高校业务层面内部控制存在的问题及对策

陈诗岚

摘 要：本文通过重点分析高校在预算、收支、政府采购、资产管理、建设项目、合同管理等六大类业务层面内部控制存在的问题，并从规范内部控制实践提出了相应的优化对策，为高校内控建设提供一些有价值的参考借鉴，使高校的经济业务活动在规范的流程中健康运转。

关键词：内部控制;业务层面;高校

一、引言

随着高等教育事业的蓬勃发展，我国高等教育进入内涵发展、提升质量的新阶段，迫切需要在相关管理制度、资源配置机制等领域进行改革，其中内部控制建设将会促进高校构建现代大学制度、完善治理结构、规范权力运行，提高高校风险防控能力，为高校综合改革保驾护航。完善高校内部控制体系，加强内部控制制度建设，解决内部控制实施过程中存在的问题，势在必行。

二、高校业务层面内部控制存在的问题

1.预算管理体系有待完善

首先，预算编制脱离实际。财务人员在编制预算的过程中，缺乏与高校各部门的沟通协调，缺少论证资料和分析，又无法进行详细的实地考察，存在大量估计情况，导致预算编制结果往往脱离实际情况，主观随意性大。其次，预算执行缺乏有效监控，随意调整预算，导致预算没能按预期用途有效实施;预算执行缺乏有效沟通，导致预算执行缓慢;预算执行缺乏分析，无法发现存在的问题，导致预算执行出现较大偏差。最后，预算绩效评价机制不健全。沒有对资金的使用情况、使用效益进行考核，没有纳入人员绩效考核指标，没有配套奖惩机制。

2.收入完整性管控机制的缺失

首先，收入业务未归口财务部门统一收取与集中核算。由于高校收入业务范围广、种类多，在开展业务活动时，各部门收取的赞助费、学生活动费等未能全部纳入学校财务进行统一核算，形成“账外账”。其次，资金上交的完整性方面缺乏监督。例如：停车费、查新费、博物馆门票等采取领用增值税定额发票，收取现金的方式，容易导致高校收入金额不实、应收未收、存在私设“小金库”的风险。最后，科研副产品处置收入很少上交高校，但在产品产出过程中的费用从高校支出，从而为高校带来了经济上的损失。

3.政府采购管理信息系统有待建立

首先，采购方式传统，透明度低。由于采购业务采用手工方式，导致采购透明度低，相关部门无法实时了解采购审批进度和采购进展，跟进采购执行进度和采购履行情况，无法及时查询采购合同售后服务条款。其次，采购品种多，采购周期长。高校肩负着教育、科研的多项任务，这使得其对设备的需求呈现多样化，面对大量的采购业务，手工的采购方式，往往造成采购周期长，效率低。

4.固定资产管理体系有待完善

首先，固定资产信息化系统有待建立，对固定资产的业务流程没有实行动态管理，无法及时获取准确的信息。其次，资源共享机制有待建立。高校固定资产的种类多、数量大、价值高，且涉及多个部门，管理和使用都缺乏集中性，容易导致固定资产重复购置和闲置。最后，固定资产盘亏追责机制有待建立。存在有账无物资产、资产损坏等现象，资产盘亏未建立责任追究机制，不利于落实资产管理责任，可能会造成使用单位不恰当地使用、保管资产。

5.建设项目管理体系有待完善

第一，工程项目台账及变更管理台账有待完善。不利于对工程项目进行统一管理及查找，不利于学校从总体层面把控项目管理情况;缺少对变更项目的统计，导致难以掌握工程项目变更的总体情况。第二，工程项目档案管理有待完善。缺乏具备专业档案管理知识人员进行收集管理，难以及时追踪和归档工程档案文件，可能造成部分档案资料遗失，无法保证工程档案管理质量。第三，工程项目资料归档存在不及时、不完整情况，工程项目档案资料缺失，可能导致工程项目无法及时进行竣工验收及资产移交。第四，工程项目管理信息系统有待建立。基建类每个项目均会产生大量文档及数据，大多数文档均采用纸质形式保存，使得查找保存较为不便，不利于学校及时掌握动态数据并对目标成本与实际发生成本进行分析。

6.合同管理信息系统有待建立

首先，信息缺乏共享，人工管理的方式已难以满足高校合同管理需求。目前，高校通过OA系统履行合同审核审批流程，但是合同管理部门与财务处并未实现合同编号、合同文本等信息共享，合同付款核对信息等工作采用的是人工操作的方式处理。其次，进度控制困难。人工管理，全面掌握合同履行进度和履行情况存在很大障碍，合同变更或终止记录不完整，合同收付款进度控制不便。最后，档案管理烦琐。纸质合同不宜保存，合同档案收集困难，合同档案管理责任不明，快速查找困难。

