试析档案管理归档整理分类技巧

莫嘉良

摘 要：随着近年来我国信息技术的健康可持续发展，我国档案管理归档整理分类也得到了飞速的发展。人们开始追求效率更高的信息整理手段，因此对档案管理归档整理分类的质量也提出了新的要求。本文主要分析了档案管理归档整理分类的技巧，期望能够推动档案管理的发展。

关键词：档案管理;归档;整理;分类

随着近年来我国档案管理技术的进步，档案管理系统也有了巨大的进步。如何提升档案管理的质量已经成为现阶段的我们必须重视的问题。档案管理工作具有内容丰富、体系完善、档案价值高的特点，因此，档案管理机制也变得越来越完善。但随着科技的进步与发展，以往的档案管理体制已经 无法满足现阶段发展的需求，因此要重视档案管理工作。本文主要分析了档案管理的归档整理分类技巧，期望能够推动档案管理工作的进步与发展。

1 档案管理归档分析

1）相关概念。档案管理的归档指的是对档案中的内容，将其以件为单位，从文转换成档案的一种过程，称为归档[1]。归档是档案管理的源头，也是档案管理工作开展的第一步。其对于整个档案管理工作有着重要的意义，只有确保归档工作的效率，才能确保后去档案管理工作的顺利开展。在归档环节，我们要降低错误率，提升档案管理的效率。因此，要合理的安排归档，帮助后续工作使用。归档工作时档案管理后续工作细节化的重要保障。

2）基本原则。归档工作作为档案管理工作的开端，有着更加严格的基本原则。为了方便后续档案管理工作更加顺利地开展，要注重归档环节的准确性，确保分类的准确才能确保档案归档以后能够方便地开展后续档案管理工作。确保准确性才能确保后续工作的便捷性。其次，是要确保整理分类的规范性，归档工作要注重规范性，才能确保后续档案管理时更加方便进行数据与行的分析工作。最后，要重视归档工作的严肃性。许多工作人员在开展档案管理工作时，都认为档案管理的工作内容重复性高、较为无聊，因此对档案管理工作不够重视。其实归档管理工作相当严肃，每一份档案都有着重要的意义。可能工作人员随手处理的每一份档案，都有可能对整个行业内部产生巨大的影响。因此要求工作人员重视自身的档案管理工作，做到准确、规范、严肃，方便后续的档案管理工作。如果无法确保基础的档案管理工作质量，那么与未进行归档本质上并没有什么区别[2]。

3）注意事项。对档案管理系统而言，归档是整个系统的第一个环节，有着非常重要的意义。如何将归档环节系统化操作，是我们现阶段所应该重视的问题。工作人员在进行归档时，应该意识到，归档环节本质上并不是重复单一的工作，而是一个在归档过程中进步与创新的环节。工作人员在归档过程中应该调查与研究归档的高效化与精简化，是档案系统的资源利用率得到显著提升，使资源管理的使用变得更加高效。

2 档案管理归档工作的流程

现阶段在处理档案管理工作时，往往会经历几个重要的环节。工作人员首先要收集档案，对档案的分类方向进行大致地判断，将档案装订成册。然后再对档案进行排列与分类，确保档案无误以后，将档案编目、成盒。档案管理工作会经历以上几个环节，才能够确保档案管理工作的顺利完成。档案管理工作通常会根据档案的问题或者档案的机构进行划分，这样做能够确保档案能够整齐有序的被管理，也方便后续工作中想要应用档案时，有据可依。因此，要想做好档案管理工作，也必须严格按照相关规章制度开展工作。尤其是档案归档的第一层分类，其作为档案区分的重要环节，必须引起重视。现阶段档案管理工作中普遍存在着不同类型档案与档案之间没有合理的进行区分，出现档案混淆的现象。这样做会对后续的档案管理工作造成巨大的影响。因此，要在档案管理工作中重视档案文件的属性，正确的对档案进行分类。

