企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路

范友松

摘 要：企业档案管理信息化建设工作，在短时间内难以完成，它作为一项极为复杂的工作，需要工作人员不断提高自身的能力，并且在实践中不断强化自身的创新和服务理念。管理档案工作的人员应该树立起服务意识，通过解决各种困难，从而满足社会的发展需求。在当前社会中，企业完成档案信息化管理是全球化经济的必然。本文简要的对企业建立档案管理信息化所存在的问题进行了叙述，并提出了相应的解决措施，希望能够为企业的档案信息化建设提供帮助。

关键词：企业档案管理;信息化建设问题;创新思路

1 导言

科技迅猛发展为社会带来了全新变革，企业档案管理工作面临创新，将信息技术融入到档案管理中，可以提高档案管理效率，简化档案管理内容，企业迫切需要档案管理信息化，应从提高管理人员的素质，重视经费投入等方面出发，完善企业档案管理工作信息化建设。

2 企业档案管理信息化建设问题分析

1）档案信息化管理意识较为薄弱。在很多企业中，对档案信息化管理都意识薄弱。面对当下信息化的迅速发展和大数据时代的日趋形成，人们的生活方式和工作环境均受到了一定影响。打破传统模式对档案进行管理，是对档案管理人员的一项挑战。信息化时代下，企业针对档案进行信息化管理所要耗费的资金较高，大多数企业站在无关紧要的立场，认为档案信息化管理对企业的发展不能够起到较大影响，是可有可无的存在，降低了管理者对档案信息化管理的重视程度。

2）档案信息化管理人员素质较低。在档案信息化管理的过程中，无论是档案的信息化建设，还是档案的资源利用，都对档案人员的业务素质提出了新的要求。新时代的档案管理人员除了要具有档案管理能力，还要有计算机专业技能和信息处理的能力。但从实际情况来看，有些档案管理人员缺乏档案信息化管理知识，不能站在企业管理的高度上使企业管理者重视档案信息化建设，更多的是依赖于固有的档案管理模式，只重视纸质档案，认为保存管理好纸质档案就是保存好企业资源。有些档案管理人员缺乏计算机管理能力，在档案信息化建设过程中，完全依赖于企业信息化管理人员，导致档案管理系统缺乏实操性，无法达到实际效果。

3）缺乏资金，设备落后。在进行企业的档案管理工作中，进行软硬件的建设是保证档案管理信息化的基础。但是，运用软硬件需要使用大量的资金。因此，许多企业只是将资金用于产品研发和市场开发商，所以档案管理工作上依然处于初级阶段。不但资金不足，而且企业高层对于档案的信息化不够重视，所以，建设信息化档案管理建设困难重重。在大部分企业中，技术档案信息化体系还不够完善，而且对于技术档案的归档仍然在被动状态，上头传下来什么文件，便对什么文件进行处理，工作人员的主动性难以得到发挥，无法有意识地对档案中的内容进行筛选，从而导致后期工作中资源整合工作的加重。另外，构建档案管理信息化时，前期需要用到大量的资金来对软硬件进行购买，而企业中许多设备需要升级，因此，企业还需要优化其工作环境。

3 企业档案管理信息化建设创新思路

1）制定企业信息化管理长远规划。要想对企业档案实施信息化管理，首先，要做到的便是构建企业信息化管理的长远规划，以此来引起企业自身的高度重视，意识到档案信息化管理在利用方面对企业所产生的效益。作为企业的档案管理部门，应该承担起促进企业综合性发展的责任，凭借战略性眼光与踏实肯干的作风进行内部档案信息化建设。其次，针对企业档案信息化管理，应该制定出明确的规划和实施方法，以科学流程指导操作。在整个执行过程中，都具备长远性和复杂性，因此，相关部门之间的密切配合也是实现企业档案信息化管理的必要支持。为了真正实现企业信息共享、资源配置以及相互协作，必须根据制定的目标进行建设和管理，一步一步稳扎稳打，切实推进企业档案向着信息化管理和利用方面转型。

