夹。

步骤2：严格遵守软件工程的系统研发规则，以全文件夹检索功能为重点，进行用户需要分析、程序功能研发设计等工作。

步骤3：进行聚类分析，对不同的报销业务问题进行归纳和分类，建立各种类型的报销业务模型。

步骤4：结合光学字符识别技术，在会计人员审核网上预约报销单的过程中同步收集有用信息，并识别出正在进行的报销业务的种类和内容，推测会计人员的查询需求。

步骤5：将经过修正的向量空间模型算法应用到检索程序中，通过向量空间模型将词条表示成向量，计算出各个不同向量之间的相似程度，实现查找和检索的功能，并将相似程度最高的查找结果优先反馈以提升会计人员对该应用程序的满意程度。

步骤6：结合重复文本消除技术，对检索程序运行后得到的反馈信息中的重复文本进行消除，实现无重复或冗余反馈信息的要求。

2.OCR技术帮助会计人员快速审核市内交通费报销票据

在高校会计核算工作中，会计人员需要鉴别发票凭证是否真实合法，审核报销手续是否齐全完整。这是会计基础工作的重点，是保证会计信息质量的关键。目前在日常工作中对市内交通费报销票据的审查采用的是最原始低效的肉眼审核方法，这种方法存在以下问题：

问题1：大量市内交通费报销票据的金额汇总等，对技术要求不高但是却花费会计人员很多时间，在很大程度上影响了工作效率。

问题2：从合肥工业大学财务部门近几年审核情况来看，市内交通费报销票据存在的不符合报销规定的情况主要有：同车号出租车发票、连号出租车发票、时间连续性逻辑不通等不符合业务真实性的情况。

因此，如何让会计人员快速地对大量市内交通费票据进行金额汇总，票据张数汇总，判断发票是否连号，判断发票是否为同一辆车，成为审核市内交通费报销票据的关键。本应用程序通过对市内交通费票据进行扫描的方法，自动对票据进行汇总和审查，提高会计人员工作效率。以下是本应用程序的主要工作步骤的介绍：

步骤1：结合光学字符识别技术扫描识别发票内容，对市内交通费报销票据信息进行自动提取和数据采集，快速、准确地提取报销所需的有效字段信息。识别提取的字段信息有：车牌号、发票号码、消费金额、开票日期、出发时间、到达时间等。

步骤2：自动检测该市内交通费发票的发票日期是否超出了规定的报销期限。当发票的日期不在规定的报销期限内则提示操作人员：“发票过期”。

步骤3：自动将采集到的信息数据录入市内交通费发票报销台账并保存。建立市内交通费发票报销台账的目的是不断存储采集到的发票信息并进行发票关联分析，可以方便快捷地查询连号出租车发票或同车号出租车发票及其总金额，将连号出租车发票或同车号出租车发票确认为疑点，当出现疑点时会弹出提醒提示操作人员，从而及时延伸调查，防范了不符合报销规定的市内交通费发票成功报销的可能性。

步骤4：当发票满足报销条件，则自动将已经扫描识别过的符合报销规定的大量市内交通费票据进行金额汇总，票据张数汇总。

四、结语

利用光学字符识别技术提高工作效率，将高校财务人员从繁重的、重复性的工作中解放出来，使高校财务人员有更多的精力从事更具有创新性的工作，从而实现提高高校财务工作效率的目标。

參考文献：

[1]祝菊锋.高等学校网上预约报账的利弊探讨[J].经济师，2015（8）.

[2]刘丕平，耿晓霞.关于提升高校财务报销整体管理服务水平的思考[J].行政事业资产与财务，2016（13）.

[3]殷涛.“互联网+”模式下高校财务报销工作改革探究[J].教育财会研究，2015（6）.

[4]张爱丽.浅析高等学校财务管理信息化建设[J].中国管理信息化，2015（7）.

[5]刘明英.档案数字化过程中OCR技术的应用分析[J].中国高新技术企业，2017（5）.

作者简介：傅汉东（1981—），男，安徽合肥人，会计师，工程硕士，主要从事财务会计研究。