新时期文秘行政管理能力培养的有效策略

程军玲

[摘 要] 文秘作为现代企事业单位的一个重要岗位，在企事业单位发展过程中不可或缺，因此文秘的各项能力培养受到了越来越多企事业单位的重视。对于文秘工作来说，行政管理能力的出色发挥能够加强各个部门之间的联系，让企事业单位实现机关职能，不同部门的人员正是通过文秘作为纽带来加强沟通交流。基于此，通过对新时期文秘行政管理能力的分析，文章提出一些培养措施，希望给相关人员提供借鉴。

[关键词] 新时期 文秘 行政管理能力 培养 分析

中图分类号：F406.17 文献标志码：A

文秘工作在企事业单位中能起到一种承上启下的作用，使得企事业单位内部信息的沟通和交流速度明显加快，同时促进企事业单位制度的完善，提高工作效率。因此，需要重视新时期文秘行政管理能力的培养，强化文秘工作的服务意识，让文秘在工作中更好地服务领导团结员工，有效增强企事业单位的竞争力，因此，对新时期文秘行政管理能力培养的策略进行分析，有着重要的研究价值。

一、文秘工作特征

文秘工作大都没有一种具体的描述，在不同情况下会产生一种不同的指代，包括文秘岗位和文秘工作人员等。文秘工作具有多种特征，具体来说主要有着以下特征：

首先，文秘是企事业单位内部进行沟通和交流的一个桥梁，在工作开展过程中有非常强的协调性。文秘的工作事务在企事业单位内部往往是公开的，是企事业单位事务沟通的重要桥梁；其次，文秘工作在具体开展过程中虽然等同于文员工作，但是具有一定的书面性特征。这种书面性特征是指文秘需要在工作中掌握一定的书写规则，比如，能够拟写一些专业的合同，对一些企事业单位的专业规定和标准能够形成书面表达，这种文秘的特征刚好体现了文秘的职业化；再次，文秘工作有着沟通性的特征，文秘在工作中不仅要掌握相应的书写规则，同时还需要熟练掌握与人沟通交流的技巧，比如，文秘一般都有着良好的口头表达能力和口头交流能力。总之，只有对文秘工作特征进行充足了解，才能对文秘行政管理能力的培养进行全面分析。

二、文秘行政管理能力培养的必要性

培养文秘的行政管理能力，对每个企事业单位的发展都有着重要意义，应是每个企事业单位重视且掌握的事务。首先，经过对文秘行政管理能力的培养，可以让文秘在工作中熟练地应用各种工作技巧，提高文秘工作和沟通的效率。在行政管理能力培养的过程中，能够显著提高文秘的自身素质，让文秘不再是文员的另一种称呼，从事的也不再是一些非常基础的工作，对文秘个人的发展有着重要意义[1]。其次，通过对文秘行政管理能力的培养，可以加强文秘的服务理念。由于文秘工作内容往往十分复杂，要有较好的耐性，所以一些文秘人员因为任务复杂在工作过程中服务意识欠缺，為了完成工作或者是提高工作效率没有对工作对象倾注更多的耐心和责任意识。而在行政管理能力提高以后，文秘人员的服务意识就会得到明显加强，企业内部之间也会更加协调，提高文秘的个人工作能力。最后，文秘行政管理能力的培养往往会从理论及实践等多个角度来对有关人员的语言能力进行培养，这是加强行政管理能力培养重要性的体现。

三、文秘行政管理能力培养的策略

（一）加强理论培训，注重绩效考核

首先在文秘行政管理能力的培养策略上，需要加强培养文秘人员的理论知识，只有文秘掌握丰富的行政管理理论知识，才能更好地投入到工作中。在理论培训上，可以采用课堂式教学培养的方式，通过一些课件和专业教学的方式，讲解一些行政管理知识，加深文秘人员对行政管理知识的印象。在这种理论培训的过程中，可以采用一种岗位交叉轮换培养的方式进行理论教学。在企事业单位中挑选一些有着丰富行政管理经验和行政管理知识的人员，对文秘人员进行专业培养。在培养过程中制定出针对文秘人员的责任制度以及奖惩制度，来增强培养人员的教学培训热情和文秘人员的学习积极性，对于增强企事业的整体实力有重要作用。而为了强化整个行政管理知识培养过程中的实效性，还需要注重整体的理论考核，在文秘知识培训工作完成以后，需要将这种文秘人员的考核结构和个人绩效直接挂钩，从而督促文秘人员在实际培训过程中能够保持一种积极性，并且采取相应的激励措施，对考核结果表现优秀的文秘人员给予一定的物质或者是精神奖励。这种激励机制和考核结果的督促，往往更能强化整体文秘理论知识的培训效果，为文秘人员的行政管理能力培养奠定理论基础[2]。

