行政单位档案管理的电子化建设

魏颖

摘 要：伴随着近年来我国逐步深入的信息化进程，以及行政档案管理体制改革，行政单位在日常行政工作过程中的专业档案管理的工作也更加重要。尤其是在互联网和信息化引领档案管理时代的今天，档案管理单位进行专业电子化建设成为行业发展的主流和必然趋势。目前，大部分行政单位对档案的管理仍然采用传统的方式，电子化技术的应用程度低，建设的专业档案管理水平有限、员工的执行力弱的实际状况，本文对近年来我国的电子化专业档案管理体系建设中存在的弊病进行了论述，并尝试提出相应的建设方法，为档案电子化建设开拓前景。

关键词：行政单位;档案管理;电子化建设

档案的形成和存在，是标志着国家、社会以及企业和个人在正常社会活动中逐步形成的包括声音、图像、文字和其他不同信息形式的资料和记录。档案的电子化建设，就是通过对计算机数据进行了筛选和数字化的收集，令其自动生成各种基于计算机电子数据的档案文献和信息，以供企业和人们的日常应用。

1 行政单位档案管理电子化建设的必要性

1.1 有助于相关部门提升其档案的信息服务管理功效

档案管理相关部门进行电子化建设，能够大大增强其档案的信息管理使用的效率和便利性，提升其信息服务的功效。相对于传统的档案管理的形式，电子化的管理不仅大大节约了成本，并且信息传递的形式也已经有了一系列突破性的创新，使其更加便捷、高效、迅速。电子化技术相对于传统档案管理的优势在于：一是扩展了档案管理的服务范围;二是能够大幅度提升档案信息的使用效率，对于提升档案管理相关部门的信息服务和功能充分发挥其作用提供了绝佳的平台和条件。

1.2 有助于降低档案的管理和加工成本

通过传统档案管理方式进行的档案管理过程中，对相关档案的资料进行的采集以及进行编制和整理出版都需要有很高的管理成本。在其运用了电子化管理模式之后，能够快速的降低档案管理投入的成本，提高产出。通过多次的开发，可以有效降低其档案管理因经费不足而可能存在的风险和限制，减少其管理和加工使用相关信息需要的工作时间和成本，实现档案管理的健康发展。

1.3 有助于提高二次文献档案的数字化利用和时效性

从传统文字形式采集信息到形成二次文献的数字化信息，需要耗费大量的人力和物力，对二次文献档案数字化信息的实际应用和价值也造成了影响。对文献进行档案电子数字化的管理能够直接实现通过机读的方式快速形成二次文献档案，并直接利用计算机电子技术进行文献的加工和整理，有助于提升行政单位档案管理的效率和稳定。

2 加强行政单位档案管理电子化建设的有效手段和路径

2.1 建立健全档案管理体系和电子化管理体制

通过自上到下逐步建立健全、统一的行政档案电子化的管理体系，严格规范其在檔案制作以及信息收集和管理归档上的时效、程序以及其方法等主要内容。第一，需要研究制定一套突出局域网内行政办公单位自身管理特点的行政单位电子化档案的利用、保密以及其保管的电子化制度。第二，对电子档案信息化建设的基础性课题进行探讨，一是深入研究传统纸质文档向电子信息化管理转变过程中可能遇到的问题和难点，二是深入分析怎样更安全、快捷、有效地进行电子文件档案的管理和使用。

2.2 强化对电子档案的具体信息收集和管理

通过建立完善的档案数据库内容进行计算机数据以及相关信息目录的检索，从而对纸质档案进行图像扫描进行识别，进而快速进行档案的录入。对纸质档案进行电子化转换时，一定需要保证纸质档案的真实性和信息的可靠性，并对信息实行安全的加密保管，对于需要进行保密信息管理的纸质档案信息做好保密工作，如需要进行信息的加密、防读、权限设置和控制等进行加密信息处理，以此更好地保证电子化档案管理的保密性和电子化信息管理顺利地实施。

2.3 全面地提升行政单位档案管理工作人员的电子化综合能力和素质

除了进行电子化的档案管理，还意味着需要全面地提升事业单位档案管理工作人员的电子化综合能力和素质。建设一批技术水平高、现代档案管理水平强的高素质档案工作管理人才。对于档案管理人员进行的电子化档案管理体系的建设，最核心的力量就是必须具备一支对计算机档案管理技术掌握过硬的专业团队，这关系着行政单位电子化档案建设水平。

2.4 加强档案管理部门间的沟通与信息交流，实现其资源共享

伴随着我国现代档案信息化管理时代的进入与发展，人们对于档案信息的需求也在不断的递增，档案部门根本无法对其拥有的全部各类档案信息资源进行完整的管理利用、保存和收集整理。这就意味着需要将档案管理相关职能部门各自为政的尴尬局面彻底打破，促进各个档案管理职能部门的相互连接，发展他们之间的横向联系，从而更好的实现其资源共享，满足现代社会更大范围的信息化需求。

2.5 注重对档案信息深层次的分析研究开发

目前档案管理相关部门在充分运用先进的硬盘光盘数据存储、扫描档案管理系统、计算机等电子信息技术对相关档案信息进行了电子化的收集、保存和分析整理之后，需要更加注重管理相关部门档案信息的展开，更深层次的分析研究和利用开发。通过准确、及时的分析收集社会大众反馈的档案管理相关资料和信息，以及档案管理利用的结果之后，明确信息来源变动的时间和状态，以此更好地保证档案管理相关部门人员能够及时做出有效的档案管理决策，并使其能够及时更好的有效服务于社会大众。

3 结语

社会的发展必然需要进行信息化和数字化的档案信息系统建设，为此，我们一定必须要加强对行政单位档案管理系统进行信息电子化建设的认识和重视程度。我们必须正视当前档案电子化建设的问题，通过革新档案管理观念、培养高技术素质的人才、改革创新档案管理制度和完善档案管理系统，不断加强和提高行政档案管理单位对社会档案管理信息化和专业的认识水平，以此实现行政单位档案管理的高速、有效健康发展。

参考文献

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