对比分析电子档案与纸质档案技术保护的差别

梁菁 宋莉

摘 要：关于信息的保存方式一般分为两种，纸质档案和电子档案。由于纸质档案与电子档案两者之间存在差异化，对于保护技术也有着明显的区别。基于此，本文结合电子档案和纸质档案存在的区别以及保护技术的差别进行细致分析，以此对长期关注这项话题的相关人士提供参考数据。

关键词：电子档案;纸质档案;技术保护差异性

前 言

档案因科技的发展应运而生，由于社会的不断发展，科技时代的到来，相比于传统的纸质档案，人们更青睐于电子档案带来的便利性。由于二者之间存在着一定的差异化，对于保护的技术也有着一定的差别，因此预防纸质档案和电子档案受不同因素的影响，导致无法使用，做好对纸质档案和电子档案的保护措施，成了人们首要的任务。

一、电子档案与纸质档案的区别

（一）载体寿命区别。电子档案的载体是磁性物质和光盘，盘底的底基物质是聚酯，聚酯遇静电会产生摩擦，吸引大量空气中的灰尘，致使光盘卷曲变形，与磁粉脱离，导致光盘以及磁盘出现发霉或磨损现象，破坏存储的信息内容。一般的电子档案载体的寿命在10年左右，因此有效的延长载体的寿命，有利于电子档案的长期保存。

最早出现的记录信息的档案就是纸质档案，东汉时期蔡伦发明了造纸术，推动了人类的文明和发展。纸质档案的主要载体是纸张，纸张的主要成分是纤维素，在高温、潮湿、酸性环境与氧化环境中发生水解、氧化反应，不利于保存，降低纸质档案的寿命。因此，在档案的管理中，加大对纸质档案的有效保护，可以大大延长纸质档案的使用年限。只要条件允许，纸质档案的使用寿命可以达到上百年甚至上千年。

（二）两者受温度、湿度的影响。电子档案在高温或者低温的情况下，聚酯底基极其容易膨胀或收缩变形，导致光盘载体中使用的材料也会随之变形，影响数据的准确性，不能对信息的有效传播带来便捷条件，大大影响了人们文明的进步[1]。科学研究表明，对于电子文件的理想温度在16℃-20℃，相对湿度在35%-45%。

对于纸张来说，温度越高，湿度越大纸张的氧化反应更快，进而影响纸张字迹的扩散程度，造成字迹模糊不清的现象，纸张经过长期放置，纸张表面的油墨很容易出现褪色、渗透的现象，对于识别工作的进行造成了很大的困扰，加上人为翻阅时，对纸张不同程度的损坏，都会导致纸张的保存陷入困境。实验证明，对纸质档案的标准温度是14℃-24℃，相对湿度是45%-60%。

（三）光线强度、有害气体对两者的影响。光线对电子档案的破坏极强，特别是紫外线，引起档案感光材料内部结构的变化，破坏档案内部的结构构造，导致电子档案的数据丢失，影响电子档案的正常使用。有害气体，包括二氧化硫、二氧化氮、氯气等，具有氧化性和酸性，在一定的条件下，对磁性载体和光盘进行破坏，致使光盘老化、磁粉脱落，电子档案信息不完整，对信息的保存存在一定的隐患[2]。

光线长期照射在纸质档案上，使纸质档案由于化学反应产生一定的变化，将纸质档案上的油墨造成扩散、分离的现象，对于纸张字迹的完整保存产生不利因素，降低文字的识别度，给纸质档案的长期保存带来了不利影响，给工作人员的工作带来了一定的难度。

（四）灰尘对两者的影响。空气中的灰尘对电子档案的主要影响有对磁盘、光盘造成摩擦，资料无法进行正常的数据读取，导致电子数据的丢失，对电子档案的长期保存起到反向作用。

纸质档案受到灰尘的影响，导致纸张出现大量的霉菌，侵害纸张的内容，出现纸张粘连的现象。因此对于保存档案的区域，进行灰尘的有效处理，能够减缓档案出现的不良现象，延长档案的使用年限。

