浅谈ERP系统在独立学院财务管理中的实施

葛军 钱雯怡 沈宇娟

摘 要：ERP（Enterprise Resource Planning）系统又被称为企业资源计划系统，在当今信息化环境下，将ERP系统引入独立学院财务管理已是势在必行。通过ERP系统，可将独立学院管理数据进行整，在系统内对数据进行处理和存储，从而大幅度优化财务工作流程，降低财务工作量，提升财务管理效率和效果。本文主要探讨了如何结合独立学院的特征，在其财务管理过程中引入ERP系统，分析了过程中可能出现的问题，并提出了解决方法。

关键词：ERP系统;财务管理;实施

一、ERP系统实施过程简述

（一）保证稳定的设备支持

保证稳定的设备支持是在独立学院财务管理中使用ERP系统的基础，设备支持包括硬件支持与软件支持，即ERP系统运行所依托的服务器及数据库环境、办公电脑硬件环境与ERP系统软件的安装。ERP系统服务器、数据库等的筹备与安装需要根据独立学院的实际情况进行。一般来说，相对于普通高校，独立学院从业人员数量与在读学生数量均处于一个较低的水平，可适当缩减该部分的支出。但是，若独立学院从业人员及学生数量较多、各项流程较为复杂，则需要增加预算购置更高级别的服务器与数据库系统。目前市面上存在多种ERP系统软件，对ERP系统软件进行调查与选择时，独立学院应综合考虑其办学规模、日常业务种类、平均业务量、资金量、民办企业性质及高等教育行业特征等因素后，方可选择适用软件。在选定软件后，财务人员应在事前与ERP系统软件开发公司核实本单位办公电脑配置情况，防止出现软件安装后却无法使用的情况。

（二）财务人员支持

ERP系统的实际使用人员是财务人员，有力的财务人员支持是ERP系统有效参与独立学院财务管理的关键。为方便系统安装及日后运行，独立学院应在财务人员中选出一人作为系统管理员。系统管理员在接受软件开发商的培训与考核后可以独立处理其他用户日常疑问及要求，在遇到问题后也可由系统管理员及时与开发商联系。同时，将ERP系统引入财务管理流程中需要全体财务人员的参与。ERP系统的实施过程代表着由传统的手工记账向电算化核算转变的过程，这要求所有财务人员都要改变以前固有的思考模式和记账模式，适应新的核算方式。若财务人员过去没有相关软件使用经验，应由开发商对财务人员进行集中培训，以保证系统能被实际运用到财务工作中。

（三）ERP系统的后续运行

保证ERP系统的后续正常运行，是提高独立学院财务管理效率的根本手段。成功购买、安装系统和完成财务人员培训后，即可将ERP系统正式投入使用。在ERP系统投入使用初期，由于先前可能存在的硬件安装错误或财务人员培训不充分，会出现一系列的问题。财务部门应要求系统开发公司保持两周至一个月的跟踪服务，对系统运用进行全面测试，发现问题后及时解决。ERP系统全面投入使用后，财务人员应明确各自职责，在权限范围内使用系统。财务人员使用系统的过程，就是财务管理数据基础收集的过程。只有通过日常的使用及数据整合，ERP系统才能对财务现状进行分析，帮助独立学院管理人员优化财务管理效果。

二、实施过程中的潜在问题

（一）管理层对ERP系统认识不足

独立学院管理层对ERP系统不够重视，认为ERP系统的安装与使用仅仅关系到财务部门，觉得ERP系统单纯是一个财务进行账务处理的工具。实际上，ERP系统不仅关系到财务部门，更与全学院的人事情况、后勤保障情况、收入支出情况等息息相关。管理层对ERP系统片面的认识，使得系统的应用局限在财务这个单一部门，没有基层部门整体的数据和人员支持，系统就无法全面了解学院资金运用情况并参与学院财务管理。另一问题是，许多管理层人员对ERP系统不够了解，甚至并不知晓系统如何运行，容易产生财务部门“自立门户”的情况，导致ERP系统无法被有效运用于学院财务管理。

（二）财务人员素质较低

实际操作使用ERP系统的财务人员缺乏相应的技能，无法充分发挥系统作用。在ERP系统上线初期，财务人员对系统了解不充分或对系统应用不熟练，很容易导致效率低下、出现错误等问题。若此时财务人员无法坚持继续使用ERP系统，则ERP系统的实施很有可能以失败告终。会计核算部分电算化的问题也较为突出，在引进ERP系统后，财务人员可能无法立刻将全部工作转为电算化核算，部分业务仍保留手工记账方式。部分电算化可在系统过渡期间暂时起到辅助作用，但如在过渡期后仍采用此方法并形成固定模式，ERP系统数据来源将出现缺口，基于此数据做出的财务分析也将是片面的。财务人员顺利掌握ERP系统操作技能后，由于工作分配及操作权限等的限制，大多數财务人员只掌握本了职工作范围内的系统操作，一旦某特定岗位员工离职或转岗，容易出现工作断层，其余财务人员无法暂代相关工作。同时，长期从事同一项工作会导致思想僵化。随着科技的发展及会计准则的变化，ERP系统也会出现相应的改变。若财务人员怠于学习新知识，拘泥于已掌握的固有操作方式，拒绝接受新技术，则该独立学院财务管理方法将逐渐落后于时代。

