数字化技术在档案管理工作中的应用(1)

摘 要：企业档案作为企业经营历程中的重要资源，对企业管理和发展起着重要作用，在信息化技术高速发展的新时代背景下，企业档案信息的重要性也日益凸现。为了保证高校档案管理的有效性，满足档案利用的实际要求，就必须与时俱进，加强对现代科技手段的应用。正是在这一背景下，高校档案数字化管理模式应运而生，并逐步成为高校档案管理改革的根本方向与必然选择。所以，本文就是从实际出发，以基层档案管理工作为研究对象，分析了数字化技术的特点，指出了数字化技术应用在档案管理的意义，分析了档案管理数字化建设中存在的问题，并针对问题提出了科学的改进建议和措施。

关键词：数字化技术;档案管理;应用对策

企业信息档案作为重要的战略资源，在企业经营和可持续发展中起着重要作用，为企业战略决策的制定提供有力支持。企业档案管理随着信息化技术的发展，也面临着新的机遇和挑战，传统的档案管理手段已无法适应信息化发展的需求。因此需要企业管理层加强对档案信息数字化建设的重视，为了更好地适应档案管理事业和企业发展的需要，档案管理应积极转变管理理念，提高所有员工对其重要性的认识，加强数字化等先进技术的应用，使档案数字化建设工作得以顺利开展，使档案信息的数字化管理水平得到提高。

1 数字化技术在档案管理应用的重要意义

1.1 档案管理数字化是时代发展的结果

档案的内容多是一些凭据，是真实记录企事业单位发展的资料，在人类发展过程中，档案承载着重要的任务和使命，档案管理的变迁是促进档案工作发展的动力，档案的主要作用就是为服务提供可利用的资料。随着科学技术的发展，信息化技术应用在档案管理中是十分必要的，尤其现在办公室工作朝着无纸化、数字化方向发展，电子文件逐年增加，计算机逐渐普及，实现信息和数据的收集、存储和利用，提高了信息数据资源的利用率。在这样的背景下，使用计算机网络可以强化数字化技术的应用，档案管理数字化建设是时代发展的必然结果。

1.2 档案数字化是提高档案管理效率的有效途径

面对新时期计算机技术发展的冲击，档案管理工作必须要提高效率，档案管理工作人员要明确档案管理工作的目标，要加强学习，要学习现代科学技术，提高业务能力，进而提高档案管理效率，数字化技术就是其中重要的一项技术。数字化技术应用在档案管理工作中，要提高档案管理的现代化和信息化水平。数字化档案管理体系的建设需要依赖大量的专业技术人员，需要建立信息化档案管理平台，档案资料的收集、鉴选、扫描、转换、挂接、检索、数据库建立、备份等工作都要依赖数字化技术实现，这样会显著提高档案管理的实际效率。

2 企业档案管理中存在的问题分析

2.1 企业档案信息化建设滞后

目前在企业档案管理中，因传统的思维模式和观念，还普遍存在档案管理信息化建设重视度不足的情况。不少企业仍将档案管理视作普通资料的保管工作，缺乏企业战略高度的认识;一些企业管理者对于信息化档案管理系统还停留在档案信息化建设阶段，对于档案信息化管理缺乏整体管理意识，因此企业档案信息数字化建设需要对传统落后的档案管理方法和理念予以摒弃，对信息数字化档案管理制度体系进行建立和完善。

2.2 保密性技术应用薄弱

作为企业发展历程中的重要信息资源，企业档案涵盖了大量企业商业机密以及员工个人信息，随着网络开放程度的不断发展，对企业档案数据也带来了严重的安全威胁。目前对企业档案管理的安全性造成影响的因素主要有：企业相关档案管理人员安全保密意识缺乏，在操作过程中未严格按照相关保密制度或管理制度进行，不当操作或操作中的失误使档案外泄、破坏或删除等，另外就是来自外部环境，如：黑客、病毒入侵等，对企业档案数据库造成严重影响，导致信息泄露、数据丢失、篡改等，使企业蒙受不可估量的损失。

2.3 档案管理人员水平不足

随着信息化建设的不断推进，档案管理工作也从传统的纸质档案管理逐渐向电子信息数字化档案发展，这对以往的档案管理模式和方法造成了极大的冲击，对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要具备档案管理的基本知识，同时还要对信息化技术、计算机技术等的应用有所了解和掌握，确保信息数字化檔案的安全性、有效性、及时性和完整性，通过先进技术手段的应用，使档案管理水平有效提高。

3 档案管理中数字化技术应用对策

3.1 搭建档案管理

云计算信息处理平台数字化技术与云计算技术有异曲同工之处，新时期，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。

3.2 企业档案管理信息化建设加强

在企业的档案管理过程中，进行档案信息数字化建设的同时，还需要对档案信息资源的网络共享予以实现。通过不断的网络化发展，实现企业档案资源利用率的有效提高。因此档案管理需要充分利用各种信息软件和技术，对档案管理的立卷、归档等工作予以有效保证的同时，对档案资料相应数据库予以构建，档案资源的实时查询得以实现，使档案管理能够为企业管理层以及员工提供更好的服务;

3.3 数字化技术应用

在档案检索和查询中档案管理数字化建设要突出档案资料的价值，要重视档案资料的检索和查询，在档案资料检索和查询时，要根据固定的关键词检索档案资料。及时确定档案资料的位置，利用数字化技术在数据库进行检索，避免检索复杂化，提高了检索的效率。数字化技术的应用可以打破时间和空间的限制，进而提高档案资料的管理应用效率。

4 结束语

随着信息化技术的不断发展，各种先进的数字化技术在各行业领域中得到广泛应用。所以，我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。

参考文献

[1]黄飞.浅析数字信息化在房地产档案管理中的应用[J].中国市场，2014（16）：111+113.

[2]周兰萍.浅析档案网站中档案信息资源的建设与利用[J].社科纵横（新理论版），2011，（02）.

作者简介

赵冬（1978-），男，汉，山东汶上，档案馆员，大学，研究方向：高校毕业生及流动人员人事档案管理工作。