2）创新理念。想要完成企业档案管理信息化建设，要做的便是创新相应的理念。通过新的理念，从而完成实践。首先，要以服务为档案管理工作的首要目标，其次，在新的形势下，应完成档案管理的信息化建设，从而保证档案信息管理能够与时俱进。另外，企业可以利用培训等方法，来强化员工对与自身工作的态度，通过不断的提高自身的素养，从而为企业做出贡献。

3）提高档案服务能力。企业档案管理工作能为企业决策者提供全面、详细、具体的信息资料，有助于企业更好地完成运营管理活动，提高管理效率，促进企业的发展。而目前，企业档案服务仅仅是提供档案信息的借阅，服务内容有限，很难发挥档案信息的作用，造成企业不重视档案管理工作。因此，必须优化和提升档案服务能力。第一，优化现有档案服务功能。当前档案管理的主要功能是档案资料的借阅。对此，档案管理人员必须围绕借阅服务进行深度开发，可以借助数据挖掘技术、快速检索技术以及全文检索技术，提升服务效率，便于利用。此外，还要根据企业发展的需要，加强信息技术的应用，开拓更多的服务功能，提升档案管理系统的服务水平。第二，加强新功能的开发和应用。企业要在确保档案信息安全的基础上，科学梳理档案信息，并根据部门开放相应的档案信息调取权限，使更多的企业人员能够利用档案信息，提升档案信息服务范围。

4）加强软硬件设施建设和人员培训。在企业档案信息管理和利用方面，除了需要制定长远科学规划以外，还需要加强软硬件设施优化和人员培训，以此来实现档案信息化建设目标。作为档案管理部门，应该重视与信息技术部门之间搭建良好的合作沟通关系，无论是业务上还是细节当中，信息化技术部门都能够及时给予良好支持，尽可能改善不足之处。对于一些较大型企业，可以设置较高的目标，以最快的速度实现将档案信息化建设归纳到企业的综合建设当中，做到资源配置全面化，充分解决软硬件问题以及人员培训方面的问题。首先，在硬件设施方面，企业档案信息化管理需要良好的网络硬件设施做支持，利用主干网络、数据库、计算机等进行信息存储，搭建良好的运营平台。其次，在软件方面，依据档案信息化建设规模，决定企业自行开发与购买，考虑信息兼容性的同时也要科学控制成本，避免在这一过程中造成浪费。最后，在人员培训方面，注重思想道德素质教育和个人掌握的基本技能，培养有责任意识的档案管理人才。在计算机软件熟练运用方面，尽可能运用对系统熟悉的人员，减少在培训过程中基本操作方面浪费时间。

5）创新信息化技术。建构开放式的平台，让网络信息技术能够真正地为档案管理工作进行服务，并且在此基礎上，不断的将档案管理工作进行完善，提高其使用效率。科学的完善电子档案管理系统，保证技术的先进性，在进行电子信息系统建立时，充分使用电子信息技术。在进行电子档案信息管理构建时，要对其管理行为进行规范，从而保证资源能够得到有效的开发。进行互换性档案平台的创建，能够保证档案管理的互联网信息化。通过推动档案管理互联网化，从而完善电子档案的管理系统，提高档案的利用效率。

4 结束语

总之，档案信息化管理主要指的是运用现代化技术手段对企业的重要档案进行系统信息化操作，在科学合理范围内实现资源共享，以此来促进企业更好运转。相对于传统方式下档案管理，这样的优化方式不管是对于后期利用的便捷之处，还是对于整体数据的保存性而言，都有极大意义。

参考文献

[1]张海英.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].办公自动化，2015（06）：43-44+31.

[2]张静.论档案管理信息化建设存在的问题与对策[J].东方企业文化，2015（15）：56.

[3]谢佳辰.现代企业档案管理工作的信息化建设探析[J].财会学习，2018（05）：127-128.

[4]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务，2013（03）：151-152.