事业单位档案管理信息化建设研究

柴晓晨

摘 要：时代在进步，科技在发展，信息化已经成为现阶段各行各业发展的主流趋势，并日益改变着人们的生活。因此，作为站在国家行政管理体制改革风口浪尖上的事业单位，要意识到传统的档案管理工作模式已经无法满足现行的工作需求，必须要顺应时代趋势进行改革。事业单位的档案管理工作必须要与信息化接轨，这样既可以保证档案资料可以得到永久的保存，方便快速地对档案进行调阅，又极大提高了工作效率，促进事业单位各项工作的有序进行。

关键词：事业单位;档案管理;信息化;策略

当前社会经济条件下，档案管理更加专业化、职业化，而信息技术的发展为档案工作带来机遇的同时，也带来相应的挑战。信息化建设的重要性以及其带来的巨大影响已经被广泛重视，先行者已经进入档案管理信息化建设的探索时期，现阶段档案管理模式不再满足新时代事业单位的发展所需，档案业务重心逐渐转向信息化建设。但档案信息化建设过程中依然存在一些问题，影响着信息化建设的健康发展。对此，要进行信息化建设要素的优化，有效的组织管理是关键，管理水平的高低直接影响人才培养质量与运行效率。而档案信息化建设已经成为档案工作人员首要面临的工作。

1 信息化建设的重要性

1）提高工作效率。加强信息化建设能够加快档案资料的整理，从而提高档案管理工作的效率。众所周知，我国进入了互联网时代，对于网络的要求越来越大。在工作中，网络技术也必不可少，它能使我国的档案管理更加规范、迅速，与传统档案整理方式相比，大大的提升了工作效率，也减轻了工作人员的工作量，让管理人员能够从繁重的工作中释放出来。

2）提升档案整理的准确性。在进行档案管理工作中，档案整理的准确是最基本的工作要求，对档案管理工作进行信息化建设，可以保障资料信息的准确，有利于档案管理工作的开展。尤其是事业单位的方案管理，它必须具备客观、准确的记录，具有严肃性，这样才能够保证整理后的档案资料万无一失。

3）档案资料保存的多元化。传统的档案保存模式均是采用纸质档保存，如果材料不甚丢失，会给整个事业单位带来影响。随着科技的发展，现在的档案保存模式不再单一化，它能够通过大量现代化的管理手段进行存储，从而推动事业单位档案管理的发展。

2 当前事业单位在强化档案管理信息化建设中存在的不足

1）缺少相应的工作制度。档案信息化建设需要有健全的工作制度作为管理的工作保障。但是在有的事业单位中，还没有健全和完善制度建设。具体表现在制度的内容不够优化。有的事业单位所建立的档案工作制度仍然沿用传统纸质档案管理的内容，没有按照最新的档案管理要求建立工作制度。有的事业单位在建立强化信息化建设上虽然建立了工作制度，但是工作制度在执行过程中没有得到有效的贯彻落实。另外，有的单位建立了档案信息化建设的工作制度，而且与信息化建设结合得比较紧密，但是工作制度没有及时修改，制度的制订和工作的执行之间存在错位的现象。

2）缺少专业管理人才。运用信息化建设开展档案管理时，可以提升档案管理人员的综合素质。但是在实际工作中，档案管理人員的素质还有待进一步提升，具体表现在有的人员比较精通传统的档案管理工作业务，但是由于对信息化建设所了了解得不够多，以至于在对档案进行管理时还存在不够到位的现象。另外，档案管理人员中有的人员不具有专业的知识背景，是从其他的工作岗位中抽调到该岗位上的，对信息化建设下的档案管理工作内容了解得不够精细，工作中还没有达到专业化的要求。

3）应用信息化的手段以及工作载体还不够丰富。新形势下将信息化建设和档案管理工作相结合起来，需要对信息载体进行不断优化，但是有的事业单位在实际的档案管理中，没有对信息载体进行多方面的利用。例如仅仅将计算机作为档案管理的方式，没有综合开发运用信息管理平台，也没有综合运用手机等其他的载体作为档案管理的新形式。另外，档案管理在应用信息载体时没有完全将保密性作为基础工作，没有安装保密工作软件，使得档案管理容易出现信息泄露。

3 档案管理信息化建设的措施

1）树立信息化观念。在信息化背景下，事业单位的档案管理人员要积极转变思想，树立先进的信息化意识，在工作中运用信息化的视角和观念进行工作。同时，事业单位要定期宣传最新的信息化成果，加强对现有从业人员的培训、学习、交流，使他们可以学习和掌握网络知识技术，以应对档案管理信息化的各项工作、提高工作效率。

2）建立安全有效的档案管理机制。档案的用途与作用就是为事业单位工作顺利开展提供更加全面的信息资源，为档案适用对象提供优质服务，对于大量档案信息资源的有效管理需建立出一套安全有效的档案管理机制，以确保、维护档案信息资源的完整与安全，消除虚假信息。档案管理部门针对档案信息材料增强检测力度，对于网上的档案资源要严格审核。档案使用人员要及时反馈档案使用情况，档案管理人员认真听取使用人员的意见与建议，不断优化档案管理工作。

3）加强档案管理人员专业素质培养。事业单位档案管理信息化的渗透，以至于档案管理当时发生改变。档案管理工作范围不断扩大，内容更加广泛，对于档案管理人员提出新要求，要求管理人员具有专业技能与理论知识的同时，还要具备专业素养与信息操作能力。对此，事业单位要定期为档案管理人员提供相应的培训，提高管理人员专业素养，保障档案管理者计算机软件操作技术过硬，以实现信息化档案的有效管理。同时增强对档案管理工作的重视，对档案管理人员工作能力进行考核，保证档案管理工作高效率进行。

4）强化多样化的信息化建设。在档案管理中，为了更好地推进信息化建设，可以采取多种工作方式加以推进。特别是在新媒体时代，“互联网+”等技术得到有效的发展，很多媒介形式都可以应用到档案管理之中。例如档案信息化建设的工作平台就可以成为档案管理的重要形式，要对工作平台进行科学的设计，在平台上设计不同的版块，对档案管理进行智能化的设计，使得档案管理与科学技术能够紧密融合。再比如，可以开发手机软件，在手机上就可以对档案管理进行操作。

5）保证事业单位档案管理信息化的安全性。档案管理的信息化建设，可以实现档案资料的资源共享，同时也给档案资源的安全性带来的挑战，因此，必须要保证档案资料的安全性。档案管理人员要对档案资料根据分类和密级程度做好加密设置、访问权限、身份识别等安全措施。同时，要时刻注意网络、系统的安全，应在系统中设置防火墙，及时更新杀毒软件，以便更好地起到预防保护作用。对于涉密单位，应按照涉密管理规定，对各类密级文件进行专业整理及归档。此外，要配备专门的档案室，并且配有档案柜、除湿器、除尘器，安装防盗门窗，配备防火器等基础设施，最大限度地保证档案资料的安全性。

4 结语

信息化俨然成为社会发展的主流趋势。事业单位作为国家的重要分支，更要顺应时代的潮流加强信息化建设。我们要充分认识到档案管理工作的重要性，针对工作中发现的不足之处，采取有效的措施予以解决，为档案管理信息化建设创造良好环境。同时积极引进人才，构建完善的档案管理体系，提高档案管理工作效率，以保证档案管理工作的保密性和安全性，促进事业单位实现长远发展。

参考文献

[1]安婧宣.事业单位人事档案信息化管理策略分析[J].办公室业务，2018，7（14）：61-61.

[2]边秀春.行政事业单位人事档案管理信息化建设分析[J].当代旅游，2018，4（9）：38.