事业单位人事档案管理工作的新思考

范美丽

摘 要：新时代背景下，随着对人才的需求，人事档案管理越来越重视，事业单位人事档案管理工作也成为重点课题。本文阐述了人事档案的重要性，并对事业单位人事档案管理工作的现状进行了具体分析，创新性地提出了相应的新措施。

关键词：事业单位;人事档案;管理;新思考

一、引言

人事档案包含个人身份、学习经历、工作表现、政治作风、家庭成员情况等资料，记录了一个人的生长轨迹。在办理工资待遇、申报职称、五险一金等有关工作时，都要根据档案提供依据。然而，从当前事业单位人事档案管理工作的现状来看，仍然存在着一些问题。

二、人事档案的重要作用

一是人事档案是人才选拔的重要依据。它能够全方位了解干部的德行、才干、绩效和作风等情况，对预备提干、调整、职称评定等涉及的人员进行全面的考核，结合个人专业特长、工作履历等扬长避短合理安排工作岗位，真正发挥每一位干部的能力与积极性，以实现建立高素质专业化干部队伍的目标。二是人事档案是维护个人权益的重要凭证。它记录了每个人的学习、生活与工作经历，是对个人工作表现、社会实践等各类活动情况的真实记录，并保留着原始的记录，如本人签字、单位盖章、任命文件等。当个人权益受到损害时，都需要以檔案为凭证，为解决问题提供有效证明。三是人事档案是时代变迁的可靠凭证。它是时代信息的载体，反映着当时的政治、经济和文化背景，比如80年代人事档案中的招工备案登记表等。因此，人事档案作为档案重要组成部分，记载了许多有研究价值的内容，为后人们研究时代建设提供了重要信息。

三、事业单位人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理制度不健全

目前，事业单位人事档案管理制度存在一些缺陷。第一，缺少人事档案管理工作激励机制，责任分工不明确，对档案管理工作表现优异的员工没有相应的奖惩，一视同仁，造成档案管理人员的积极性不高;第二，缺少档案管理监督机制，人事档案经查阅、整理、后续材料等程序之后，没有专门的人员，对人事档案进行检查，致使档案材料归档滞后一拖再拖、丢档的现象时有发生;第三，缺少人事档案管理工作规范化制度，虽然部分事业单位对于人事档案收集整理、鉴别归档、查阅、后续材料材料等作了详细的规定，但由于落实不到位，使各个单位整理的人事档案从档案盒外形、纸张大小、材料内容分类各不相同，严重影响人事档案的美观、利用效率等。

（二）人事档案管理人员缺乏专业性

由于事业单位对于人事档案管理工作不够重视，致使许多工作人员不是专业出身，甚至兼职管理，对于人事档案管理的专业知识和基本技能不熟悉，在人事档案管理工作中，出现人事档案材料的归档、整理相关工作不及时，丢失档案材料、纸张破损严重等现象时有发生，甚至有些档案管理人员对档案保密工作认识不到位，档案随意借出，造成档案材料篡改。为了杜绝这类现象，不仅要提高人事档案管理人员的专业水平，还要对档案进行信息化，保证真实性。

（三）档案管理理念淡薄，软硬件设施陈旧

很多事业单位人事部门和人员仍使用传统的档案管理理念，档案管理方式比较落后，还在采用手工编辑、检索的方法，致使档案材料无法做到及时归档整理，不能保证档案资料的完整性，实现档案信息的充分利用，严重影响着人事档案管理工作的整体效率和整体质量。另外，在软硬件设施配套跟不上，在干部选拔过程中，由于时间地域等方面的因素，既浪费时间、人力、物力，又在此基础上仍然无法得到的有效信息。如果建立一个档案数字化信息平台，使得使用者可以在一定权限内跨区域查阅档案资料，既节省社会资源，又能保证信息的准确性和完整性，从而更好、更快的为人才选拔服务。

四、事业单位人事档案管理工作的新举措

（一）完善人事档案管理规章制度

在当前事业单位人事制度改革背景下，为了确保人事档案的真实性、完整性、规范性、及时性、保密性，应尽快完善好事业单位的人事档案管理工作相关制度规程。一是建立长期有效的档案管理工作激励机制，有效地调动管理人员的积极性，相互监督，确保档案信息的真实性、完整性;二是建立人事档案的收集、整理、保管、查阅等工作流程规范制度，使档案工作有章可循，确保人事档案的规范性、及时性;三是结合新形势以及我国相关法律法规制定出档案室一系列的制度，比如档案保密制度、档案交接与移交制度、档案统计制度、档案鉴定与销毁制度、档案室设备维修制度、档案室安全与消防制度等，严格按照制度执行，从而提高该工作的法制化程度，保证有法可依，确保人事档案的保密性、安全性。

（二）提高档案管理人员专业素质。

事业单位要进一步提高档案管理工作的质量，提升档案服务水平，必须充分认识到档案管理人员发挥的关键作用，尤其是在互联网时代，事业单位的人事档案管理人员不仅需要具备专业的档案管理能力，还要加强互联网知识。首先，新招聘的人才尽量选择党性意识高、政治敏锐、有专业基础、懂计算机知识的人才;其次，现有档案管理人员要加强自身的素质，学习档案数字化相关技能，理论与实践相结合，融会贯通，熟练操作，只有这样才能在档案管理工作中紧跟时代的步代。与此同时，单位应多组织档案管理人员外出考察交流学习，学习外边先进的档案管理技术和管理做法，结合单位现在的实际情况，扬长避短，提高档案服务质量。最后，为更好的适应新形势下对档案管理工作提出的新要求，我们还要加强人事档案管理部门和信息技术部门的合作，为档案管理中出现的技术问题提供相应的指导。

（三）更新人事档案管理的软硬件设施

事业单位要严格按照规定，在硬件方面根据档案的数量及以后的发展情况，选择合适的库房面积，楼层最好选在一层，配备、配齐防火、防盗、防尘等“八防”等基础设施，在经费充足的条件下，最好在配备烟雾感应检测系统、红外防盗报警系统、漏水报警系统等，档案人员办公室与档案库、阅档室三室分开，从而营造一个舒心的工作环境。在软件方面，在配备好电脑、高拍仪等设施的基础上，开发一个信息系统平台，包含档案的查阅、借阅、转出、档案材料的后续、保险业务、退休业务等模块，依托互联网的优势，对人事档案信息进行数字化加工，使之成为电子档案，可以为广大单位和个人提供无纸化服务，提高人事档案的服务质量，增强档案的便捷率，减少纸质档案的利用率，更好的保护档案原件。同时特别注意档案数字化信息的安全，在访问信息平台时设立安全防护网，以防不法分子有机可乘。电子档案信息存储我们可以通过光盘刻录等方式及时备份，既可以保证档案的真实性，杜绝造假现象，又能为档案利用者提供高效的档案服务。

五、结束语

在当前形势下，事业单位人事档案管理面临着新的机遇和挑战，因此，事业单位需要结合自身的实际情况，完善制度，提高人员素质，逐步实行人事档案管理信息化，充分的运用各种先进的技术手段，提高事业单位人事档案信息化水平，更好的发挥出人事档案的重要价值，提高人事档案利用率，使人事档案能够为事业单位的健康有序发展提供更加优质的服务。

参考文献

[1]杜沅钊.探讨加强机关干部人事档案管理的重要意义[J].卷宗，2019（8）.

[2]杨艳春.事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].卷宗，2019（8）.