浅谈不动产档案的信息化管理

徐方珍

摘 要：不动产，指的是根据其物理性质，不能移动或移动将严重损害其经济价值的有体物。例如：土地、房屋、林木等地上附着物便是常见的不动产。而在不动产整体管理工作中，做好其档案管理工作非常关键。近年来，随着网络信息化的不断发展，不动产档案管理也逐渐从以往的纸质档案管理转向电子信息化档案管理发展。本文在分析不动产档案信息化管理的重要性的基础上，进一步分析不动产档案信息化管理的方法及未来发展趋势，以期为不动产档案信息化管理工作的优化及完善提供一些具有价值的参考建议。

关键词：不动产档案;信息化管理;方法;未来发展趋势

在以往的不动产档案管理工作中，所采取的纸质档案管理方法存在严重滞后的问题，并且纸质管理易发生档案受潮、缺漏、遗失等安全隐患。而在网络信息时代逐步发展的大背景下，大多数档案管理工作逐步从纸质管理转向为电子信息化管理，不动产档案管理也不例外。从不动产电子信息化管理的优势来看，能够提高档案信息资料查询的速度及便捷性，能够提高档案的安全性，并在合法授权的基础上实现电子档案资源信息共享，提高档案的利用效率及价值[1]。而从不动产档案的信息化管理工作效率及质量提升角度考虑，本文围绕“不动产档案的信息化管理”进行分析研究具备一定的价值意义。

1 不动产档案信息化管理的重要性分析

不动产档案涉及的信息内容庞大，包括：集体土地所有权内容，房屋等建筑物、构筑物所有权内容，森林及林木所有权内容，耕地、林地以及草地等土地承包经营权内容，建设用地使用权内容等。从中可知，不动产档案信息既有系统性的一面，又有内容分散化程度高的一面，所涉及的信息内容广泛。而如果在不动产档案管理工作中，延续传统的资质管理模式，显然会增加档案管理工作人员的工作难度，使档案收集、整体、归档、查阅利用等工作效率均受到影响。

而对于信息化管理模式来说，利用现代化信息技术及信息系统，对不动产档案信息内容进行技术性分析、系统性整合，能够使档案信息合理分类，并提高档案信息的收集、整理、入库效率[2]。此外，通过计算机网络安全技术的应用，比如数据加密技术、防火墙隔离技术、系统权限技术等，能够提升不动产档案管理的安全性，使不动产档案信息受到有效保护。

总之，从不动产档案管理工作效率提升、档案保护升级、档案信息安全强化等多角度考虑，加强不动产档案信息化管理工作非常重要。

2 不动产档案信息化管理方法分析

不动产档案信息化管理针对的对象是不动产电子档案，而要想做好此项工作，便需要注重不动产档案信息管理方法的应用，总结起来具体方法如下：

2.1 不动产档案收集及整理信息化管理方法

收集、整理是不动产档案管理工作的基础环节，要做好这些基础环节的管理工作，便有必要构建统一的不动产档案信息管理系统，针对相关单位、相关部门的不动产档案信息资源进行整合、迁移，然后对各类存量档案数字化成果进行收集、汇总，并对相关单位、部門的档案库数据量进行分析，通过比较整合之前档案库数据结构和整合之后构建的档案库数据结构之间的差异性，然后对数据映射关系进行整合，进一步对档案数据迁移工作进行开发，从而使档案数据的迁移高效完成，同时使档案目录与内容的关联关系有效维持。此外，在整理档案过程中，需对档案目录与内容是否完全一致、是否存在关键字段的缺失进行仔细检查，进一步判断数据迁移的完整性;并针对一定比重的数据进行抽检，对数据质量进行验核，使档案数据迁移的准确性得到有效保障。

2.2 不动产档案入库及保密信息化管理方法

在信息化管理理念下，针对不动产档案归档入库，需实现自动化。以不动产登记档案为例，需利用不动产登记业务系统，针对需要归档入库的数据进行打包处理，使“转换数据包”有效形成，然后对不动产档案管理系统的相关服务程序，把“转换数据包”转换至不动产登记档案管理系统当中。与此同时，通过接口服务方式的应用，能够使不动产登记业务系统和档案管理系统之间不会互相影响，使责任归属明确，进而使信息管理部门可以对相关管理责任归属、问题进行快速定位，使系统维护更加有利。此外，考虑到不动产档案信息的安全性，需做好归档入库后保密处理，利用网络安全准入、CA认证等安全技术措施，使电子档案的安全性提升;同时，还可以在内部系统中引入密钥技术、防火墙技术、数据加密技术等，设置权限，提升不动产档案信息的安全性[3]。

2.3 不动产档案日常保护信息化管理方法

除上述提到的一些不动产档案的网络保密技术之外，还有必要加强不动产档案的日常保护信息化管理。一方面，优化不动产电子档案的信息安全保护级别，在条件允许的情况下，采取科技型强的方式进行保密策略的设置。另一方面，提供良好、可靠的电子档案阅览室，加强防火、防雷电、防水、地震等自然灾害性保护措施的制定及实施。此外，还有必要对所有不动产电子档案信息做好备份及储存处理，定期通过档案数据备份，对电子档案的权限分级体系进行完善，并针对选现有权限落实严格化管理模式，从而使不动产电子档案的日常保护效果增强，进一步便利电子档案的高效利用。

3 不动产档案信息管理未来发展趋势分析

不动产档案信息管理是一项刻不容缓的工作，从不动产档案利用效率提升、利用价值体现等角度考虑，需注重信息化管理方法的实施。与此同时，还有必要认清现状不足，摸索其未来发展趋势，从而使其管理体系得到持续改进。结合实践工作，本人认为不动产档案信息管理未来发展趋势如下：

1）人才方面。随着不动产电子信息档案管理工作要求的提升，在人才要求及需求方面便存在很大的改观。在人才招聘方面，未来势必朝向高素质人才方向招聘，即保证电子信息档案管理人才具备丰富的理论知识、专业的实践管理技巧。此外，针对择优招聘进来的人才，还需加强岗前培训，使其完全适应不动产档案信息管理工作。

2）管理体系方面。不动产档案信息管理工作在未来发展过程中，势必完善自身管理体系，侧重管理人员的定期考核，使管理人员的管理责任意识增强，管理业务水平提升。同时，通过管理体系制度的不断完善，使档案管理的纰漏得到最大化降低[4]。

3）档案信息资源共享方面。随着不动产相关工作的不断加深，相关单位及部门对档案信息资源共享的需求将越来越高，而为了更好地实现档案信息资源共享，未来势必在统一的信息共享平台构建、优化等方向逐步发展，从而使不动产档案信息管理的效率及质量得到全面提高。

4 结语

综上所述，不动产档案信息化管理工作的开展非常重要，通过加强不动产档案收集、整理、归档、保密及保护等管理工作，能够使不动产档案的利用效率提升，并使不动产档案的安全等级提升，进一步为我国不动产工作的高效开展奠定夯实的基础。

参考文献

[1]王向增.信息化背景下的不动产登记档案管理探究[J].工程建设与设计，2019（10）：212-213.

[2]卢道锦.信息化背景下的不动产登记档案管理探究[J].办公室业务，2018（20）：130-131.

[3]张莉.浅析高校不动产档案的信息化管理[J].市场周刊，2018（10）：9-10.

[4]陈晓韵.加强不动产档案集约化管理的探讨[J].办公室业务，2018（11）：93.