医院人事档案信息化管理探析

梁耀虎

摘 要：医院人事档案影响着医院人力资源管理的科学性与及时性。医院人事档案在控制扩散等问题上担当着重要职责。联防联控需要大量的医务人员参与，且基于数据时代特征可知，当前的医院人事档案建设工作将变得更加高效、精准，而通过进一步加强医院人事档案的信息化建设，将能够在特殊时期具有更高的人力资源调配能力，从而保障充分发挥出医院人力资源效益。

关键词：医院人事档案;信息化;管理

医院每一位工作人员的入职、调动、离开，都会记录在案，形成档案中占据重要地位的人事档案。医院在积极推行管理制度的时候，应该积极把人事档案的管理纳入管理制度当中，这样就会从上到下，对员工起到有效的管理作用。医院是医学人才大量聚集的地方，各医院都争先恐后吸引真正技术高超的医学人才，提高医院的整体声誉和水平。对于档案管理当中的人事档案管理，我们可以发现，将人事档案进行信息化管理，可以在某些方面，对医院中的人才进行更好管理和提升，这样不仅是对档案管理的规范化，也是对医院人才划分的规范化。想要对医院的人事档案进行信息化建设，我们就要对医院中所有的档案进行分类归纳，再针对人事档案进行更加细致化的管理，这样就可以改变纸质档案的传统整理方法，采用先进的网络系统，将数据上传至网络，利用计算机强大的计算功能，对档案的数据进行准确计算与分析，这才是较为先进的档案信息化建设。

1 医院中人事档案建设目前所存在的问题

1.1 医院缺乏档案管理意识

现在很多医院都只注重对医院患者的关注，缺少对于医院人事档案管理的关注，医院的职工也只有在晋升职称时才会想到调阅自己的人事档案，在平时的工作中由于不需要使用这些资料，而且认为这些都是人事部门的责任，因此对于档案管理通常都不十分关心，没有意识到人事档案在医院发展中的作用，而部分医院的人事部门由于责任心不强，对本身的工作也经常是敷衍了事，没有充分利用人事档案资源为医院的发展做好服务。

1.2 人事档案管理制度不严谨

现阶段，我国医院的人事档案管理制定还存在着一些不足，有待进一步完善。主要表现为：一是绝大多数的医院人事档案管理手段相对落后，没有专职的专业人事档案管理人员，甚至有些医院采用兼职人员管理人事档案工作。二是人事档案管理工作人员也不够熟练，再加上人员流动性比较大，导致医院人事档案没有系统的整理与存档。三是人事档案管理工作人员工作变动过于频繁，导致其对人事档案管理的重要性认识不足，严重影响到人事档案管理的水平。四是由于现阶段我国医院人事档案多为纸质版，多次翻阅、查看很容易导致其损坏遗失。

1.3 信息更新滞后

在医疗改革背景下，医院人员流动出现明显上涨的趋势，在人员引进和流出较为频繁的状态下，医院的人力资源档案建设工作面临着更多难题。部分流动人员的原所在单位可能不想放人，从而导致无法调动档案。而面对部分离职的医务人员，医院在信息获取和更新方面反应较为迟缓，从而导致信息更新滞后。上述问题的出现，增加了医院人事档案资源的信息化建设的难题，导致无法精准有效的收集和分析人事档案数据，从而导致人事档案信息化建设速度迟缓。

2 医院人事档案数据信息化管理措施

2.1 完善管理制度建设

在医院的档案管理工作中，将数字信息化技术运用其中，有关工作人员要提高对档案管理工作的重视程度，对信息化管理观念进行贯彻，并落到实处。根据医院的实际发展状况，将和医院发展相适应的人事档案管理方案编制出来，从而促进医院总体上的改革。对于人事档案管理工作中遇到的问题，要实行系统与合理的分析，在查询与调取信息的时候，需要具体记录。另外，在管理上，要设立相应的规定，这样做是为了避免对档案内容进行任意改写。同时还要健全档案管理工作的有关工作程序，将更加科学合理的人事档案管理工作体制创建起来。

2.2 资源利用网络化

人事档案信息化管理的价值不在于存储，而在于传播和利用。要发挥人事档案信息的价值，就要注重利用信息化条件下网络技术的应用，及时将医院人事档案信息进行开发、处理、传递和利用。具体来说，一是构建人事档案信息查询终端。根据医院干部人事队伍数据信息，积极构建为医院人事管理提供医护人员数据与档案信息查询所用的加密便携终端，可以随时通过终端查阅人事信息。二是构建人事档案管理平台。构建由信息管理系统与人事档案信息应用系统共同组成的人事档案管理平台，承担人事档案信息的收集、处理、统计、利用。三是建立终端系统。在局域网或广域网的基础上，建立人事档案信息应用终端系统，根据人事档案资料的查阅规则或利用习惯，建立基于网络信息系統应用的人事档案信息数据库，提高人事档案资源利用的可操作性。

2.3 利用信息化技术对人事档案的信息进行统计

医院作为事业单位，职工的人员工资变动和社保信息变动都需要与上级部门进行数据共享，如果是传统的手工统计模式想完成医院员工的信息统计几乎是不可能的。因此必须利用信息化的技术手段加强对职工人事档案信息的统计和核算工作。人事档案信息是医院工作人员重要的工作证明，也是员工各种社会信息的集合，包括了员工的岗位工资、薪级工资、绩效工资以及各种社会保险的缴费情况，国家可以根据医院职工的各项社会信息制定能够兼顾社会劳动者利益的劳动保障机制和保险机制，为事业单位职工的养老、医保制定具有可行性的实施方案，为他们提供应有的保障。这些信息资料都需要信息化的技术手段去搜集和整理，也有利于通过计算机大数据进行对比从而制定出最合适的政策。

2.4 提高基础设施和硬件配备

随着信息化的不断普及与快速的发展，现阶段，各行各业都逐渐走向了信息化，也只有这样才能够更好地适应网络发展的新需求。因此，为了进一步提升医院人力资源管理水平与质量，就必须加快医院人事档案信息化管理的步伐。为了更快、更好地实现医院人事档案信息化建设，一方面，医院应该增加对基础设施的资金投入力度，全面配置人事档案管理所需的硬件设施，保证人事档案信息化建设所需的物质基础;另一方面，还应该搭建医院人力资源管理平台，为人事档案信息化建设提供良好的软件支撑。

2.5 加强人事档案统一分类号

为了进一步改进与优化医院人事档案管理相关工作，使其更好地满足相关部门对人事档案的需求，在对人事档案进行信息化建设的同时，还应该结合《中国档案分类法》对医院人事档案展开分类，并根据医院的实际详情，制定满足医院实际需求的人事档案分类操作细则，然后对人事档案进行关键字标识区分。此外，还应该加强对人事档案标识的校审工作，对分类错误的人事档案及时更正，促使医院人事档案管理的标准化与规范化。

3 结语

医院人事档案的信息化建设在档案信息化建设中属于一个重要的部分，人事档案的信息化建设影响着医院的人事管理，在人员的分配调动或者人才的引进方面都起到了规范化和细节化的作用，我们加强对人事档案的管理和建设，能对医院人事工作产生更好的作用，在进行人事档案信息化建设的过程中，我们要不断积极地改进医院的各项规章制度，从而让医院的管理模式更加先进且符合时代的发展。人才的应用是医院的重要环节，所以人事档案的建设，也应该以专业化的角度去进行信息化建设，进而给医院发展带来一个美好的未来。

参考文献

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[2]吴爱霞，沈燕金.浅析医院人事档案管理的现状[J].医学信息，2011（09）：5649.