（三）系统软件选择错误，缺乏后续优化

目前市场上的ERP系统软件种类繁多，财务管理效果也不尽相同。未经过市场调查或未考虑独立学院实际情况随意选择一款ERP系统软件，安装后很可能发现该软件无法顺利运行，有些软件虽能够顺利运行但软件功能无法达到独立学院财务管理目标效果，造成人力物力的浪费。有的独立学院将ERP系统的安装及使用当成“一次性”交易，系统投入使用后没有对系统缺陷提出优化要求，或者未能及时将系统软件更新到符合最新技术和现行会计准则的软件版本，使得ERP系统无法有效地参与到独立学院的财务管理活动中来。

（四）网络信息安全问题

ERP系统中储存了独立学院的重要的财务数据、人力资源数据和业务数据，若缺乏网络信息安全管理，导致学院信息流失，将对学院带来无法估量的损失。有的独立学院使用广域网，未设置学院内部局域网，开放的网络环境使网络中的计算机更容易受到病毒的攻击。有的独立学院设置了局域网，将ERP系统与局域网连接，用户在使用局域网访问互联网时很可能不小心将病毒下载至计算机。移动存储设备的使用也可能威胁到ERP系统的安全，病毒可能存在于存储设备中的文件里，随着文件传输进入计算机，并入侵ERP系统。

三、改进措施

（一）树立全局观念，提高员工素质

独立学院实际上为民办企业，缺少政府财政补助收入，通过财务管理对有限收入进行高效分配的重要性显而易见。ERP系统被引入财务管理环节并不仅仅关系到单一财务部门，独立学院领导层应树立全局观念，认识到实施ERP系统的重要性，通过管理层对ERP系统的重视来带动普通教职工对系统的重视。将财务部门的ERP系统关联至学院其他工作流程，从各个基层部门收集数据，使独立学院日常营运与ERP系统运行联系起来，将ERP系统功效最大化，达到财务管理目标。

在学习中不断提高自身素质，在掌握财务技能的同时提升计算机技术，是ERP系统主导下的财务管理模式对财务人员最基本的要求。财务人员在掌握自身本职工作所需技能的同时，也需要对ERP系统的操作和ERP系统能完成的工作有基本的了解。财务部门可采取轮岗方式，定期调整财务人员的工作内容，扩大财务人员工作范围的同时，加强其对ERP系统运用的熟练程度，加深其对学院整体财务工作的认知，从而树立其财务管理意识。只有接触到学院各类数据的财务人员将财务管理的思维方式贯穿日常工作，才能提高财务工作效率及准确性，为学院统筹管理提供宝贵数据支持。

（二）理性选择，不断更新优化系统

每一个独立学院都有其特殊情况，对ERP系统的选择需要事先做好市场调查并结合该独立学院实际情况，而不是一味跟风或是认为“越贵越好”。在安装好ERP系统后，应要求系统开发商根据学院自身情况对系统软件进行微调。为保证ERP系统被顺利用于财务管理中，系统管理员起着至关重要的作用。系统管理员应该同时具备计算机技术和财务管理能力，如学院内没有符合要求的人选，则建议对外招聘该类型人才。系统管理员和其他财务人员都需要用创新及发展的态度面对工作及ERP系统，在使用系统的过程中如若发现问题，应如实向系统开发商反应，提出优化和改进要求。同时，财务人员需要关心最新会计法律法规和会计准则变化，以此调整系统中的程序设置，使独立学院的财务工作更合法合规。如若开发商对ERP系统有大规模升级及调整，系统管理员应及时向管理层汇报，经过管理层商议，综合考虑独立学院财务管理目标，决定是否将ERP系统升级到最新版本。

（三）加强信息安全管理

第一，设置本学院的专用局域网并进行加密。对于部分没有条件设置ERP系统专用网络的独立学院，可设置经过加密的局域网，对用户进行筛选。第二，设置ERP系统专用网络。有条件的独立学院应设置ERP专用网络，将ERP系统单独装载在固定计算机上，该计算机无法接入其他网络，真正将系统与外网的威胁“隔离”开来。第三，加强财务人员信息安全意识。对财务人员进行信息安全教育，在计算机中装载杀毒软件，对接入计算机的移动存储设备进行定期杀毒。设置复杂密码并定期更改密码，从而增加计算机及ERP系统的保密性，为系统数据安全性提供保障。

结束语：

独立学院性质的特殊性及资金来源的单一性决定了财务管理在独立学院营运活动中的重要地位，使用ERP系统则是一种有效的财务管理方法。ERP系统的正常运行，需要基础设备和财务人员的支持。只有独立学院管理人员树立全局观念，独立学院财务人员不断学习创新，在保障信息安全的环境中，ERP系统的实施才能帮助独立学院提高財务管理效率，达到财务管理目标。

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作者简介：葛军（1970.1-），男，汉族，江苏省苏州市人，苏州大学文正学院，助理研究员，本科。研究方向：财务管理;钱雯怡（1992-），女，汉族，江苏省苏州市人，苏州大学文正学院，研究实习员，硕士。研究方向：财务管理;沈宇娟（1987-），女，汉族，江苏省苏州市人，苏州大学文正学院，研究实习员，硕士。研究方向：财务管理。