信息化背景下高职院校档案管理措施

赵娟

摘 要：随着信息化技术的不断发展，信息化技术已经逐步得到了广泛的应用，将信息技术应用到高职院校档案管理中也是高职院校信息建设中一个非常重要的内容。因此本文对信息化背景下高职院校档案管理的特点和意义进行了简单阐述，在此基础上提出了信息化背景下高职院校档案管理的措施，希望能为高职院校档案管理事业的发展贡献一份力量。

关键词：信息化;高职院校;档案管理;措施

不管是从教学层面还是科研层面来说，高职院校的档案管理都起着非常重要的作用。随着高职院校的不断发展，传统的“你来我查”的档案管理方式已经与当前的高职院校发展情况不相匹配。所以，我们要根据高职院校档案管理的特点以及档案管理的意义，对信息化背景下高职院校档案管理的措施进行完善，不断的提高高职院校档案管理的信息化水平，进而提高高职院校档案信息化管理的效率。

1 高职院校档案信息化管理的特点

随着网络信息化的广泛应用，高职院校档案的档案管理也在慢慢的向信息化、网络化的方向发展，随着信息化技术的快速发展，高职院校档案管理也将面临新的机遇和挑战，其特点主要表现在下面两个方面：第一，智能化，就是在网络信息技术和大数据技术应用于高职院校档案管理的基础上，开发新的检索工具，进而达到提高高职院校对档案信息采集和检索效率的目的，实现高职院校档案的管理和服务的智能化[1]。第二，无纸化，在信息化技术、网络技术和大数据技术应用的前提下，高职院校应该逐渐的减少纸质档案，逐步的将高职院校的纸质档案录入档案管理系统，最终实现档案的无纸化和数字化管理，促进高职院校档案管理事业的发展。

2 高职院校档案信息化管理的意义

随着素质教育改革和信息化技术的不断发展，高职院校档案管理的信息化已经成为其教育教学改革中一个非常重要的部分，档案管理的信息化具有高水平、现代化以及高效率的特点，对于高职院校的发展起着非常大的促进作用[2]。在将信息化技术应用到高职院校信息化管理的过程中，高职院校把档案按照规范进行统一分类管理教师职工的档案和学生的档案。在很多高职院校的档案管理工作中，已经应用了信息技术的手段，改变了档案管理的方式和方法，已经由以往的纸质档案变成了现阶段的电子档案，管理的理念也在逐渐的向信息化的方向发展。在信息化背景下，高职院校的档案管理具有以下三个方面的意义。

2.1 促进高职院校档案管理的高效性

当互联网信息化技术还没有全面普及时，高职院校的档案管理还主要是采用传统的纸质档案管理方式，存有大量的纸质档案材料，这就使高职院校的管理工作日益繁琐，使档案利用者要花费大量的时间和精力进行纸质档案的查找、检索和存储，导致档案管理的效能极为低下。随着网络信息化技术的不断普及和运用，高职院校的档案管理引入了信息化技术和大数据技术，这就使数字化档案逐渐替代了纸质档案，档案的查阅、检索和存储不再繁琐，这种自动化检索和存储的方式极大地提升了高职院校档案管理的效能，成为高职院校档案管理的趋势和方向。

2.2 档案管理与服务水平日益优化

随着网络信息化技术和大数据技术的运用，高职院校的档案管理逐渐优化和创新，在档案信息交互、共享、传递的状态之下，极大地满足了高职院校招生、教学、就业等各个环节的档案利用需求，也使档案的管理服务水平得到极大的增强。

2.3 提升了高职院校档案信息的利用效能

在信息化技术的普及运用之下，高职院校的档案管理成为高职院校发展的一个缩影，为高职院校的发展提供了信息化的整体框架，更好地实现了对档案信息的重组和再构，在充分整合档案信息的条件下，极大地提升了高职院校档案的利用效能。

3 信息化背景下高职院校的档案管理措施

3.1 树立档案信息化管理的全新理念

在网络信息化的背景之下，高职院校的档案管理要转变原有的观念，不仅要确保档案的完整与健全，还要关注和重视档案信息的开发、利用与服务环节，要充分利用信息化技术和手段，挖掘高职院校档案信息的内在价值，要在高职院校档案管理决策和制度拟定方面有所侧重，促进全员对档案信息化管理的认知转变，可以通过适当的活动增进高职院校全员对档案信息化管理的认知，如：“档案信息化之我见”活动，就可以使高职院校的信息化管理人员都积极地融入其中，各自表达出自己对于档案信息化管理的见解和建议，更好地为档案信息化建设工作集聚能量[3]。同时，高职院校还要在网络信息化背景下加强对档案管理的规划，要使档案管理的各项环节和内容与信息化建设相契合，在档案信息化管理规划和建设方案的引领下，加快档案信息化管理的建设。

3.2 完善和优化档案信息化管理体系

在高职院校的档案信息化管理模式改革中，要建构和完善档案信息化管理体系，从建立独立健全的档案管理机构入手，有效辨识信息化档案与传统档案之间的区别与联系，完善档案信息化管理体系的相关制度，以制度为前提，实现对高职院校档案信息化管理的各项指导，逐步促进档案信息化管理的制度化和规范化。同时，还要加大对高职院校档案信息化管理的投入，要从资金方面给予支持，要立足于网络信息化、云计算、大数据的视野，为高职院校的档案信息化建设进行科学合理的献计，根据现代信息化的要求做好档案管理的基础设施建设，包括档案数字信息的软硬件、输入输出、信息安全、数据备份、利用渠道、管理权限、信息开放范围等内容，扩大经费投入，采购现代化的档案管理设备设施，并预留档案信息化管理的维护费用，以更好地推动高职院校档案信息化管理的持续性。

3.3 丰富档案信息化管理形式

可以建设高职院校档案专题网页，通过办公系统、QQ、电子邮件、网页问卷等方式，实现档案咨询服务、档案开发服务、档案宣传服务等，按照不同的专题或类别，对档案信息数据进行深层次的加工和提炼，充分挖掘檔案信息化价值，并在网络多媒体技术的运用下，全面开展档案编研工作，更好地增强高职院校档案的服务功能。

3.4 增强高职院校档案管理人员的素质

要以信息化档案管理人员为档案管理的关键要素，要提升档案管理工作人员的信息化素养和能力，可以采用“引进来”、“走出去”的信息化档案人才培养策略，以激励机制吸引高素质的信息化档案管理人才，并使高职院校内部的档案管理人员以内部培训的方式提升素质，较好地优化高职院校的档案信息化管理工作。

4 结束语

随着信息化技术的广泛应用，高职院校档案管理的信息化程度也越来越高，互联网技术的应用，使得高职院校的档案管理呈现出集中化和网络化的特征，提高了高职院校档案管理工作人员的工作效率，因此我们要根据高职院校档案管理的特点以及档案管理的意义，对信息化背景下高职院校档案管理的措施进行完善，不断的提高高职院校档案管理的信息化水平，进而提高高职院校档案信息化管理的效率。

参考文献

[1]徐玲.“互联网+”思维下智慧档案建设途径[J].郑州铁路职业技术学院学报，2018，30（2）：87-89.

[2]豆亚玲.高职院校资产档案管理存在的问题及改进措施研究[J].才智，2017（24）：132.

[3]李彩霞.高职院校中档案管理工作的问题及其应对策略[J].知识文库，2019（16）.