事业单位档案归档文件整理方法的思考

张丽

摘 要：事业单位应当充分的充分重视开展文件资料的归档整理工作，形成综合性的文件档案归档控制体系，有效的保证档案文件的价值，减少和控制档案处置成本，达到提高档案处置效率的目标。只有剔除高风险的档案，才能保证档案管理体系稳步运行，发挥档案的使用价值。

关键词：事业单位;文件归档;控制策略

本文主要分析事业单位文件归档工作现状，总结事业单位文件归档问题隐患，根据信息化的时代特征，研究有效的文件归档处置方法，形成综合性的文件归档管理机制，达到提高档案归档处置有效性的目标，从而为事业单位的档案高度共享打下基础，解决档案管理的具体隐患。

1 事业单位档案文件整理的主要原则

1）档案保存工作主要问题。事业单位档案归档工作是档案使用的基础，有些事业单位不注重加大归档管理工作的控制力度，未能形成综合性的归档控制机制，因此影响档案管理工作的科学性。例如，有些事业单位未能形成良好全面的档案管理工作机构，不能明确档案管理控制的重点，缺乏有效的文件来源与处置机制。还有的事业单位没能明确的文件归档的责任分工，档案文件处置的时间、原则、内容与方法控制不明确，档案内部未能形成有效的联系机制，因此影响档案管理工作的整体效率。事业单位还要从提高文件的检索与使用效率出发，创新文件归档控制的方式方法，着力形成优化的文件归档工作体系，达到创新、务实、求真、高效的档案归档管理工作机制。

2）档案保管利用的原则。事业单位应当从档案管理与共享运用的现实需要出发，着力构建综合性的档案管理工作体系，丰富档案文件处置的方法，着力形成综合性的档案管理工作机制，提高档案管理的整体效率。首先，保证档案数据信息的安全性，基于事业单位的关键数据信息形成实时综合性的归档处置工作机制。做到重点档案限时归档。其次，保证档案管理归档的标准化水平，加大数据信息的自动化存储水平，发挥各级档案管理人员的岗位职责，要求所有档案管理责任人按照相关法规进行归档处置。第三，还要提高数据信息的检索质量，加大数据信息的综合性控制，形成强有力的文档归档监管工作机制，提高数据信息控制的针对性，从而解决文档控制的现实问题。第四，运用信息技术手段控制档案归档处置的成本，基于事业单位日益增加的数据量现实，提高档案归档处置的效率，降低档案归档工作的成本，达到以提高总结归档有效性目标。

2 事业单位档案归档整理方法

1）文件资料整理的方法。文件资料的整理应当按照周期性、持续性、针对性和全面性的原则进行，注重根据档案归档整理工作的任务需要，创新档案文件的归档工作方式，明确归档处理的重点，达到系统化归档整理的目标。首先，提高文件档案信息的保存价值，对现有的档案资料进行有效全面的区分，提高文件整理的科学化水平。根据相关的法规条件采用科学化的文件整理工作方式方法。其次，对事业单位的内部文档进行分类评级，尤其加强行政、业务、党委文件的细化分类，做到人事、财务、业务、行政、安全档案的分类存储。例如，在收到档案文件时应当形按照分类机制进行档案的有效处理，有效避免因处置不当造成的文件混淆的问题，做到不同类别的文件指定专人处理。第三，还要加强不同年份的档案管理工作，提高加密文档管理的科学性，应当注重加密文档、普遍文档的有效区分，切实按照不同级别实现各类文件的专业化管理。第四，对特殊文件进行有效管理，尤其加大视频、图片与音频文档的收集整理工作力度，对各种特殊文件形式进行特殊处理，防止特殊文件被破坏的问题，达到全面提高文件档案管理质量目标。

