档案管理信息化建设水平提升措施

摘 要：档案资料是记录单位中某项工作的开展过程，通过档案资料反应单位活动的真实情况，是事情发生发展的真实记载。通过查阅档案资料可反映历史，还原事实。档案资料分为纸质、电子等，档案的管理至关重要。本文从信息化管理的重要性、存在问题和提升措施方面进行了阐述。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设水平;提升;策略

作为单位管理中最基本的工作之一，档案管理工作能够准确反映单位的活动状况与管理水平，事业单位的发展与档案管理工作有着密切联系，档案管理工作涉及的范围较广，主要是录入、储存相关档案文件，从而为事业单位活动的开展提供依据。而随着经济社会的不断进步，对于档案管理工作的重视程度也在逐渐增加，特别是随着信息科学技术的快速发展，档案管理逐渐向信息化的方向发展，但是在此过程中仍然存在较多的问题，为了进一步提高档案管理水平与质量，提高档案管理信息化建设水平已成为目前发展的一大趋势，因此，档案管理人员要积极探索推动事业单位档案管理的信息化建设。

1 推动事业单位档案管理信息化的必要性

1.1 便于查阅档案资料

传统纸质档案主要储存在特定的档案室中，在进行档案查找是就需要耗费大量的时间，虽然在存储时会按照一定的顺序进行保存，但是在成千上万的档案中借助目录进行查找也是极为困难的，查阅的时间较长且有一定的限制，需要在一定时间内归还，在开展活动时也会因此耗费时间与人力，造成工作效率的低下。而通过信息化建设，将文件档案以电子档案的形式储存在计算机网络中，只需要使用计算机即可准确获取档案文件，大大减少了查阅时间，让档案资料的查询更加便捷。除此之外，传统纸质档案在查阅过程中也容易受到损坏，易造成部分重要数据的丢失，而档案信息化建设则能够较好地对原始档案进行保护，能够无限制的查阅，不用担心档案磨损的问题。

1.2 提高档案管理的效率

档案管理一直以来都是一项耗时长、工作量大、程序复杂的工作，需要耗费大量的人力物力进行档案的分类记录与归档，这种传统的档案管理方式也容易导致档案内容的失真与丢失。通过档案管理信息化建设水平的提高，能够利用计算机技术来进行档案录入与储存，防止因录入人员的素质低下而造成档案管理效率的低下，减少了失误的发生，能够大大提高档案管理的效率，促进事业单位档案利用率的提升。

2 当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 信息安全意识不足

随着信息技术的不断进步，部分事业单位已经了解到档案信息化建设的必要性，但是在科学技术快速发展的时代，档案管理信息化也会带来一定的安全隐患，在信息化建设中使用计算机技术就容易受到黑客攻击、网络病毒的影响，造成档案的缺失与损毁。其次，事业单位档案管理人员未能真正树立信息安全意识，没有建立相关防范措施，忽略了档案备份与加密工作，在发生信息安全故障时就很容易导致档案文件的丢失，不利于保障事业单位档案的安全。

2.2 管理人员素质较低

档案信息化建设对于档案管理人员的素质要求较高，需要工作人员的能够较好地掌握相关信息技术，但是当前档案管理人员素质普遍较低，不能较快地掌握新型档案管理方式，与档案管理信息化建设存在一定的矛盾与冲突，难以较好的转变自己的思想观念，对档案管理信息化建设起着绊脚石的作用，不利于事业单位档案管理效率的提高。

2.3 档案管理方法落后

在当前事业单位的档案管理过程中，仍然采用传统档案管理方法，主要以员工手工整理、记录档案为主，而这种人工管理的方式就很容易在记录过程中出现失误，即使能够及时发现也很难进行修正。同时传统档案管理方法对于人力、物力的消耗较大，档案管理成本也较高，还需要设立专门的档案室进行档案的归档。除此之外，传统档案管理也容易造成档案的丢失，在寻找时也具有较大的难度，不利于事业单位的可持续发展。

3 提升事业单位档案管理信息化建设水平的具體策略

3.1 完善档案管理制度

想要进一步保障档案管理工作的规范性与有效性，就要明确落实工作责任，建立健全完善的管理制度。档案管理工作内容涵盖较为广泛，因此在工作过程中难以较好地保障档案信息的可靠性与真实性。通过建立档案监管制度，借助信息技术来实现信息化监管，减少档案丢失的现象发生。其次可以在档案管理工作各个环节设置对应的员工，让员工间形成相互监督的关系，从而更好地提高档案管理的水平。

3.2 加强信息安全管理

加强信息安全管理是事业单位档案管理信息化建设中不可缺失的一环，一般来说，可以从以下三大方面进行。第一，通过安全一是宣传力度的加强来提高管理人员的安全意识，大力宣传泄露文件档案的后果，让员工感受到档案管理安全保障的重要性，从而进一步去规范档案管理人员的操作行为。第二，设置档案信息保密等级，根据不同等级的档案进行具体的对策制定，可以通过当前的信息技术来建立相对应的软件或平台，从而更好地保障档案的安全性。第三，减少因设备故障、网络病毒和人员操作失误导致档案失真现象的发生，排除安全隐患，在此过程中需要对计算机进行定期维护与检查，减少设备出现故障的次数，并安装部分杀毒软件，在发生病毒入侵时能够及时提醒。

3.3 提高管理人员素质

档案管理人员的素质直接影响了档案管理信息化建设水平，部分管理人员对相关信息化技术掌握度较低，不能很好的使用当前计算机技术进行工作，以致于档案管理工作效率低下。因此提高管理人员素质是提高事业单位档案管理信息化建设水平的不可或缺的一步，事业单位可以设立相关的培训机构，定期对管理人员进行操作能力与技术的培训，让管理人员能够更好的适应信息化的发展。其次，在招聘相关档案管理人员时要注重其素养的考察，除此之外，也可以建立相关的考核制度与责任制度，不断加强管理人员的重视程度，也更好地推动档案管理工作的开展。

3.4 创新档案管理观念

随着信息化水平的不断提高，大数据时代已然到来，对于传统档案管理来说无异于是一大冲击，如果不能与时俱进、创新档案管理方法，最后都会被时代所淘汰。因此，在事业单位档案管理中要积极转变档案管理观念，树立创新意识与科学意识，积极引进计算机信息技术，并且加大信息技术在档案记录、储存中的应用，进一步实现档案的信息化建设，大大提升档案管理效率。

4 结束语

综上所述，档案管理水平的高低与事业单位工作质量紧密相连，是保证事业单位健康可持续发展的重要一环，在信息科学发展迅猛的时代，事业单位要积极改革创新，推动档案管理与信息化的结合。而通过完善档案管理制度、加强信息安全管理、提高管理人员素质、创新档案管理观念等具体措施，能够较好的提升事业单位档案管理信息化建设水平，让档案的安全性得到进一步保障，为事业单位的发展提供坚实的基础。

作者简介

延晓丽（1985-），女，本科，吕梁市纪委监委，中级。