3 归档整理分类技巧

1）档案管理建立在整理程序的基础上。档案管理过程中会涉及内容繁多的大量档案信息，因此要想做好档案的归档整理分类工作，就应该重视相应的整理程序。这个整理程序在应用前，必须由工作人员进行统一的调试和实验，确保其能够满足档案管理的工作需求以后才能投入使用。档案管理程序要能够实现信息档案的分类与划分工作，在划分时要以相应的特征为基础进行划分。例如档案的种类、档案的性质、档案的所属部门、档案的类型等，也能够根据档案的构成要素、所属要素进行划分，帮助档案工作更好的整理与分析。在档案管理过程中会处理到大量的信息，因此也要利用整理程序，对档案管理工作内容进行简化，减少后续工作的压力[3]。

2）纸质档案与电子档案的整理与分类。在进行档案管理的过程中，会处理大量不同类型的档案，既有纸质档案，也有电子档案。随着我国信息技术的发展，如何合理的对这些文档进行整理与分类，也是档案管理工作中应该重视的。信息技术的发展使得电子档案也得到了很大程度的发展，而很多单位在处理电子档案还采用的是纸质等级的形式进行操作，这种管理模式的工作效率极为低下。还浪费了大量的资源，因此档案管理方面，我们能够借助新的技术进行优化。电子化档案管理系统以及档案自动升降柜，能够使管理变得更加规范化。事实上，随着科技的发展，档案的电子化管理和归档已经成为档案管理工作中的一个常态，这样更加符合档案管理工作未来的发展趋势。这样做能够显著降低档案管理工作中人力的投入，因此要更新相关的档案管理技术。如果在新时期仍然坚持使用传统的模式进行归档，那么就无法保证归档的质量。纸质档案优化仅限于对操作方式等环节进行简化。而电子化归档能够显著提升相应的归档效率。但要注意的是，随着近年来电子化归档工作的飞速发展，工作人员为了跟上软件进步的节奏，也应该定期组织技术培训，避免出现落后等现象。

3）细分技巧。事实上，在档案管理归档工作开展的过程中，也存在着许多技巧。首先要做到的就是按照级别的轻重进行划分，根据类别对档案进行分类与整理。档案的管理也存在着上级与下级，重要性的高低也存在不同。因此在进行档案管理归档工作时，首先应该根据档案的重要性进行划分。不同级别的档案要明确地进行划分，避免后续工作过程中出现重复工作的现象。在进行档案管理工作时，要始终以档案管理制度为基准进行档案划分，如果在处理档案时，档案的内容难以有效分类，就应该根据档案的重要性进行划分。在处理档案工作时，也应该始终坚持先重后轻，优先处理重要的档案。避免出现档案管理工作杂乱无章的现象，提升相应的工作效率。合理的分類能够显著提升档案管理工作的质量与效率，对于档案应该先进性大分类，再进行小分类，如果分类还是过于复杂化，就应该进行更深层次的划分，使归档工作变得更加便捷和细致。

4）分类与保管年限的优化。档案与档案根据其性质的不同，也有着不同的保管年限。因此，文书档案若是在保管年限上存在着不同，也不能放在同一个区域内进行保管。有些文件需要永久性保管，而有些文件只需要30年或者10年的保管。因此，在合理的划分好保管年限以后，应该根据年限的不同进行相应的分类。还要考虑到档案内容对档案分类的影响，例如工作报表的档案、会议记录的档案、计划总结的档案等，都应该进行细致的划分，提升档案整理工作的效率。

4 结语

随着近年来我国信息技术的飞速发展，档案管理工作也发生了巨大的变化，要想做好档案管理工作，我们就必须重视档案管理的归档整理分类技巧。本文分析了现阶段档案管理归档整理分类的一些技巧，期望能够推动档案管理工作的进步与发展。

参考文献

[1]梁译文.建设工程档案归档管理创新路径分析[J].居舍，2020（13）：130.

[2]刘微.信息化环境下建设项目档案管理模式思考[J].办公室业务，2020（08）：139-140.

[3]童文凌.信息时代办公室档案管理工作创新分析[J].办公室业务，2020（08）：118+120.