深化企业档案信息资源开发与利用工作的策略

王茹姣 韩冰

摘 要：当前，社会已经进入大数据时代，信息资源呈现出爆炸式增长趋势，大数据时代，档案工作面临新的机遇与挑战。企业档案真实地记载了企业生产经营和管理活动，对企业的长足发展具有重要价值和意义。随着企业办公自动化的广泛使用，电子文件与日俱增，档案信息资源总量猛增，传统的档案管理理念已难以适用大数据时代档案事业发展的需求，企业开展档案数字化建设迫在眉睫。

关键词：企业档案;信息利用;开发利用;优化措施

企业档案记录着企业日常管理及生产活动的各方面内容，并为企业决策和各项业务工作提供了参考、支撑、依据等丰富的档案信息资源，其重要性不言而喻。由于档案所承载的信息价值需要经过利用才能实现，所以全面、有效地提供档案利用服务是档案管理工作最终目的。在档案数字化与大数据信息时代，数字化的档案载体以及“互联网+”的信息高速，对档案信息有着更加日趋广泛的利用需求，对当前的档案检索和利用工作提出了更高的要求，结合时代发展需要，深化企业档案信息资源开发与利用工作，提高档案利用的全面性、系统性、完整性、便捷性，加强档案数字化信息资源优势，以促进企业档案信息化建设更好的发展。

1 档案信息开发利用现存问题与原因

1.1 信息孤岛中的档案检索

档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。目前档案检索方式上有手工检索和计算机检索两种方式，由于计算机技术的深入，在档案管理系统运行环境下的计算机检索方式已普遍使用。

但在大数据时代，这类依靠档案系统的检索，容易因为系统运行环境、系统接口不同、数据存储格式等原因产生隔离，信息上缺少联合，档案难以流通，形成“档案信息壁垒”，甚至形成“档案信息孤岛”，即档案信息分散，存储形式不同，多以局部范围的应用模式存在，进而形成跨部门、跨地区、跨行业信息壁垒。

1.2 档案信息化建设缺乏坚实的基础设施支持

对企业档案进行信息化建设需要硬件与软件环境的支持，其中硬件环境是档案信息资源开发、利用的基础，包括网络基础设施、软件设备、硬件设备等，例如档案信息的管理系统、存储档案、计算机设备、资金投入等。当前，我国企业档案信息资源建设与管理并未得到企业足够的重视，究其原因在于短期内企业无法看到对档案信息资源建设与管理产生的经营成效，导致企业并未给档案的信息管理配备足够的人员与资金，以致于企业档案信息资源建设与管理的质量不高，发展迟缓。软件环境主要指的是企业管理层对档案信息资源开发利用的重视程度、相关的制度建设、员工的档案意识等，这些都是有序开展企业档案信息资源开发利用的重要保障。

1.3 档案信息化的规范标准较为滞后

我国企业档案信息资源的开发和利用工作尚处于探索与实验阶段，各企业对档案信息资源的信息化建设与管理还比较原始，如照片档案管理、文书档案管理等。这一现状透露出一个重要问题，那就是对企业档案信息资源的信息化、数字化建设的规范与标准。当前，对档案信息资源的建设基本上都处于探索阶段，而原有的关于档案的法规体系虽然能在一定程度上解决企业档案信息资源建设与管理遇到的部分问题，但新的问题会随着信息化程度的日益加深而不断凸显出来，这些缺乏相关规范标准依据的问题就难以得到妥善解决，造成企业档案信息资源开发和利用的发展较为缓慢。

2 新形势下深化企业档案信息开发与利用的策略

2.1 完善档案整理工作，全面档案著录标引。

目前，我国档案著录规则在著录层级上过于简单，缺少更为细致的划分。在著录标准完善的同时，应加强档案人员素质，做到全面档案著录和标引。通过完善档案整理工作，整合资源，让档案工作者在档案整理过程中，能够充分了解到档案所记载信息的各方面元素，理解与各项档案资料的关联性，继而采用多样化的标引手段，通过主题、次要主题、备注、参见等内容，全面完整的表达出整理档案的价值，并注明档案之间的联系关系。全面档案著录及多样标引工作，主要是通过完善企业档案整理工作来提升信息资源的利用效率。但由于著录工作主要依靠档案人员完成，这对人员的专业素质提出较高的要求，存在一定的局限性。

2.2 重视档案信息网站水平的提高

在档案信息化建设的过程中，我们必须要不断地对档案信息进一步整合，只有在不断完善档案信息网站的前提下才能够保证信息的完整性。而档案部门也要加强网络建设的重视程度，只有在及时更新网站信息的前提下并且加强与群众之间生活的紧密连接，才能够保证档案网络内容的有效推广，让群众了解到档案信息网站的水平。在网站建设完成后也要进一步地加强管理，对网站中的各种问题及时更新，做好网络的相关准备工作，避免档案信息丢失，从而提高档案信息的利用效率。

2.3 文书电子档案整理

在企业的日常运行过程中，必然会产生各种各样的文书类档案，要严格保管好这些档案，首先是内部文件，要按照年限、部门、保管期限进行分类和保管，同时做好数据的拷贝工作，即使一个服务器出现问题，仍然有备用的服务器保存有相应的电子档案。要建立相应的网站系统，加强分类整理，做好服务性工作，及时更新文书档案的文件目录，方便工作人员进行查找。其次是外来文件，工作人员应当定期收集和整理外来文件，并且在扫描室进行数字化扫描，将图片文件上传到云端平台，加强相应的网络办公系统配套，所有公文的传递、审批、盖章工作均在网上操作，从而提高工作效率和工作质量，让工作流程更加透明和清晰。当某一个环节出现问题时，能够根据网络足迹追本溯源，找到相应的责任人。对于整理完毕的文件，应当由档案管理部门进行，统一存档，确定保密级别和保管期限，并且加上档案管理信息，比如分类号，档案号等等，以供后续查阅和调用。

2.4 加强档案信息资源的管理与整合能力

档案信息资源是本企业管理与发展的重要资源，应进行严格的管理，强化档案信息管理人员的信息意识和管理意识，对本企业档案信息资源进行有效的整合、统筹和规划，严格执行档案信息管理标准，对信息资源进行及时的跟踪整理，确保档案信息在调取、查阅、归档等环节的严格管理，确保档案信息资源的完整性、准确性、真实性和系统性，提高档案信息管理人员的专业水平与职业素养，不断加强档案信息管理水平，提高档案信息管理的工作效率，强化岗位责任与岗位要求，提升对档案信息资源的获取、筛选、审核、保管及取用能力，尤其是本企业重要的档案信息，应加强审核与管理水平，提高信息安全等级，从而促进本企业档案信息资源管理的整体水平和效率。

3 结束语

综述所述，企业档案信息资源的开发和利用是建立在档案信息化、数字化基础之上的，同时还要保障档案信息资源的安全。所以，要想充分对档案信息资源进行开发和利用，不仅要加强对企业档案资源的数字化建设，并以网络为媒介实现信息的交流，还要健全其安全保障体系，为企业档案信息资源的开发和利用营造一个稳定安全的环境。

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