2）完善档案归档方法。事业单位应当提高档案归档工作的效率，注重创新档案归档工作方式，运用大数据、云存储与智能化档案管理的方式提高档案归档工作的效率。首先，提高档案管理归档工作的效率，优化档案管理工作中的归档工作步骤，形成层层负责的档案管理归档工作体系，兼职档案员应当重点保证档案数据的真实性。专业档案管理人员应当围绕着档案共享需要，档案的方便查阅与数据的优化配置开展档案的专门整理。 其次，还要形成层层报送审批的档案管理工作机制，围绕文档的归档建立良好的意见征求意见机制、定稿审定工作机制，以及上级档案管理部门的监督审批机制。第三，进一步提高档案的编目水平，围绕着事业单位专项业务工作的开展需要，优化文档编目工作方法，对档案信息进行全面科学的标准，优化档案数据检索的方式方法，依靠传统的归档责任人、类目名称、保管期限进行归档控制，同时设置必要的关键数据检索字段，从而提高归档管理的针对性，解决归档管理的现实问题，达到提高档案管理质量的目标。第四，实现档案的分类存储，明确档案分类管理的目标，建立具的档案分类的时间、内容与特点，对档案进行合理的优化区分，形成综合性档案管理工作分工体系，重点采用分层管理的工作机制，实现对档案材料属性的有效分类，能够对档案管理的层级机制进行合理的划分，例如，明确各业务科室、档案室的管理职责，针对全宗内的档案进行科学化的分类。基于文件来源、主体内容、建档时间与管理系统进行优化，从而全面提高档案管理有效性。

3）信息化归档整理方法。信息技术已经成为文件归档整理的基础性工作，信息化归档整理工作要求档案管理人员有较强的信息技术意识，能够提高档案管理的效率，注重提高档案的下载和应用管理工作水平，满足不同部门人员开展档案管理归档工作的现实需要，将档案进行科学化的分类，切实依靠专业软件进行档案的归档。 具体还要建立信息的数据化传送机制，提高档案归档整理的实时性，实现档案管理系统与办公政务系统的有效衔接，达到电子文档信息的实时全面归档的目标。电子信息技术时代应当缩短档案归档的操作时间，进一步优化存储空间，在云存储的理念下实现全面数据信息的收集归档。在现有条件下还要实现纸质档案与电子信息档案的同步归档，进一步在信息技术理念下实现纸质档案的科学归档，重点加强纸质档案管理与电了档案管理人员的交流沟通，形成相互配合的管理体系，进一步推动传统的纸质档案实现电子化归档。

4）文件档案信息的安全控制。信息安全已经成为事业单位档案管理的重要任务，加大文档案的安全管理水平对事业单位档案事业的长远发展至关重要。首先，形成综合化的安全控制机制，明确档案管理安全控制的重点环节，基于信息化的电子档案管理需求开发档案管理工作机制，形成专业的电子档案管理系统。其次，对电子档案管理系统的计算机进行物理隔绝，防止因为各种外部接口造成的档案数据信息泄露的问题，尤其注重防止档案传递造成的数据风险。第三，重点加强办公管理系统的电子档案管理工作，提高电子档案管理的质量，解决电子档案控制与存储不当的问题，实现实时的数据信息流的监控，保证智能化电子文档归档系统有效运转，防止基层数据信息控制不足造成的安全隐患。第四，形成档案归档数据质量的分析机制，定期的通报档案归档工作情况，基于现有效的数据分析机制防止安全隐患，提高文件归档控制工作的科学性和有效性。

3 结论

文件归档管理仍然是事业单位档案文件管理工作的核心任务之一，在信息技术不断普及的当下，应当更加重视做好档案文件的归档整理工作，切实保证档案文件的真实性、精准性和有效性，强调按照档案文件管理法规标准化的进行文件整理。在日常归档整理过程中需要遵循保管与利用一致的原则，从档案文件的共享使用需要出发，切实建立呼应时代发展需要的档案管理工作方式，更好的体现归档服务于应用的价值，发挥出档案归档整理工作的基础性价值。

参考文献

[1]郭亚军，王彦斌.大型审计项目档案嵌入式全程归档模式研究[J].档案学研究，2016（04）：77-81.

[2]严永官.论“事由原则”在档案整理中的作用——档案整理原则辨析之二[J].檔案，2016（10）：5-8.