二、电子档案与纸质档案技术保护的差别

（一）存储载体保护和差异性。想要档案能够长久稳定的被保存，首先应该做的就是对载体本身进行保护措施的实施。纸质档案本身有不易破裂的优势，只要将湿度、温度控制在一定范围内，就可以避免纸张受到一系列的氧化反应，造成纸张的损害，在人为进行翻阅、整理的过程中，要对自身进行严格的训练，戴上专业的防护工具，对纸质档案轻拿轻放，减小对纸质档案的接触所产生的摩擦，保证纸张内容的完整度，对纸张档案的有效保管起到良好的促进作用。

电子档案的储存内容更加现代化，可以存储各类型的图片、影像、图片、文本等，因此电子档案的有效存储，在一定程度上记录着人类文明的发展历史，具有里程碑式的意义。在载体的保护上应进行静电的有效防护措施，对于温度湿度进行有效把控，利用现代科技，实时监控电子档案的情况，减少静电的产生，保护聚酯不受静电的侵扰，减小光盘内部产生灰尘、黏土所引起的光盘或者磁盘出现发霉或者磨损现象的发生，延长电子档案的使用寿命。

（二）存储环境保护的差异性。纸质档案在保存过程中，受环境的影响极其严重。温度过高、湿度越大，会使纸张在一定程度上发生化学反应，加速纸张字迹的模糊，因此对于纸质档案的保护，应该及时有效的进行，例如可以在纸张表面进行防热防潮处理，涂抹特殊药水，减缓水解、氧化反应的发生，对纸质档案的长期保存及时进行处理。对于环境的把控做到位，纸质档案相比于电子档案的保存在环境的要求上要高，纸质档案的标准温度是14℃-24℃，相对湿度是45%-60%，因此对于温度和湿度的把控要更加科学、谨慎的进行。

电子档案对于环境的要求相对来说不是很高，理想温度在16℃-20℃，相对湿度在35%-45%，就可以很好的防治聚酯产生静电，延长电子档案的使用寿命。

（三）信息保护上的差异性。纸质档案一般保管在档案馆里，有专门的管理人员进行看管，对于资料的查询可以通过咨询进行查阅，信息的传播更快，对于档案的保护更难。纸质的档案人们可以进行随意的涂改，对以后的保存、管理工作带来很大的不便，因此要对乱涂乱画现象加以制止，强化个人综合素养。

电子档案相比于纸质档案就会安全的多，信息与载体是分离的，防止信息被恶意篡改、盗窃。由于科技的进步，电脑会有黑客攻击的现象发生，因此做好网络监管、提高保护意识，防止信息盗窃的现象发生，势在必行。

（四）技术保护上的差异性。纸质档案的内容与载体是一体化，对于技术的保护没有实质性的影響。

电子档案的存储主要依赖于电子设备，随着技术的不断更新换代，对于数据的读取也要不断的进行，因此对数据本身的载体造成不同程度的磨损，容易造成数据的部分丢失。同时，对于更新的新系统进行数据读取时，不能很好的对旧程序的系统有一个良好的适应，导致读取数据的不准确性，对信息的采集造成一定的影响。

结 论

总而言之，纸质档案和电子档案都有着各自的优点和不足，两者不可或缺。不论是纸质档案还是电子档案，都要进行严谨的技术保护工作，对资料的完整性进行合理的选择方案，保证数据的准确性，防止数据的丢失给国家造成不可挽回的损失。

参考文献

[1] 陆萍.纸质档案与电子档案的区别及技术保护分析[J].办公室业务，2019（04）：108+142.

[2] 张忠文. 浅析档案技术保护工作[C]. 中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业党建与政工创新工作发展学术研讨会”论文集（下）.中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部，2016：172.

作者简介：梁菁 1984 女 汉 山西 馆员 研究生 空军档案馆 研究方向： 档案