三、高校业务层面内部控制的优化对策

1.完善预算管理体系

首先，加强预算管理的重要性宣传，细化预算管理。定期组织预算管理专题培训，提高各部门人员对预算管理制度的认识和理解，将预算管理细化到各部门，让各部门对于自己申报的预算项目内容和资金金额有着更深入的了解。其次，加强信息化建设，实施预算执行动态监控。高校应建立以财务处为中心的预算执行信息传递与反馈系统，可随时了解预算执行的实际情况，能及时发现问题并予以纠正;预算下达后，不能随意调整，如迫不得已要追加经费，必须填写申请，领导审批，预算工作会议审核通过，才能追加调整预算经费;年度终了，应对预算执行结果进行分析总结。最后，引入预算绩效评价机制。将预算执行进度纳入绩效考评指标，确保预算执行责任人重视预算的编制、执行;将预算考评结果纳入学校奖励绩效，并根据年度预算考评结果实施奖惩。

2.加强收入业务归口管理

第一，实行高校所有收入由财务处归口管理的统一核算模式，其他部门和人员未经批准不得擅自办理收入业务，严禁设立“账外账”。第二，开通线上缴费方式，取消现金收付，防范资金安全风险。第三，岗位职责分离。票据管理、开票、收款、与会计记账等岗位相分离，对关键重要岗位要选择具有良好职业操守和过硬的专业业务水平的人员胜任。第四，建立监督检查及惩罚机制。高校纪检及审计等部门通过定期检查收入执行单位的廉政风险防控情况及收入上缴完整性情况，一旦发现资金截留、私设“小金库”、资金坐收坐支等情况，立即对相关人员进行责任追究及处罚。第五，建立科研副产品管理制度，设置科研副产品库存台账。科研副产品收入应纳入高校总收入，实行收入的归口管理、票据管理、合同管理。

3.建设采购信息管理系统

首先，建设一个功能完善、资源共享、规范透明、安全高效的采购管理信息系统，使相关部门均可全程跟踪采购的各个环节，实现网上申报、审批、执行、监督、监管、统计等信息化管理。其次，信息管理系统取代了传统手工方式，对简化采购环节和手续、节省采购时间、提高采购效率、提升采购服务质量具有重要作用。

4.优化固定资产内控体系

第一，建设固定资产信息管理系统。对固定资产进行动态管理与监控，加快固定资产系统与财务系统的无缝对接，借助系统实现资产账账相符。第二，科学配置资源，实现资源共享。开放共享机制，建立共享平臺，有效提高学校大型仪器设备的使用效率，对提供的共享服务可以收取一定的费用，达到以机养机的目的。第三，盘活闲置固定资产。鼓励各个部门实现固定资产的内部调拨，借助共享平台，发布闲置固定资产的信息，需求方和闲置方可快速进行调拨，达到物尽其用。第四，建立固定资产损坏、丢失的赔偿制度，将资产管理责任切实落实到各有关部门和个人。第五，定期对学校资产开展全面盘点清查工作，实现固定资产的账实相符。

5.完善建设项目工程档案管理制度

第一，建立工程项目管理台账、工程项目变更台账，做好工程项目管理与统计分析工作，优化相应的管控措施，不断提高工程项目管理水平。第二，加强档案管理责任意识。建设部门必须有专人负责从项目立项申请起到工程竣工验收结算为止形成的相关文件材料，做好档案管理工作;对于档案信息安全管理，要加强对档案管理人员的专业化培训，提高其专业素质，提升档案信息安全管理效率和水平。第三，建设项目的档案管理工作要与建设项目工程进度同步，项目立项时即应开始进行文件资料的收集、整理，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作，建设部门在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。第四，推进建设项目档案信息化建设。对建设项目档案进行信息化收集和管理，实现档案纸质文件的数字化，有效保护纸质档案避免反复利用折叠造成损毁，方便打印、查找和调阅项目档案文件资料。

6.建设合同管理信息系统，规范合同管理

第一，建设合同管理信息系统，实行对合同的全过程管理，实现合同数据在合同管理部门与财务部门的信息共享，准确掌握合同付款情况，防范了合同风险。第二，建设合同管理信息系统，可以及时跟进合同履行进度，实现对合同履行的全过程进行监控与评价。第三，建设合同管理信息系统，可以加强对合同登记的管理，定期对合同进行统计、分类、归档和编号，方便后期监督调阅。

参考文献

1.张庆龙.高校内部控制建设实施操作指南.经济科学出版社，2018.

2.祁世峰.高学校政府采购现状分析及解决办法.中国市场，2019（21）.

3.李达亮，杨元红，贾延江，周玲，柯丽，郑友旭，郑东升.高校阳光采购信息化体系的构建.实验技术与管理，2019，36（10）.（责任编辑：王文龙）