（二）注重能力提升，建立实践平台

提升企事业单位文秘人员的行政管理能力，除了要加强理论方面的知识考核以外，同时也应该注重文秘人员行政管理实践能力的提升，只有文秘人员将自身掌握的行政管理知识落到实处，才能为企事业单位的发展做出实际贡献。在这种能力提升上，文秘人员应该将行政管理知识和自身的日常工作深度结合起来。比如，在接受理论知识培训后立即将所学的知识运用到工作中去，坚持理论和实践齐头并进，能够取得更好的培养效果。此外，在实践能力提升的过程中，需要建立文秘实践平台，为文秘人员之间的实践和沟通交流提供机会，使文秘人员吸收和借鉴行政管理能力实践中的长处，有助于文秘队伍整体行政管理能力的提升。由企事业单位一些行政管理能力比较出众的人员组成评估小组，对文秘人员的实践能力进行评估指导，有效提升文秘的实践能力。企事业单位内部可以以文秘实践能力为导向，定期举办相应的实践能力比赛，通过实践对比让文秘人员在了解自身不足的前提下，有针对性地提高自身实践能力，充分调动文秘人员的积极性，这对于文秘个人成长尤为关键[3]。

（三）工作定位划分，明确文秘职能

企事业单位文秘的行政管理能力培养，还需要从企事业出发，对文秘工作进行一种重新定位，将企事业单位文秘和文员区分开来，也是行政管理能力的培养的重要内容。企事业单位需要明确文秘的职能，主要需要做好两个方面：一是要赋予文秘人员一定的行政管理权限，在文秘所在的单位，要明确文秘的具体岗位职能，在满足相关条件下确保文秘人员可以行使行政管理权限，组织一些行政管理工作。比如，召开相应的专题会议、开展工作分工、实施专项问题整改等，这些都是文秘人员行政管理能力实施的重要方向。通过赋予这种职能，可以让文秘在管理权限实施和实际工作当中提高自身的行政管理能力。二是设定出一种文秘行政管理绩效奖，对于日常工作中表现良好，并且起到了良好行政管理能力的文秘人员，给予适当的奖励，帮助文秘人员在职能行使上更加积极，达到良好的培养效果。

（四）注重经验共享交流

在企事业单位文秘的行政管理能力培养上，还需要在企事业单位内部建立起一种经验共享的交流机制。比如，企事业单位可以利用一些现代化的信息技术，通过一些QQ群、微信群等加强文秘人员之间的联系，共同分享一些行政管理经验。文秘不仅可以交流自己的学习困惑，同时可以互相分享一些学习技巧，让企事业单位文秘人员能够共同学习，让文秘在这也在经验共享交流机制下能够学到更多的知识，通过沟通和帮助对于文秘的行政管理能力培养有着积极意义[4]。此外，为了让文秘在行政管理能力培养过程中能够进行更广泛的经验交流和学习，企事业单位还需要举办各种各样的活动，帮助文秘行政提高管理能力。比如，举办一些行政管理经验交流活动、经验分享讲座以及行政管理业内的人才演讲等活动，让文秘的行政管理知识面和实践水平得到进一步增强，对于文秘的行政管理能力培养也有着重要作用。

四、结语

综上所述，文秘作为企事业单位内部不可或缺的工作岗位，做好文秘的行政管理能力培养对于文秘的工作效率、书写效率以及服务意识的提高有着重要作用。因此，需要通过加强理论知识、实践能力培养、工作职能划分以及经验机制交流等各种形式，切实提高文秘人员的行政管理能力，让文秘工作有一个更可期的未来。

参考文献：

[1]刘晓玲，乔世文.文秘专业学生就业能力的培养策略[J].职业技术教育，2016（35）：36-38.

[2]潘享清.新时代行政管理学会的定位及发展[J].中国行政管理，2018（06）：149-152.

[3]陈武元，胡科.“双一流”建设背景下的高校行政管理人员能力提升研究[J]. 现代大学教育，2018（3）：79-85.

[4]朱垠彦.教学秘书在新时期高校教学管理工作中的能力培养[J].各界，2017（12）：49-50.